Yleistä työajan lyhennysvapaasta
Palveluun voidaan aktivoida työajan lyhennysvapaan laskenta. Yleensä työajan lyhennysvapaata ansaitaan, mikäli työehtosopimuksen mukainen säännöllinen työaika on sama kuin työaikalain mukainen säännöllinen työaika, kahdeksan tuntia vuorokaudessa tai 40 tuntia viikossa. Alla olevassa ohjeessa kuvataan kuinka työajan lyhennysvapaan asetukset määritellään palveluun ja kuinka ansaittu työajan lyhennysvapaa esitetään henkilön kertymässä.
Työajan lyhennysvapaan asetukset
Palvelu laskee työajan lyhennysvapaata kertyvän niistä tapahtumatyypeistä, jotka ovat asetuksissa asetettu kerryttämään sitä. Työajan lyhennysvapaan kertymään huomioidaan tapahtumalta muodostuva säännöllinen työaika.
Asetuksissa on mahdollista valita tapahtumatyyppikohtaisesti sen huomiointi työajan lyhennysvapaan ansaintaan. Mikäli tapahtumatyypille ei ole toisin asetettu, niin työajan lyhennysvapaata ansaitaan kaikista tapahtumatyypeistä pois lukien:
- palkaton poissaolo
- palkaton sairausloma
- vuosiloma
- saldovapaa
- työajan lyhennysvapaa
- vuosivapaa
Työajan lyhennysvapaan määritykset voidaan määrittää joko Työyhteisö-tasolla tai Asetusryhmät-tasolla. Mikäli lyhennysvapaan ansaintaperuste on pääsääntöisesti kaikilla yrityksen työntekijöillä samanlainen, ansainnan perusteet on helpointa määrittää Työyhteisö-tason asetuksiin, jolloin ne koskevat myös kaikkia asetusryhmiä.
Hallinta -> Työyhteisön asetukset -> Työtunnit -> Kertymät ja ylityötunnit -> Laskennan asetukset -> Työajan lyhennysvapaa
tai
Hallinta -> Asetusryhmät -> Asetusryhmä-valikko: Haluttu asetusryhmä -> Toiminto-valikko: Asetusryhmän asetukset -> Työtunnit -> Kertymät ja ylityötunnit -> Laskennan asetukset -> Työajan lyhennysvapaa.
Kertymä asetetaan päälle Kertymä käytössä -kohdasta Työajan lyhennysvapaa: Asetus päällä. Laskenta alkaa palvelun käyttöönottopäivästä ellei Voimassa alkaen -päivämäärää aseteta voimassaolotoiminnon kautta. Yksittäisen henkilön osalta laskenta alkaa henkilön ensimmäisestä kirjauksesta palvelun ollessa käytössä. Laskenta nollautuu jokaisen kalenterivuoden alussa.
Jos Työajan lyhennysvapaan ansainnan määrä ei ole sama joka kuukausi, esimerkiksi työsuhteen ja kalenterivuoden ensimmäisenä kuukautena ansaitaan enemmän kuin muina kuukausina, tällöin palvelun käyttöönoton yhteydessä Neptoniin tulee tuoda aikaisemmasta työnajanhallintajärjestelmästä tehdyt tapahtumat vuoden alusta. Tällöin Nepton tietää henkilön työskentelyn kalenterivuoden alusta alkaen ja voi laskea oikean ansainnan käyttöönoton alkaessa.
Ansaintakausi voidaan määritellä olemaan joko vuosi tai kuukausi. Jos ansaintakautena on vuosi, työajan lyhennysvapaan ansaita tapahtuu ansaitataulukon mukaisesti kalenterivuoden aikana. Jos ansaitakautena on kuukausi, ansainta tapahtuu joka kalenterikuukauden ajalta ansaintataulukon mukaisesti. Jos asetuksen arvoa ei ole asetettu, ansaintakautena käytetään vuotta.
