Vuorokalentereiden avulla voidaan suunnitella vuorotyötä eri kokoisille työntekijäryhmille etukäteen, samalla kuitenkin säilyttäen joustava reagoiminen mahdollisiin muutoksiin. Vuorokiertojen mallintamisesta on tehty helppoa vuorokalenterien avulla. Suunniteltuihin vuoroihin voidaan myös tehdä nopeasti muutoksia ja poikkeuksia.

Vuorokalenterien mukaiset vuorot ja niihin tehdyt poikkeukset ovat läpinäkyvästi työntekijöiden saatavilla. Lisäksi vuorokiertoon ja siihen tehtyihin muutoksiin perustuva palkkadata voidaan viedä sujuvasti eri palkanlaskennan järjestelmiin. Näin palkat ovat aina oikein poikkeuksillisista vuoroista huolimatta.

Vuorokalenterit sopivat mihin tahansa toistuvaa vuorokiertoa hyödyntävään yritykseen. Toiminnon työkalut mahdollistavat helpon ja nopean käyttöönoton, hallinnoinnin ja seurannan.

Vuorokalenterit sisältyvät vain palvelutasoon Complete.

Vuorokalenterit ja lomat

Vuorokalenteri sisältää tiedot työvuoroista, lepoajasta ja lomista ryhmäkohtaisesti tietyllä ajanjaksolla. Työntekijät liitetään vuororyhmiin, jolloin he näkevät omat aikataulunsa.

Kun lomia ei pidetä vuororyhmien mukaisissa ryhmissä, luodaan lomasuunnittelua varten erikseen lomakalenteri ja siihen liittyvät lomaryhmät. Lomakalenterin suunnitellut tapahtumat yliajavat vuorokalenterin suunnitellut tapahtumat.

Työnkulku

Alla on kuvattu työnkulku vuorokalentereita käytettäessä. Tutustu myös Vuorokalentereiden käyttöönotto -artikkeliin, josta löydät tarkemman kuvauksen kustakin työvaiheesta.

1. Suunnitelma

• Luo vuorokalenteri, jossa toistuu kunkin vuororyhmän työvuorot tulevalle suunniteltavalle jaksolle.
• Muokkaa ja lisää tarvittavat suunnitteluhuomiot (esim. Odotetut keskeytykset, huoltokatkot, vuoromuutokset, jne).
• Mikäli tarpeen, luo lomakalenteri työntekijäryhmille. Lomakalenterin tapahtumat yliajavat työvuorot.
• Hallinnoi työntekijöiden työ- ja lomakalentereita heidän ryhmäjäsenyyksiensä kautta.

2. Julkaise

• Julkaise vuoro- ja lomakalenterit
• Työntekijät ja esihenkilöt näkevät vuorokalenterinsa Neptonin Työaika-osiossa

3. Reagoi ja hallinnoi

• Työntekijät seuraavat vuorokalenteriaan ja kirjaavat työaikaansa Työaika-osiossa. He näkevät mahdolliset poikkeukset normaalivuoroihinsa ja suunnitteluhuomiot.
• Kun reaaliaikaisia muutoksia tarvitaan, tee ne käyttäen Vuorosuunnittelun Suunnittelunäkymän työkaluja.

Sanasto

• Vuorokalenterit - Toiminnon nimi. Työntekijäryhmien kalenteri, joka sisältää työvuorot, lepoajan ja lomat.
• Lyhenteet ja vuorotyypit - Tapa, jolla suunnitellut vuorot ja poissaolotyypit tunnistetaan.
• Vuorokalenteri ja Vuorokalenterityypit - Vuorosuunnitelma johon henkilöt liitetään, jotta he näkisivät heille suunnitellun aikataulun
  • Vuorokalenteri - Vuorokalenteri sisältää työvuorot, lepo-/poissaoloajat ja poissaolot työntekijäryhmistä.
  • Lomakalenteri - Lomakalenteri sisältää tiedot poissaolotapahtumista, jotka yliajavat työvuorot, kun vuorokalenteri ja lomakalenteri yhdistetään. Työntekijä voi kuulua eri vuoro- ja lomakalentereiden ryhmiin.
• Vuororyhmät - Työntekijät liitetään vuororyhmään, jotta he näkevät kyseiselle ryhmälle suunnittelut vuorot ja poissaolot tietylle ajalle.
• Vuorokalenterijaksot - Vuorot suunnitellaan ja julkaistaan tietyille ajanjaksoille kerrallaan. Näitä kutsutaan Vuorokalenterijaksoiksi.
• Vuorokalenterijaksojen vuororyhmät - Jokaiselle vuorokalenterijaksolle määritetään mitkä vuororyhmät ovat jaksolla käytössä.
• Vuororyhmien vuorokierrot - Toistuva työvuoro/poissaolomalli, jota kuvataan lyhenteellä, joka helpottaa ja nopeuttaa vuorojen suunnittelua. Nämä määritellään jokaiselle vuorokalenterijaksolle.
• Vuorokalenterijakson kalenteri - Kalenterinäkymä, joka näyttää ryhmät ja työvuorot jaksolla. Tätä näkymää käytetään suunnitelman tarkasteluun, muutosten tekemiseen ja huomioiden lisäämiseen ennen julkaisua.
• Vuoropoikkeama - Muutos, joka poikkeaa toistuvasta vuorojen ja poissaolojen mallista. Tämä näytetään muista merkinnöistä eriävällä tavalla, jotta se huomataan helposti. Tämä on erityisen tärkeää etenkin sellaisille työntekijöille, joilla työvuoromalli toistuu pitkiä aikoja samana.

Käyttöönotto

Tarvittavan tiedon Vuorokalentereiden käyttöönottoa varten saat Vuorokalentereiden käyttöönotto -artikkelista.