Esihenkilötyön helpottamiseksi voidaan ajaa raportti Hyväksymättömistä tapahtumista. Ohje raporttiin löytyy täältä.
Esimies saa myös ilmoituksen (oranssi "!") ylävalikkoon, kun hänellä on hyväksyttäviä tunteja. Ilmoitus päivittyy aina 30min välein, tai aina henkilön kirjautuessa palveluun uudelleen tai hyväksyessä tunteja.
Työntekijän työtuntien hyväksyminen on mahdollista tehdä palvelussa kolmella eri tavalla; Tapahtumat kalenterissa -näkymästä, Työtunnit-osiossa tuntien hyväksynnän kautta tai hyväksymällä kukin tapahtuma erikseen työajan kalenterista.
Katso hyväksyntään liittyvät määritykset täältä.
Tapahtumien hyväksyntä kalenterissa
Tapahtumat kalenterissa -näkymässä kunkin työntekijän tunnit voidaan hyväksyä erikseen viikko tai kuukausi kerrallaan. Tässä näkymässä on helpoin tarkastella työntekijän tekemiä tunteja ennen hyväksyntää.
Tapahtumat voidaan organisaation käytännön mukaisesti joko vain hyväksyä, tai hyväksyä ja lukita samanaikaisesti. Eri hyväksyntävaihtoehdot löytyvät Hyväksy–painikkeen valikosta. Palvelu muistaa Hyväksy–painikkeen valinnan ja tuo näkyviin seuraavalla kerralla oletuksellisesti sen valinnan, jota on käytetty viimeksi.
Tapahtumien hyväksynnän jälkeen tapahtumien teksti muuttuu harmaasta vihreäksi, joka tarkoittaa, että tapahtumat on hyväksytty.
Tapahtumien hyväksynnän jälkeen esimiehellä on mahdollisuus poistaa hyväksyntä, mikäli esimiehen tai työntekijän on tarvetta vielä myöhemmin tehdä muutoksia tapahtumiin.
Tapahtumien hyväksyntä Tapahtumat kalenterissa -näkymän kautta hyväksyy myös mahdolliset matkalaskut, mikäli matkalaskuja on merkitty valitulle ajanjaksolle.
Tapahtumien hyväksyminen voidaan poistaa valitsemalla Hyväksy–painikkeesta valinta Poista hyväksyntä.
Jos tapahtumat lukitaan, Hyväksy-painike katoaa kalenterinäkymästä eikä esimies pysty avaamaan tapahtumia uudelleen.
Oletuksena tapahtumien lukitseminen niiden hyväksynnän yhteydessä on mahdollista ainoastaan palvelun pääkäyttäjille.
Esimerkiksi esimiehille voidaan erikseen myöntää heidän työajan roolinsa oikeuksissa oikeus tapahtumien lukitsemiseen. Ylemmän tason oikeuksista löytyvä Voi lukita tapahtumapäiviä -oikeus antaa oikeuden lukita tapahtumia niiden hyväksymisen yhteydessä.
Lukitusten peruminen on mahdollista erillisellä Voi poistaa tapahtumien lukituksen päiviltä -oikeudella. Lukituksen poisto on mahdollista Tuntien hyväksyntä -toiminnon alla sekä Tapahtumien lukitseminen -toiminnolla.
Tapahtuman hyväksyntä yksittäin
Kalenterinäkymässä voidaan myös hyväksyä yksittäisiä työtapahtumia valitsemalla merkinnän kohdalla Muokkaa tapahtumaa. Tapahtuman muokkaus -näkymässä Hyväksyntä -kentässä valitaan tapahtuman olevan hyväksytty jonka jälkeen tapahtuma tallennetaan.
Tuntien hyväksyntä
Huomioithan, että matkalaskuja ei hyväksytä tuntien hyväksynnästä.
Matkalaskut voi hyväksyä joko yksittäin, tapahtumien hyväksynnän yhteydessä Tapahtumat kalenterissa -näkymän kautta tai erillisessä Hyväksy matkalaskuja -näkymässä. Lisätietoja matkalaskun hyväksynnästä löydät täältä.
Hyväksynnässä esitetään valittavaksi tai hyväksyttäväksi henkilölle asetetut alaiset sekä sijaistamiensa henkilöiden alaiset. Hyväksynnän voi tehdä useammalle tapahtumalle kohdassa Työtunnit - *Hyväksy tunteja. Tässäkin näkymässä esimies voi valita haluaako hän ainoastaan hyväksyä vai hyväksyä ja lukita tapahtumat.
Jos esimiehellä on paljon alaisia, voi hyväksynnän sivuttaa ja siten nopeuttaa työskentelyä. Sivutusvaihtoehdot ovat 5, 10, 25 (oletus), 50 ja 100 henkilöä per sivu. Jos sivutus on käytössä, siirrytään hyväksynnän jälkeen automaattisesti seuraavalle sivulle (Hyväksy ja jatka).
Tapahtumien hyväksynnän jälkeen tästä näkymästä voidaan myös poistaa tapahtumien hyväksyntä/lukitus joko yhdeltä tai useammalta työntekijältä.
Huomaathan, että jos alaisilla on aikaisempia hyväksymättömiä tunteja, tulevat nämä tunnit aina taulukkoon ensimmäisenä, vaikka ne olisivat haetun ajanjakson ulkopuolella.
Hyväksyttyjä tunteja ennen valittua ajanjaksoa ei näytetä, ainoastaan hyväksymättömät tunnit näytetään.
Näkymän värit ja lyhenteet
Näkymän värikoodit ja niiden selite näytetään listauksen yläpuolella.
Kaikki tapahtumat kellotettu tarkoittaa sitä, että tapahtumat on lisätty reaaliaikaisena tapahtumana joko kirjauspäätteellä, Nykytila-näkymässä tai mobiililaitteella, ja niitä ei ole muokattu alkuperäisen lisäämisen jälkeen.
Poissaolot näytetään seuraavilla kirjainkoodeilla päivän tiedoissa:
S = Sairasloma
V = Poissaolo
L = Vuosiloma
TLV = Työajan lyhennysvapaa
P = Juhlapyhä joka lyhentää työviikkoa
Päivän työaika näytetään päivän tiedoissa tunteina ja minuutteina muodossa HH:MM. Jos poissaolo on palkallinen, näytetään poissaolon lyhenne ja työaika, esim. palkallinen 7:30 poissaolo näytetään V 07:30.
