Sorry!
This article has not been fully translated yet.
Huom! Työvuorojen tuonnissa tulee käyttää ajastettua tapahtumien tuontia tai ajastetun tapahtumien tuonnin käsiajoa. Voit lukea siitä lisää täällä.
Palveluun on helppo tuoda tapahtumia manuaalisesti Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tapoja tuoda työajan manuaaliseen tapahtumien tuontiin on kaksi, Työkaluvalikon Tapahtumatietojen tuonti tai Integraatiovalikon Tapahtumien tuonti. Tässä artikkelissa käydään läpi Työkaluvalikon Tapahtumatietojen tuonti toiminnallisuus ja sille vaadittavat määritykset. Artikkelin lopussa liitteenä on esimerkkitiedosto tapahtumien tuomiseksi.
Tapahtumien tuonnin tehdään valikossa Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Ulkoiset palvelut -> Tapahtumien tuonti. Tapahtumien tuonnin määritykset tulee tehdä ennen ensimmäisen aineiston lataamista käyttöliittymästä tai ennen ensimmäistä aineiston ajastettua lataamista.
Tämä tuontitapa toimii vain silloin jos on asetettu yhdet Tapahtuman tuonti - asetukset. Jos on tarve tehdä useita Tapahtumien tuonti - asetuksia, tulee käyttää Tapahtumien tuonti käyttöliittymän aineistolatauksella - ennalta määritetty rakenne - tuontia.
Tapahtumien manuaalinen tuonti (Työkalut)
Yleistä aineistosta
- Tiedot voidaan lukea palveluun otsikkorivillä tai ilman otsikkoriviä. Otsikon sarakkeet voivat olla minkä nimisiä tahansa. Sarakkeiden tietosisällöt määritellään luettavaan muotoon Neptonissa tapahtumatietojen tuonnin yhteydessä.
- Tapahtumia tuodaan henkilöille, joilla on palvelussa henkilönumero.
- Tiedostossa yhden tapahtuman tiedot tulee olla yhdellä rivillä.
- Jos yhdessä tiedostossa on yli 10 000 riviä, on suositeltavaa jakaa se useampaan tiedostoon.
- Mikäli projekti on asetettu tapahtumien kirjaamisessa pakolliseksi, niin aineistolla tulee olla tapahtuman projektitieto.
- Muotoile sarakkeet Excelissä tekstiksi ennen tuontia, näin tieto pysyy oikeanlaisena.
- Tapahtumien tuonti -toiminto mahdollistaa tuonnin käyttäen seuraavia tiedostotyyppejä: CSV, XLSX, XLS, ODS.
Tietojen tuonnin vaiheet (Työkalut)
1. Määrittele tuotavien tapahtuminen tapahtumatyyppikoodit
Tapahtumien tuonnilla tapahtumatyyppi muodostuu aineistossa siirretyn koodin mukaisena. Tapahtumatyyppien koodit asetetaan valitsemalla Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Ulkoiset palvelut -> Tapahtumien tuonti #1. Tätä ei tule sekoittaa Työtuntien alla oleviin Tapahtumatyyppien asetuksiin.
Esimerkiksi jos koodit ovat asetettu yllä olevan esimerkin mukaisesti ja tuontitiedostossa on asetettu tapahtumatyypin koodiksi "4", tuodaan tapahtuma vuosilomana.
Jos useita koodeja tarvitaan saman tapahtumatyypin luontiin, voidaan koodit lähettää pilkulla eriteltyinä esim. 1, 4. Jos koodissa itsessään tarvitaan pilkku, tulee se ympäröidä heittomerkeillä, esim "1,2".
2. Muodosta aineisto oikeilla sarakkeilla ja sisällöllä
Siirtoaineiston tietosisällöt
Tapahtumalle voidaan tuoda seuraavia tietosisältöjä. Aineiston tuonnin yhteydessä voidaan valita sarakekohtaisesti minkä tietosisällön sarake sisältää. Tästä syystä sarakkeen otsikon tiedostossa ei tarvitse täsmätä tuotavan tietosisällön otsikkoon, eikä otsikkorivi ole pakollinen. Alla on kuvattu eri tietosisällöt ja missä muodossa tieto tulee olla sarakkeella. Aineiston tulee sisältää pakolliseksi merkityt tiedot.
| Tuotava tieto | Kuvaus |
|---|---|
| Henkilönumero | Pakollinen tieto. |
| Tapahtumatyypin koodi |
Pakollinen tieto. Tuonnissa käytettävät tapahtumatyyppien koodit asetetaan valitsemalla Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Ulkoiset palvelut -> Tapahtumien tuonti #1 (tai muu tapahtumien tuonti jos useita käytössä) -> Tapahtumatyyppien koodit. Tätä ei tule sekoittaa Työtuntien alla oleviin Tapahtumatyyppien asetuksiin.
