Projektiseurannan asetuksia voidaan määritellä sekä Työyhteisö-tasolla että Asetusryhmät-tasolla.
Asetukset työyhteisö-tasolla
Työyhteisö-tasolla projektiseurannan asetukset löytyvät valikosta Työaika – Hallinta – Työyhteisön asetukset – Projektit.
Palvelu käytössä - Määrittää, onko projektiseuranta käytössä. Kun palvelu otetaan käyttöön, Projektit-valikko tulee näkyviin Työaika-osioon.
Valikossa Työaika - Hallinta - Työyhteisön asetukset - Työtunnit - Työaikapääte & nykytilanne määritellään näkyvätkö projektit työaikapäätteellä tai Nykytila-näkymässä.
Osana projektin nimeä näytettävien yläprojektien määrä - Kuinka monta tasoa yläprojekteja sisällytetään projektin nimeen. Jos arvona on esimerkiksi 2, näytetään projektin yläprojektin ja yläprojektin yläprojektin nimi.
Alla esimerkki siitä, miten yksi yläprojekti näytettäisiin:
Näytä projektin kuvaus käyttöliittymässä - Projektille annettu kuvaus näkyy sekä tapahtuman kirjauksessa, että Projektin tiedot -ikkunassa, kun tapahtuma avataan tarkasteltavaksi.
Näytä projektin koodi projektin nimen etuliitteenä - Yli- ja aliprojektien koodit näkyvät projektien nimien etuliitteenä seuraavasti:
Näytä vain ne projektit jotka on liitetty henkilöön ja henkilöryhmään - Käyttäjä näkee tapahtumaa kirjatessaan vain häneen tai hänen käyttäjäryhmäänsä liittyvät projektit. Ohje: Näin lisäät projekti henkilölle tai henkilöryhmälle.
- Mikäli asetuksen arvona on "EI", käyttäjä näkee tapahtumaa kirjatessaan kaikki työyhteisön projektit.
- Oletusprojektiksi voi asettaa vain henkilöön tai henkilöryhmään liitetty projekti. Ohje: Henkilön oletusprojektin asettaminen.
Lopeta aktiiviset projektit kirjauduttaessa ulos työaikapäätteeltä - Projekti lopetetaan kirjauduttaessa työaikapäätteeltä ulos, jolloin sama projekti ei jatku automaattisesti enää seuraavan sisäänkirjautumisen jälkeen.
Kohdista työ suunnitellun vuoron projektiin - Kohdistetaanko työ suunnitellun työvuoron projektiin vai ei. Jos asetuksen arvona on "ei", käytetään henkilön oletusprojektia.
Kohdista työ suunnitellun vuoron projektiin tarkkuudella
Kun palvelussa luodaan uusi reaaliaikainen tapahtuma, niin oletusprojektiksi muodostuu henkilön oletusprojekti. Tällä asetuksella voidaan valita, että tapahtuman projektiksi muodostuu se projekti jolle henkilön työaika on suunniteltu, silloin kun henkilö aloittaa työvuoronsa ajallisesti tarpeeksi lähellä suunniteltua vuoroa. Projekti tulee silloin vuorosta. Asetukseen asetetaan se määrä aikaa, jonka sisällä aloitettu työ ohjaa projekin muodostumista.
Asetuksen arvolla ei ole merkitystä jos "Kohdista työ suunnitellun vuoron projektiin" asetuksen arvona on "ei".
Projektiasetuksissa näkyvät projektityypit eivät vielä toistaiseksi ole käytössä palvelussa.
Projektityyppien välissä on muutama yleinen projekteja koskeva lisäasetus:
Tapahtumissa vaadittu minimiprojektimäärä tälle projektityypille - mikäli tähän merkitään 0 suurempi arvo, tulee projektin valinnasta työmerkinnän yhteydessä pakollista.
Tapahtumissa sallittu maksimiprojektimäärä tälle projektityypille - määrittää, montako projektia voidaan enintään kirjata per työmerkintä.
Näytä projektin kestokenttä - Määrittää, voivatko henkilöt syöttää projektin keston tapahtumille. Kesto voidaan määritellä tunteina tai prosentteina:
Mikäli projektin kestoa ei ole määritetty:
- Jos kaikilla tapahtumaan merkityillä projekteilla on määrittämätön kesto, jokaiselle projektille kirjataan 100% kesto.
- Jos halutaan jakaa tapahtuman koko kesto projekteille, on kesto määritettävä kaikille projekteille joko tunteina ja minuutteina (hh:mm) tai prosenttilukuna (nnn%) ja yksi projekti voidaan jättää ilman aikaa, jolloin palvelu lisää puuttuvan ajan ko. projektille.
- Jos tapahtuman kesto jaetaan useammalle projektille ja yhden tai useammaan projektin kesto on 100% tapahtuman kestosta, voidaan muille projekteille kohdentaa haluttu osa tapahtuman kestosta. Tässä tapauksessa tyhjäksi jääneille projekteille ei lasketa automaattisesti aikaa.
Asetukset asetusryhmä-tasolla
Asetusryhmä-tasolla projektiseurannan asetukset löytyvät valikosta Työaika – Hallinta – Asetusryhmät - Toiminto: asetusryhmän asetukset – Projektiseuranta.
Asetusryhmäkohtaisesti projektiseurannan asetukset ovat työyhteisön asetuksia suppeammat. Asetusryhmälle voidaan projektiseurantaan määritellä tarkkuus, jolla työ kohdistetaan suunnitellun vuoron projektiin, projektin pakollisuus (minimimäärä projekteja), projektien maksimimäärä per kirjaus sekä projektin kestokentän näkyvyys.
