Huom! Työvuorojen tuonnissa tulee käyttää ajastettua tapahtumien tuontia tai ajastetun tapahtumien tuonnin käsiajoa. Voit lukea siitä lisää täällä.
Palveluun on helppo tuoda tapahtumia manuaalisesti Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tapoja tuoda työajan manuaaliseen tapahtumien tuontiin on kaksi, Työkaluvalikon Tapahtumatietojen tuonti tai Integraatiovalikon Tapahtumien tuonti. Tässä artikkelissa käydään läpi Integraatiovalikon tapahtumien tuonti toiminnallisuus ja sille vaadittavat määritykset. Artikkelin lopussa liitteenä on esimerkkitiedosto tapahtumien tuomiseksi.
Määritykset tapahtumien tuomiseen tehdään valikossa Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Ulkoiset palvelut -> Tapahtumien tuonti. Tapahtumien tuonnin määritykset tulee tehdä ennen ensimmäisen aineiston lataamista käyttöliittymästä tai ennen ensimmäistä aineiston ajastettua lataamista. Integraatio valikon kautta tehty manuaalinen tapahtumien tuonti vaatii samoja määrityksiä kuin ajastuksella tehty lataus. Ajastetussa latauksessa tulee alla olevan lisäksi määritellä siirron lisäasetuksia. Lisäasetuksista voi lukea täältä.
Aineiston asetuksissa määritellään kuinka monta päivää historiaan aineiston rivejä käsitellään. Nämä rivit käsitellään siten, että aineisto muodostaa palveluun ne tapahtumat, joita ei ole henkilön kalenterissa. Tapahtumat, jotka ovat poistuneet siirrettävästä aineistosta poistetaan henkilön kalenterista. Tällä tavalla kalenterissa esitettävät poissaolot sisältävät aina saman tiedon kuin siirrettävällä aineistolla. Lähdejärjestelmän tulee muodostaa siirrettävä aineisto myös silloin, kun aineistossa välitettäisiin ainoastaan poistuvia rivejä.
Tietojen tuonnin vaiheet
1. Määrittele tapahtumien tuonnin asetukset
Tapahtumien tuonnin asetuksissa tulee määritellä seuraavat tiedot. Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Ulkoiset palvelut -> Tapahtumien tuonti.
- Kuvaus. Tällä kentällä annetaan informatiivinen tekstitieto siitä, miten tapahtumien tuonnin asetukset on määritetty.
- Henkilö, joka näytetään tapahtumien luojana tapahtumien tuonnissa käyttöliittymän kautta, ja jonka nimissä ollaan kirjauduttuna Neptoniin sisään. Käytettäessä manuaalista ajoa, tulee olla kirjattuna Neptoniin samalla käyttäjällä kuin ajastetussakin ajossa. Jos aiemmin on tuotu tapahtumia sisään käyttäjänä esim. Import User ja sen jälkeen eri käyttäjä tuo saman aineiston tapahtumia sisään, tulee tapahtumat kalentereihin tuplana. Oletusarvona 'Ei kukaan'.
- Menneiden päivien määrä siirtotiedostossa. Tällä kentällä määritellään, kuinka pitkän ajanjakson osalta tapahtumia on aineistossa. Mikäli asetus on määritelty niin tapahtumien tuonti voi myös poistaa tapahtumia. Kaikki ne määritellyn aikaikkunan sisällä olevat tapahtumat poistetaan, jotka eivät ole aineistossa ja ovat henkilön 'tapahtumien luojan' tallentamia.
- Hyväksy tapahtumat tuonnin yhteydessä. Mikäli asetus asetetaan päälle niin tapahtuman hyväksyjäksi asetetaan tapahtumalle asetettu tapahtuman luoja.
- Palveluun perustettujen tapahtumatyyppien koodit. Tapahtumien tuonnilla tapahtumatyyppi muodostuu aineistossa siirretyn koodin mukaisena. Tapahtumatyyppien koodit asetetaan valitsemalla Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Ulkoiset palvelut -> Tapahtumien tuonti.
Esimerkiksi jos koodit ovat asetettu yllä olevan esimerkin mukaisesti ja tuontitiedostossa on asetettu tapahtumatyypin koodiksi "4", tuodaan tapahtuma vuosilomana.
Jos useita koodeja tarvitaan saman tapahtumatyypin luontiin, voidaan koodit lähettää pilkulla eriteltyinä esim. 1, 4. Jos koodissa itsessään tarvitaan pilkku, tulee se ympäröidä heittomerkeillä, esim. "1,2".
- Jos tuontitiedosto sisältää otsikkorivin sarakkeille, aseta Sarakkeiden järjestyksellä on väliä arvoon Ei.
Tällöin tiedoston kunkin sarakkeen otsikon nimen on vastattava sarakkeen otsikkoa ja kentän määritelmää asetuksissa. Esimerkiksi:
- Jos tuontitiedot eivät sisällä sarakkeiden otsikkoriviä, aseta Sarakkeiden järjestyksellä on väliä arvoon Kyllä.
Valitse sarakkeen otsikkokenttä siinä järjestyksessä, jossa sarakkeet näkyvät tiedostossa.
