Tässä artikkelissa kerrotaan yleiset periaatteet tapahtumien kirjaamiseksi palveluun siten, että työajan tulkinta voidaan suorittaa yksiselitteisesti.
Kirjauksen kulku voidaan kuvata seuraavasti:
1. Aloitetaan työpäivä, leimataan Työ-Aloita
2. Käydään lounaalla, leimataan Ruokatauko-Aloita
3. Palataan töihin, leimataan Työ-Aloita/Jatka
4. Päätetään työpäivä, leimataan Työ-Lopeta.
Eli päivän alussa leimataan Aloita ja päivän lopussa leimataan Lopeta. Kaikki muut leimaukset päivän aikana voidaan tehdä Aloita/Jatka-leimauksina ja palvelu päättää automaattisesti edellisen leimauksen kun uusi tapahtuma aloitetaan.
Tällä saadaan yhtäjaksoinen kirjausketju ja työajan tulkinta voidaan tehdä yksiselitteisesti. Jos kirjauksista ei muodostu yhtäjaksoinen ketju, esim. automaattinen ruokatauko ei mahdollisesti muodostu oikein.
Helpoin tapa tehdä leimaukset edellä kuvatulla tavalla on käyttää reaaliaikaisia leimauksia. Siihen palvelussa on useampi vaihtoehto: mobiilileimaus, työaikapääte sekä nykytila-näkymä. Myös kalenteri-/taulukkonäkymässä voidaan leimata reaaliaikaisesti.