Tämä artikkeli sisältää ohjeita, jotka tulivat voimaan lauantaina 13.01.2024 julkaisussa 2.14.0.
Työaika-osion kalenteriin tehtyjä tapahtumia voidaan muokata joustavasti. Tapahtumia voidaan muokata kalenteri- tai taulukkonäkymän kautta tai yksitellen mobiilinäkymässä.
Tässä ohjeessa kuvaamme yksittäisen tapahtuman muokkaamisen. Usean tapahtuman muokkaamiselle ja poistamiselle löydät ohjeen täältä.
Mikäli havaitset virheitä omissa kirjauksissasi on mahdollista, että työyhteisönne käytännöistä riippuen voit korjata virheet itse. Jos tässä ohjeessa esiteltyjä ominaisuuksia ei löydy kun kirjaudut sisään palveluun, saattaa olla, että käytäntönne on sovittu siten, että vain pääkäyttäjät ja/tai esimiehet voivat muokata tapahtumamerkintöjä. Olethan tällöin yhteydessä esihenkilöösi tai yhteisönne pääkäyttäjään.
Tapahtuman muokkaaminen tapahtuu klikkaamalla tapahtumaa, jolloin aukeaa seuraava valikko:
Muokkaa-valintaa klikkaamalla tapahtuman muokkaus aukeaa erillisessä ikkunassa:
Tapahtumaan voidaan joustavasti muokata:
- Käytettävää tapahtumatyyppiä
- Tapahtuman aloitus- ja lopetusaikaa
- Säännöllisen työajan ylittävän ajan käsittelyä
- Tapahtumasta ansaittavia työlisiä
- Projektikohdenteita
- Liitteitä (jos Liitteet-toiminnallisuus on käytössä)
- Kommentteja
Muokkausvaihtoehdot vaihtelevat eri tapahtumatyyppien välillä, riippuen siitä onko kyseessä esimerkiksi Työ- tai Poissaolo-tapahtumatyyppi. Myös asiakaskohtaiset määritykset saattavat vaikuttaa muokkausvaihtoehtoihin.
Oikeudet tapahtumien muokkaamiseen määritellään Työajan rooleilla. Mikäli henkilöllä on oikeus muokata tapahtumia, on hänellä oikeus myös poistaa tapahtumia.
Lisäksi tapahtumien muokkaaminen saattaa olla rajoitettu tai kokonaan estetty mikäli tapahtuma on hyväksytty tai lukittu. Ylläpitäjä-tason käyttäjän on aina mahdollista muokata myös hyväksyttyjä tai lukittuja tapahtumia.
Kun tapahtumaa tallennetaan, ja järjestelmä tunnistaa siinä mahdollisia ongelmia (esim. tapahtuma on päällekkäin toisen tapahtuman kanssa tai projekteille kirjattu aika alittaa tapahtuman keston), tästä näytetään varoitus ennen kuin tapahtuma tallennetaan. Tapahtuma voidaan tallentaa varoituksista huolimatta painamalla "Kyllä". Painamalla "Peruuta" pääsee takaisin muokkaamaan tapahtuman tietoja.
Yllä on esimerkki tästä toiminnosta. Kun henkilö yrittää tallentaa tapahtuman, jossa projektien kesto ei täsmää tapahtuman keston kanssa, näytetään varoitus ylläolevan kuvan mukaisesti. Tämän perusteella muokkaaja voi päättää tallennetaanko tapahtuma varoituksesta huolimatta vai korjataanko tapahtuman tietoja varoituksen perusteella.
Jos tapahtuma tallennetaan varoituksista huolimatta, varoitukset näytetään alla olevan mukaisesti kun kyseistä tapahtumaa mennään muokkaamaan.
Kaikista tapahtumaan tehtävistä muutoksista tallentuu historiatieto, jonka käytöstä löytyy tarkempi ohjeistus Tapahtumien historiatieto -osiosta.