Tämä toiminnallisuus on käytettävissä, jos käytössä on HR Complete -palveluversio.
Mikä on työsopimuspohja?
- Työsopimus
- Täytettävä HTML-muotoinen työsopimuslomake
- Kutsutaan myös "täytettäväksi työsopimuslomakkeeksi"
- Työsopimusliite, Työtodistus, Palkkakuitti, Provisioliite
- Staattinen liite työsopimuksen teon yhteydessä, jota ei voi muokata
- Työtekijä lukee ja hyväksyy nämä liitteet työsopimusta allekirjoitettaessa
Täytettävien HTML-muotoisten työsopimuslomakkeiden pohjalta, palveluun luodaan sähköisesti täytettäviä työsopimuksia. HTML-pohja tehdään joko asiakkaan toimesta tai erillisestä tilauksesta Neptonin toimesta. Voit ladata geneerisen täytettävän työsopimuslomakkeen pohjan (katso ohje alla), jota muokkaamalla, se voidaan personoida asiakaskohtaisiin tarpeisiin. Valmiit työsopimuspohjat liitetään työsopimuspaketteihin, joilla luodaan työntekijöille sähköisiä työsopimuksia.
Täytettävä työsopimuslomake
Esimääritellyt lomakekentät
Työsopimuspohjia tehtäessä on suositeltavaa käyttää Työsuhde-osioon esimääriteltyjä lomakekenttiä. Käyttämällä työsopimuspohjan lomakkeissa esimääriteltyjä lomakekenttien nimiä, Nepton noutaa työsopimuspohjaan henkilön tiedot tarvittaessa esimerkiksi Työsopimuksen tiedot -sivulta.
Tarvittavat lomaketoiminnot
Työsopimuspohjaan tarvitsee merkitä vain lomakekentät, joihin tietoa syötetään. Työsuhde täydentää luotuihin lomakkeisiin tarvittavat rakenteet ja elementit, kuten tallennuspainikkeet. Merkitessä lomakekenttiä pakollisia tietoja ovat name ja id, esimerkiksi seuraavasti: <input type="text" name="data_kokonimi" size="20" id="tt,ta">
Lomakekentän nimi
Edellisessä esimerkissä Työsuhde noutaa esimääriteltyyn lomakekenttään 'data_kokonimi' henkilön nimen kun hänelle luodaan uusi työsopimus. Jos työsopimuksessa kerätään tietoa, jota varten ei ole esimääriteltyä lomakekenttää, kentän voi nimetä vapaamuotoisesti. Älä käytä välilyöntejä ja skandinaavisia merkkejä.
Lomakekentän täyttöoikeus
Lomakekentän ID-arvossa määritellään, onko kentän täyttöoikeus työntekijällä, työnantajalla vai molemmilla sopijapuolilla.
Merkitse tarpeen mukaan: id="tt,ta" jos sekä työntekijä että työntekijä voivat täyttää kentän. id="ta" jos vain työnantaja täyttää.
id="tt" jos vain työntekijä täyttää.
Sallitut lomakekenttätyypit
Työsopimuspohjissa ei tällä hetkellä tueta checkbox-, radio- tai textarea-tyyppisiä lomakekenttiä tai pudotusvalikoita. Valintaruutujen ja -painikkeiden sijasta käyttää voi tekstikenttiä, joihin työntekijä täyttää kirjoittamalla kyllä/ei tai muita vaihtoehtoja.
Tyyleistä ja muotoilusta
Työsopimuspohjaksi soveltuu parhaiten yksinkertainen taulukolla muotoiltu lomake. Sopimuspohjaa laadittaessa kannattaa huomioida, että Työsuhteeseen tuotavasta HTML-koodista karsitaan <style>–elementit, linkit ulkoisiin tyylitiedostoihin, sekä kaikki <body>–elementin ulkopuolelle jäävät osat. CSS-muotoilut ovat mahdollisia merkitsemällä muotoilu suoraan haluttuun elementtiin, esimerkiksi:
<table style=”font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;color: #000;”>Työsopimuspohjan luominen / muokkaus
Käyttäjällä tulee olla Ylläpitäjä-oikeustaso palveluun.
Hallinta
Työsopimuspohjan luominen
- Siirry Työsuhde -> Sopimukset -> Sopimuspohjat.
- Siirry sivun yläosassa kohtaan Lisää työsopimuspohja.
- Valitse pohjan tiedostomuoto
- Työsopimus tarkoittaa täytettävää HTML-muotoista työsopimuslomaketta
- Työsopimusliite, Työtodistus, Palkkakuitti, Provisioliite tarkoittaa staattista tiedostoa, joita ei voi muokata, vaan ovat liitteitä työsopimusta tehtäessä
- Valitse tietokoneelta haluamasi tiedosto. Anna pohjalle nimi ja kuvaus.