Esimerkiksi jos koodit ovat asetettu yllä olevan esimerkin mukaisesti ja tuontitiedostossa on asetettu tapahtumatyypin koodiksi "4", tuodaan tapahtuma vuosilomana. Jos useita koodeja tarvitaan saman tapahtumatyypin luontiin, voidaan koodit lähettää pilkulla eriteltyinä esim. 1, 4. Jos koodissa itsessään tarvitaan pilkku, tulee se ympäröidä heittomerkeillä, esim "1,2". |
| Poissaolotyypin tunnus |
Mikäli luodaan poissaolo, tässä kentässä määritellään poissaolotyyppin tunnus. Poissaolotyyppien tunnukset määritetään työyhteisön asetuksissa Ulkoiset palvelut -> Tapahtumien tuonti #1 (tai muu tapahtumien tuonti jos useita käytössä) -> Poissaolotyyppien koodit. |
| Aloituspäivä ja -aika / Lopetuspäivä ja -aika |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen päivä ja aika, esimerkiksi. 2020-01-01 13:00:00. Ajat käsitellään käyttäjän paikallisena aikana ja näytetään kuten on tuotu. |
| Aloituspäivä ja -aika UTC / Lopetuspäivä ja -aika UTC |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen päivä ja aika, esimerkiksi. 2020-01-01 13:00:00. Ajat käsitellään UTC-aikavyöhykkeen aikana ja konvertoidaan Helsingin aikavyöhykkeeseen. |
| Aloituspäivä / Lopetuspäivä |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen päivämäärä 2020-01-01 or 01.01.2020 |
| Aloitusaika / Lopetusaika |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen kellon aika 24 tunnin muodossa, esimerkiksi 16:00 tai 1600. Ajat käsitellään käyttäjän paikallisena aikana ja näytetään kuten on tuotu. |
| Kuvaus | Kuvaus. |
| Ulkoinen tunniste |
Tapahtuman ulkoinen tunniste. Jos ulkoisella tunnisteella löytyy jo olemassaoleva tapahtuma, tapahtuman tiedot päivitetään. Huom! Ulkoinen tunniste on tarkoitettu asetettavaksi integraatiokäyttäjän toimesta, kun tapahtuma tuodaan ulkoisesta järjestelmästä. |
| Projektikoodi #n | Tuonnin yhteydessä voidaan viedä 6 projektia per tapahtuma käyttäen eri sarakkeita Ensimmäinen projektikoodi, toinen projektikoodi jne. Projektikoodit määritetään projektien hallinnassa. Jos tapahtumalle ei ole määritetty projektia, käytetään kohdehenkilön oletusprojektia. |
| Työlisä #n | Tapahtumaan voidaan liittää työlisiä käyttämällä Työlisän koodeja (1 Työlisä per sarake), jotka ovat asetettu Työlisät-asetuksissa. Tuonnin yhteydessä tuodaan arvona paljonko työlisää halutaan kirjata tapahtumalle esim. 1h/kpl/€, riippuen työlisän tyypin määrityksistä. |
| Kertymän arvon asetus (tunnit desimaaleina) |
Asettaa kertymän arvon, arvo annetaan tunnit desimaaleina -muodossa. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon asetus. |
| Kertymän arvon asetus (TT:MM) |
Asettaa kertymän arvon, arvo annetaan TT:MM -muodossa. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon asetus. |
| Kertymän arvon asetus (päivää) | Asettaa kertymän arvon, arvo annetaan päivissä. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon asetus. |
| Kertymän arvon muutos (+tunnit desimaaleina) | Lisää tai vähentää kertymän arvoa, muutos annetaan tunnit desimaaleina -muodossa. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon muutos. |
| Kertymän arvon muutos (+TT:MM) | Lisää tai vähentää kertymän arvoa, muutos annetaan TT:MM -muodossa. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon muutos. |
| Kertymän arvon muutos (+päivää) | Lisää tai vähentää kertymän arvoa, muutos annetaan päivissä. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon muutos. |
3. Tuo tapahtumat
Tuodaksesi tapahtumat, valitse Työaika -> Työkalut -> Tapahtumien tuonti.
- Valitse tiedosto laitteeltasi.
- Tarvittaessa valitse onko ensimmäinen rivi otsikko. Oletuksena tämä on automaattinen.
- Tässä vaiheessa voidaan määrittää, hyväksytäänkö tuodut tapahtumat.
- Tuonnin esikatselussa määritä jokaiselle sarakkeen tietosisältö. Mikäli joidenkin sarakkeiden tiedot ovat tuonnissa tarpeettomia, voit ohittaa ne valitsemalla ohita sarake. Ohitettujen sarakkeiden tietoja ei tuoda.
- Palvelu tarkistaa tiedoston ja korostaa virheelliset sarakkeet punaisella. Sarakkeessa olevan virheen kuvauksen näet napsauttamalla virheellistä saraketta hiirellä.
- Kun tuotavista tiedoista ei löytynyt virheitä, palvelu palauttaa viestin:
- Palvelu ilmoittaa, että tapahtumat on tuotu.
Esimerkki lomaoikeuden tuonnista
Lomaoikeudet voi tuoda palveluun excelillä alla olevan muotoisella tiedostolla
Vuosiloman asetus asetetaan aina kuukauden ensimmäiselle päivälle, esim. 14.4.2020 asetetaan 1.4.2020.
Kun tiedosto luetaan palveluun, niin valitaan sarakkeita vastaavat otsikot. Solut esitetään vihreänä silloin kun sisällön muoto vastaa valittua saraketta. Tällöin aineiston voi tuoda palveluun.