Esimerkiksi:
2. Muodosta aineisto oikeilla sarakkeilla ja sisällöllä
Siirtoaineiston tietosisällöt
Tapahtumalle voidaan tuoda seuraavia tietosisältöjä. Aineiston tuonnin yhteydessä voidaan valita sarakekohtaisesti minkä tietosisällön sarake sisältää. Tästä syystä sarakkeen otsikon tiedostossa ei tarvitse täsmätä tuotavan tietosisällön otsikkoon, eikä otsikkorivi ole pakollinen. Alla on kuvattu eri tietosisällöt ja missä muodossa tieto tulee olla sarakkeella. Aineiston tulee sisältää pakolliseksi merkityt tiedot.
| Tuotava tieto | Kuvaus |
|---|---|
| Henkilönumero | Pakollinen tieto. |
| Tapahtumatyypin koodi |
Pakollinen tieto. Tuonnissa käytettävät tapahtumatyyppien koodit asetetaan valitsemalla Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Ulkoiset palvelut -> Tapahtumien tuonti #1 (tai muu tapahtumien tuonti jos useita käytössä) -> Tapahtumatyyppien koodit.
Esimerkiksi jos koodit ovat asetettu yllä olevan esimerkin mukaisesti ja tuontitiedostossa on asetettu tapahtumatyypin koodiksi "4", tuodaan tapahtuma vuosilomana. Jos useita koodeja tarvitaan saman tapahtumatyypin luontiin, voidaan koodit lähettää pilkulla eriteltyinä esim. 1, 4. Jos koodissa itsessään tarvitaan pilkku, tulee se ympäröidä heittomerkeillä, esim. "1,2". |
| Poissaolotyypin tunnus |
Mikäli luodaan poissaolo, tässä kentässä määritellään poissaolotyypin tunnus. Poissaolotyyppien tunnukset määritetään työyhteisön asetuksissa Ulkoiset palvelut -> Tapahtumien tuonti #1 (tai muu tapahtumien tuonti, jos useita käytössä) -> Poissaolotyyppien koodit. |
| Aloituspäivä ja -aika / Lopetuspäivä ja -aika |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen päivä ja aika, esimerkiksi. 2020-01-01 13:00:00. Ajat käsitellään käyttäjän paikallisena aikana ja näytetään kuten on tuotu. |
| Aloituspäivä ja -aika UTC / Lopetuspäivä ja -aika UTC |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen päivä ja aika, esimerkiksi. 2020-01-01 13:00:00. Ajat käsitellään UTC-aikavyöhykkeen aikana ja konvertoidaan Helsingin aikavyöhykkeeseen. |
| Aloituspäivä / Lopetuspäivä |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen päivämäärä 2020-01-01 tai 01.01.2020 |
| Aloitusaika / Lopetusaika |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen kellon aika 24 tunnin muodossa, esimerkiksi 16:00 tai 1600. Ajat käsitellään käyttäjän paikallisena aikana ja näytetään kuten on tuotu. |
| Kuvaus | Kuvaus. |
| Ulkoinen tunniste |
Tapahtuman ulkoinen tunniste. Jos ulkoisella tunnisteella löytyy jo olemassaoleva tapahtuma, tapahtuman tiedot päivitetään. Huom! Ulkoinen tunniste on tarkoitettu asetettavaksi integraatiokäyttäjän toimesta, kun tapahtuma tuodaan ulkoisesta järjestelmästä. |
| Projektikoodi #n | Tuonnin yhteydessä voidaan viedä 6 projektia per tapahtuma käyttäen eri sarakkeita Ensimmäinen projektikoodi, toinen projektikoodi jne. Projektikoodit määritetään projektien hallinnassa. Jos tapahtumalle ei ole määritetty projektia, käytetään kohdehenkilön oletusprojektia. |
| Työlisä #n | Tapahtumaan voidaan liittää työlisiä käyttämällä Työlisän koodeja (1 Työlisä per sarake), jotka ovat asetettu Työlisät-asetuksissa. Tuonnin yhteydessä tuodaan arvona paljonko työlisää halutaan kirjata tapahtumalle esim. 1h/kpl/€, riippuen työlisän tyypin määrityksistä. |
| Kertymän arvon asetus (tunnit desimaaleina) |
Asettaa kertymän arvon, arvo annetaan tunnit desimaaleina -muodossa. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon asetus. |
| Kertymän arvon asetus (TT:MM) |
Asettaa kertymän arvon, arvo annetaan TT:MM -muodossa. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon asetus. |
| Kertymän arvon asetus (päivää) | Asettaa kertymän arvon, arvo annetaan päivissä. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon asetus. |
| Kertymän arvon muutos (+tunnit desimaaleina) | Lisää tai vähentää kertymän arvoa, muutos annetaan tunnit desimaaleina -muodossa. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon muutos. |
| Kertymän arvon muutos (+TT:MM) | Lisää tai vähentää kertymän arvoa, muutos annetaan TT:MM -muodossa. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon muutos. |
| Kertymän arvon muutos (+päivää) | Lisää tai vähentää kertymän arvoa, muutos annetaan päivissä. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon muutos. |
3. Tuo tapahtumat
Tuodaksesi tapahtumat, valitse Työaika -> Hallinta -> Integraatio -> Tapahtumien tuonti.
Huom! Käytettäessä manuaalista ajoa, tulee olla kirjattuna Neptoniin samalla käyttäjällä kuin ajastetussakin ajossa.
- Valitse tiedosto laitteeltasi -> Tapahtumatietojen tuonti.