Työntekijän työtuntien hyväksyminen on mahdollista tehdä järjestelmässä kolmella eri tavalla; Tapahtumat kalenterissa -näkymästä, Työtunnit-osiossa tuntien hyväksynnän kautta tai hyväksymällä kukin tapahtuma erikseen työajan kalenterista.
Katso hyväksyntään liittyvät määritykset täältä.
Tapahtumien hyväksyntä kalenterissa
Tapahtumat kalenterissä -näkymässä kunkin työntekijän tunnit voidaan hyväksyä erikseen viikko tai kuukausi kerrallaan. Tässä näkymässä on helpoin tarkastella työntekijän tekemiä tunteja ennen hyväksyntää.
Tapahtumat voidaan organisaation käytännön mukaisesti joko vain hyväksyä, tai hyväksyä ja lukita samanaikaisesti. Eri hyväksyntävaihtoehdot löytyvät Hyväksy–painikkeen valikosta. Järjestelmä muistaa Hyväksy–painikkeen valinnan ja tuo näkyviin seuraavalla kerralla oletuksellisesti sen valinnan, jota on käytetty viimeksi.
Tapahtumien hyväksynnän jälkeen esimiehellä on mahdollisuus poistaa hyväksyntä mikäli esimiehen tai työntekijän on tarvetta vielä myöhemmin tehdä muutoksia tapahtumiin.
Tapahtumien hyväksyntä Tapahtumat kalenterissa -näkymän kautta hyväksyy myös mahdolliset matkalaskut, mikä matkalaskuja on merkitty valitulle ajanjaksolle.
Tapahtumien hyväksyminen voidaan poistaa valitsemalla Hyväksy–painikkeesta valinta Poista hyväksyntä.
Jos tapahtumat lukitaan, Hyväksy-painike katoaa kalenterinäkymästä eikä esimies pysty avaamaan tapahtumia uudelleen.
Oletuksena tapahtumien lukitseminen niiden hyväksynnän yhteydessä on mahdollista ainoastaan järjestelmän pääkäyttäjille.
Esimerkiksi esimiehille voidaan erikseen myöntää heidän työajan roolinsa oikeuksissa oikeus tapahtumien lukitsemiseen. Ylemmän tason oikeuksista löytyvä Voi lukita tapahtumapäiviä -oikeus antaa oikeuden lukita tapahtumia niiden hyväksymisen yhteydessä.
Tapahtuman hyväksyntä yksittäin
Kalenterinäkymässä voidaan myös hyväksyä yksittäisiä työtapahtumia valitsemalla merkinnän kohdalla Muokkaa tapahtumaa. Tapahtuman muokkaus -näkymässä Tapahtuman hyväksynyt -kentässä valitaan hyväksyjän nimi ja valitaan Tallenna tapahtuma.
Tuntien hyväksyntä
Huomioithan, että matkalaskuja ei hyväksytä tuntien hyväksynnästä.
Matkalaskut voi hyväksyä joko yksittäin, tapahtumien hyväksynnän yhteydessä Tapahtumat kalenterissa -näkymän kautta tai erillisessä Hyväksy matkalaskuja -näkymässä. Lisätietoja matkalaskun hyväksynnästä löydät täältä.
Esimies voi hyväksyä kaikkien työntekijöidensä tunnit yhdellä kerralla. Hyväksynnän voi tehdä useammalle tapahtumalle kohdassa Työtunnit - *Hyväksy tunteja. Tässäkin näkymässä esimies voi valita haluaako hän ainoastaan hyväksyä vai hyväksyä ja lukita tapahtumat.
Jos esimiehellä on paljon alaisia, voi hyväksynnän sivuttaa ja siten nopeuttaa työskentelyä. Sivutusvaihtoehdot ovat 5, 10, 25 (oletus), 50 ja 100 henkilöä per sivu. Jos sivutus on käytössä, siirrytään hyväksynnän jälkeen automaattisesti seuraavalle sivulle (Hyväksy ja jatka).
Tapahtumien hyväksynnän jälkeen tästä näkymästä voidaan myös poistaa tapahtumien hyväksyntä/lukitus joko yhdeltä tai useammalta työntekijältä.
Huomaathan, että jos alaisilla on aikaisempia hyväksymättömiä tunteja, tulevat nämä tunnit aina taulukkoon ensimmäisenä, vaikka ne olisivat haetun ajanjakson ulkopuolella.