Ansaintaperuste voidaan määritellä joko tunteina, päivinä tai kuukausina, oletus on tunteina. Jos ansaintaperuste on kuukausina, vuosiloma-ajan laskennan työpäivien määrää tai työtuntien määrää käytetään katsomaan, ansaitaanko työkuukaudelta työajan lyhennysvapaata.
Lue lisää vuosiloman ansainnan käyttöönotosta täällä.
Huom! Ansaintaperusteena ei voi käyttää kuukausina, jos ansaintakautena on kuukausi. Jos näin on asetettu, työajan lyhennysvapaata ei ansaita lainkaan.
Ansaitaan -kohtaan valitaan ansaitaanko vapaat tunteina vai päivinä, alla olevassa esimerkkikuvassa molemmat on asetettu päivinä.
Ansaitse jos työsuhteen kesto ylittää -kohdassa voidaan määritellä työsuhteen vähimmäiskesto lyhennysvapaan ansaitsemiselle. Tämä on käytössä vain, jos Työsuhde-osiossa on määritelty työsuhteen alkamispäivä.
Ansaitaan työsuhteen alusta -kohdassa voidaan määrittää, että työajan lyhennysvapaata ansaitaan työsuhteen alusta kun työsuhde on kestänyt "ansaitse jos työsuhteen kesto ylittää" -kohdassa määritettyjen kuukausien verran. Jos arvona on "Ei" tai arvoa ei ole asetettu, työajan lyhennysvapaan ansainta alkaa vasta sen jälkeen kun työsuhde on kestänyt määritettyjen kuukausien verran.
Tapahtumatyyppi (Palkallinen) ja Tapahtumatyyppi (Palkaton) -kohdissa voidaan määritellä tapahtumatyyppikohtaisesti, ansaitaanko tapahtumista työajan lyhennysvapaata. Muista kuin luetelluista palkallisista tapahtumatyypeistä ansaitaan oletusarvoisesti työajan lyhennysvapaata. Tapahtumatyyppi (Palkaton) -kohdassa luetelluille tapahtumatyypeille ei oletusarvoisesti ansaita työajan lyhennysvapaata ellei asetusta erikseen laiteta päälle.
Kun työskennelty -kohtaan lisätään kynnysarvot, joiden ylittyessä ansaitaan viereisessä sarakkeessa määritelty "ansaitaan" arvo.
Ansaitaan -kohtaan määritellään ansainnan määrä, viereisen "Kun työskennelty" sarakkeen arvon ylittyessä. Ansaitaan sarakkeiden arvo nousee sitä mukaa mitä enemmän tunteja siihen mennessä koko ansaintakaudella on ansaittu työajan lyhennysvapaita. Eli arvo ei ole joka kuukausi sama esimerkiksi 8 tuntia, nouseva esimerkiksi 8 tuntia, 16 tuntia, 24 tuntia jne.
Työajan lyhennysvapaan ansainta ja käyttö
Palvelu laskee työajan lyhennysvapaan ansaintaa voimassa olevien asetuksien mukaan automaattisesti. Kun työajan lyhennysvapaan kertymisen peruste, esimerkiksi tietty työskentelymäärä on ansaittu, tulee työajan lyhennysvapaa-kertymään sille päivälle automaattisesti plussaa.
Työajan lyhennysvapaata käytetään tapahtumatyypillä 'työajan lyhennysvapaa'. Tämä tapahtumatyyppi vähentää automaattisesti tapahtumapäivältä työajan lyhennysvapaan kertymää.
Työajan lyhennysvapaiden raportointi
Työajan lyhennysvapaan kertymiä ja käytettyjä vapaita voi seurata raportilla Työajan lyhennysvapaat, missä näkyy valitun vuoden ja sitä edeltävän vuoden kertymät ja pidetyt vapaat. Tarkemmat tiedot työajan lyhennysvapaiden raportista löydät täältä.