Palveluun on helppo tuoda tapahtumia Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tapahtumien tuonti -toiminto mahdollistaa tuonnin käyttäen seuraavia tiedostotyyppejä: CSV, XLSX, XLS, ODS. Artikkelin liitteenä on esimerkkitiedosto tapahtumien tuomiseksi.
Tietojen valmisteleminen
- Tiedot voidaan lukea palveluun otsikkorivillä tai ilman otsikkoriviä. Otsikon sarakkeet voivat olla minkä nimisiä tahansa.
- Tapahtumia tuodaan henkilöille, joilla on palvelussa henkilönumero.
- Tapahtumatyypin koodit tulee asettaa ennen tietojen tuontia. Tapahtumatyyppien koodit asetetaan valitsemalla Nepton > Työaika > Työyhteisön asetukset > Ulkoiset palvelut > Tapahtumien tuonti.
- Tiedostossa yhden tapahtuman tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään.
- Jos yhdessä tiedostossa on yli 10 000 riviä, on suositeltavaa jakaa se useampaan tiedostoon.
- Aikamuodon esitystapa riippuu tapahtumatyypistä esim. työ 21.10.2019 08:00 ja 21.10.2019 16:00.
- Mikäli projekti on pakollinen, tämä tieto pitää olla tuontitiedostossa.
- Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia, näin tieto pysyy oikeanlaisena.
Tuonnissa käytettävät tietosisällöt.
Palveluun voidaan tuoda seuraavia tietosisältöjä. Luettaessa aineisto palveluun voidaan sarakkeiden sisältö valita. Tällöin sarakkeen otsikon nimi voi olla tiedostossa mitä vain, eikä otsikkorivi ole pakollinen. Alla on kuvattu eri tietosisällöt ja niiden oikea muoto.
| Tuotava tieto | Kuvaus |
|---|---|
| Henkilönumero | Pakollinen tieto. |
| Tapahtumatyypin koodi | Pakollinen tieto. Tuonnissa käytettävät tapahtumatyyppien koodit asetetaan valitsemalla Nepton > Työaika > Työyhteisön asetukset > Ulkoiset palvelut > Tapahtumien tuonti. |
| Alku/loppupäivä |
Alku/loppupäivän muotona on |
| Alku/loppuaika |
Alku/loppuaika formaattimuotona on Lisätäksesi koko päivän kestäviä tapahtumia aseta alkuajaksi 00:00 ja loppuajaksi 24:00. |
| Alku/loppu päivä ja aika |
Alku/loppupäivän muotona on Lisätäksesi koko päivän kestäviä tapahtumia aseta alkuajaksi 00:00 ja loppuajaksi 24:00. |
| Kuvaus | Kuvaus. |
| Projektikoodi #n | Enintään 6 projektia voi olla lisättynä tapahtumatyyppiin projektikoodin avulla.#n korvataan sillä numerolla kuinka monenneksi projektiksi tieto asetetaan. |
| Työlisä #n | Tapahtumaan liitettävä työlisän arvo. Kohteena käytettävä työlisä valitaan osana tuontia. #n korvataan sillä työlisän numerolla, jonka arvo asetetaan. |
| Kertymän arvon asetus (HH:MM) |
Muotona on 45:59 (45 tuntia ja 59 min). Sarakkeella, jossa on tapahtumatyypin koodi, valitaan mihin kertymään muutos vaikuttaa. Lomakertymän arvo suositellaan tuotavan aineistossa päivinä. Mikäli lomakertymä tuodaan tunteina niin yksi lomapäivä vastaa 24h arvoa. |
| Kertymän arvon asetus (Tunnit desimaaleina) |
Muotona on 7,33 (7 tuntia ja 20 min). Tapahtumatyypin koodi määrittää mihin kertymään muutos vaikuttaa. Lomakertymän arvo suositellaan tuotavan aineistossa päivinä. Mikäli lomakertymä tuodaan tunteina niin yksi lomapäivä vastaa 24h arvoa. |
| Kertymän arvon asetus (päivää) | Muotona on päivät lukuna. Desimaalieroitin on pilkku. Tapahtumatyypin koodi määrittää mihin kertymään muutos vaikuttaa. Lomakertymän arvo suositellaan tuotavan aineistossa päivinä. |
| Kertymän arvon muutos | Lisää tai vähentää kertymän arvoon +7:30 tai -7:30. Tapahtumatyypin koodi määrittää mihin kertymään muutos vaikuttaa. |
Tietojen tuonnin vaiheet
1. Valmistele tiedosto oikeilla sarakkeilla ja sisällöllä.
2. Tuodaksesi tapahtumat, valitse Työaika > Työkalut > Tapahtumatietojen tuonti.
3. Valitse tiedosto laitteeltasi.
4. Tarvittaessa valitse onko ensimmäinen rivi otsikko.
5. Tuonnin esikatselussa määritä jokaiselle sarakkeelle mitä tietoa se sisältää. Mikäli joidenkin sarakkeiden tiedot ovat tarpeettomia, voit ohittaa ne valitsemalla ’ohita sarake’. Ohitettujen sarakkeiden tietoja ei tuoda.
6. Palvelu tarkistaa tiedoston virheiden varalta ja korostaa virheelliset sarakkeet punaisella. Sarakkeessa olevan virheen näet napsauttamalla virheellistä saraketta hiirellä.
7. Kun tuotavista tiedoista ei löytynyt virheitä, palvelu palauttaa viestin "Tiedosto on valmis tuotavaksi. Tarkista huolellisesti ja napsauta "Tuonti", kun olet valmis."
8. Palvelu ilmoittaa, että tapahtumat on tuotu.
Esimerkki lomaoikeuden tuonnista
Lomaoikeudet voi tuoda palveluun excelillä alla olevan muotoisella tiedostolla
Vuosiloman asetus asetetaan aina kuukauden ensimmäiselle päivälle, esim. 14.4.2020 asetetaan 1.4.2020.
Kun tiedosto luetaan palveluun niin valitaan sarakkeita vastaavat otsikot. Solut esitetään vihreänä silloin kun sisällön muoto vastaa valittua saraketta. Tällöin aineiston voi tuoda palveluun.