- Työsopimuksen tapauksessa, huomaa sivun alalaidassa malli. Muokkaamalla pohjaa, voidaan se personoida asiakaskohtaisiin tarpeisiin.
- Paina "Tallenna"
Työsopimuspohjan muokkaus
- Siirry Työsuhde -> Sopimukset -> Sopimuspohjat
- Voit kynä -kuvakkeen kautta muuttaa työsopimuspohjan nimeä, kuvausta ja pohjan tyyppiä.
- Mikäli kyseessä on Työsopimus, voit muokata täytettävää HTML-lomaketta painamalla "Muokkaa pohjaa"
- Katso lisätietoja alta kohdasta "Täytettävä lomake (HTML) luonti ja muokkaus"
- Muutosten jälkeen paina Tallenna.
Täytettävän työsopimuslomakkeen muokkaus
- Työsopimuspohjat -sivulta täytettäviä työsopimuksia voi muokata valitsemalla työsopimuspohjan kohdalta Muokkaa pohjaa josta aukeaa Työsopimuspohjan muokkausnäkymä.
- Sivun yläosassa on työkalurivi, jonka avulla voit määrittää työsopimuspohjan muotoilua.
- Luodaksesi uuden täytettävän tekstikentän, siirry työsopimuspohjassa haluamaasi kohtaan ja valitse 'Textbox'/'abc'-painike työkaluriviltä.
- Työsopimuspohjan päälle aukeaa INPUT-ikkuna, johon tulee määritellä tekstikentän nimi (Name) sekä täyttöoikeus (ID). Mikäli tietokentän sisältö tulee siirtää henkilön tietoihin, tulee kentän nimenä olla jokin esimääritellyistä tietokenttien nimistä. Lista käytettävistä tietokentistä esitetään alempana.
- HUOM: Kentän nimessä ei saa käyttää skandinaavisia tai muita erikoismerkkejä.
- Täyttöoikeudet (ID): kentälle tulee määrittää täyttöoikeus, joka kertoo ohjelmalle, kenellä on oikeus täyttää kyseinen kenttä. ta = työnantaja täyttää, tt = työntekijä täyttää ta,tt = molemmat voi täyttää.
- ID-kenttään voidaan merkitä lisämääre opt_ , joka tarkoittaa sitä että kenttä voidaan jättää täyttämättä esimiehen tai työntekijän toimesta. Muussa tapauksessa kenttä täytyy täyttää ennen kuin työsopimus voidaan hyväksyä.
- Tekstikenttä luodaan työsopimuspohjaan painettaessa OK-painiketta.
- Olemassa olevien täytettävien tekstikenttien muokkaus kannattaa tehdä lähdekoodi-näkymässä.
- Lähdekoodinäkymä on tarkoitettu edistyneemmille käyttäjille
- Pääset lähdekoodinäkymään painamalla 'HTML'-painiketta näkymän alaosasta
- Kun työsopimuspohja on valmis muista tallentaa muutokset sivun alalaidassa olevalla Tallenna- painikkeesta.
Työntekijän tietoihin liitetyt tietokentät
Mikäli täytettävän työsopimuslomakkeen täytettävän tekstikentän nimenä käytetään jotakin alla olevista, tallentuu kentän sisältö työntekijän tietoihin, kun työsopimus hyväksytään. Työsopimusta luodessa nämä tietokentät esitäytetään työntekijän tietokenttien perusteella.
Alla olevan listan lisäksi työsopimuksella voidaan vapaasti käyttää palveluun perustettuja lisätietokenttiä. Lisätietokenttien perustamisen yhteydessä kentälle voidaan antaa oma data_-tunnisteensa.
| Tietokentän nimi | Tietokentän tunniste pohjassa |
| Etunimi | data_etunimi |
| Sukunimi | data_lastname |
| Henkilötunnus | data_hetu |
| Sähköposti | data_email |
| Puhelinnumero | data_puhelinnumero |
| Tilinumero | data_tilinumero |
| BIC | data_BIC |
| Katuosoite | data_katuosoite |
| Postinumero | data_postinumero |
| Kaupunki | data_kaupunki |
| Työsuhteen alkupvm | data_aloituspvm |
| Työsuhteen lopetuspvm | data_lopetuspvm |
| Viikottainen työaika | data_viikkotunnit |
| Palkka | data_tuntipalkka |
| Oletuskuskohdenne | data_oletuskustannuspaikka |