Aiemmin yrityksessä töissä olleen henkilön palatessa töihin tulisi hänen käytössään aiemmin olleet tunnukset palauttaa hänelle käyttöön. Neptonissa ei ole tällä hetkellä mahdollista merkitä yhdelle henkilölle useampaa erillistä perättäistä työsuhdetta, vaan järjestelmä tukee toistaiseksi vain yhtä työsuhdetietoa per henkilö.
Voit palauttaa henkilön aiemmat tunnukset käyttöön Työsuhde -osiossa:
1. Kirjoita henkilön nimi hakuehtoihin, ja valitse hakuehtojen kohdasta Poistetut henkilöt valinta Näytä poistetut tai Näytä vain poistetut. Henkilön tietojen pitäisi tämän jälkeen löytyä, kun valitset Hae. Poistetun henkilön tiedot näkyvät harmaana.
2. Pääset tarkastelemaan henkilön tietoja suurennuslasin kuvakkeesta, tai vaihtoehtoisesti voit suoraan listausnäkymässä valita punaisen Palauta -painikkeen. Tämän valitsemisen jälkeen henkilö palautetaan taas aktiiviseksi käyttäjäksi.
3. Poista henkilön työsuhteen päättymispäivä (tai lisää siihen uusi päättymispäivä tulevaisuuteen, mikäli se on jo tiedossa) ja jätä voimaan alkuperäisen työsuhteen alkupäivä. Näin tiedot edellisestä työsuhteesta eivät häviä, vaan löytyvät henkilön historiatiedoista ja nousevat näiltä aikaväleiltä otetuille raporteille ja aineistoille.
4. On hyvä tarkistaa, että muutkin henkilötiedot kuten asetusryhmä vastaavat uuden työsuhteen mukaisia tietoja. Voit tarvittaessa vaihtaa asetusryhmän henkilön tiedoissa. Muistathan tällöin merkitä aiemman työsuhteen asetusryhmälle päättymispäivän (sama päivä, jolloin työsuhde päättyi) ennen uuden asetusryhmän lisäämistä, jotta vanhojen työaikamerkintöjen laskenta ei vääristy. Älä siis korvaa tiedoissa olevaa asetusryhmää kokonaan toisella valitsemalla uutta asetusryhmää vanhan päälle, vaan lisää uusi rivi ja asetusryhmä ja merkitse molemmille asetusryhmille oikeat voimassaoloajat.
5. Kun henkilö palautetaan aktiiviseksi, on hyvä tarkistaa myös saldojen tilanne henkilön Työaika-kalenterissa. Saldo saattaa olla käyttäjätilin palautuksen takia vääristynyt. Voit tarvittaessa nollata henkilön saldon valitsemalla henkilön kalenterissa uuden työsuhteen aloituspäivän kohdalla Lisää tapahtuma, ja valitsemalla tapahtumatyypiksi Saldon asetus. Merkitse Uusi arvo -kohtaan 00:00, ja valitse Tallenna.
Henkilö pääsee palauttamisen jälkeen taas kirjautumaan järjestelmään aiemmilla tunnuksillaan. Tarvittaessa voit vaihtaa hänen käyttäjätunnuksensa tai salasanansa.