Tähän artikkeliin on koottu käytännön vinkkejä ja ohjeita Vuorokalenterien päivittäiseen käyttöön ja seurantaan. Artikkeli on suunnattu työntekijöille, esimiehille, suunnittelijoille sekä hallinnoijille.

Vuorokalenterien käyttö

Työntekijät

Kun työntekijästä tulee julkaistun Vuorokalenteriryhmän ja mahdollisesti lomakalenteriryhmän jäsen, hän näkee heti julkaisun jälkeen asianmukaiset sunnitellut tapahtumat ja lepoajat Työaika-osiossa, myös mobiiliversiossa.

Työntekijät voivat kirjata työaikaa normaalisti ja laskenta ottaa huomioon suunnitellut työvuorot ja kirjatut merkinnät.

Alaiset

Esimiehet näkevät alaistensa suunnitellut työvuorot, kirjatut tapahtumat ja poikkeamat heidän Työaika-kalentereissaan. Jos merkityt tapahtumat eroavat suunnittelluista tarpeeksi, niistä huomautetaan hyväksyntänäkymässä ja raporteissa.

Jos esimiesten on tarve tehdä suunnitelmamuutoksia alaisilleen, he voivat luoda Vuoropoikkeamia käyttämällä Vuorosuunnittelu-näkymän työkaluja. Avaa Vuorosuunnittelu-näkymä, suodata näkyviin haluttu kalenteri ja muokkaa alaisen suunniteltua tapahtumaa ennen sen julkaisua. Julkaistut poikkeamat näkyvät alaisille heti ja niihin voidaan sisällyttää huomautus, joka voi kertoa esim. syyn muutokselle.

Lue myös luku Suunnitteluoikeudet esimiehille, joka löytyy alta.

Suunnitteluoikeudet esimiehille

Prosessista riippuen esimiehet saattavat hyväksyä ja tehdä muutoksia alaistensa suunniteltuihin tapahtumiin, lepoaikoihin ja lomiin. Tässä tapauksessa he tarvitsevat ensin suunnitteluoikeudet kyseiseen Vuorokalenteriin.

Nämä oikeudet annetaan näkymässä Vuorosuunnittelu > Toimipisteet > valitse tarvittava kohde. Otsikon "Suunnittelutason henkilöt" alla, lisää esimies. Jos esimies on kalenterin jäsen, merkitse hänet myös "Kyllä" kenttään "Resursoitavissa suunnittelutasolle". Tämän jälkeen esimies näkee suunnittelunäkymässä omat alaiset sekä vuorokalenterin, jonka toimipisteen resurssiksi hänet on lisätty.

Huomaa, että pääsy Vuorosuunnittelu-näkymään on rajattu roolioikeuksilla. Lisätietoa oikeuksista saa täältä.

Reagointi reaaliaikaisiin muutostarpeisiin

Suunnitelma harvoin pysyy muuttumattomana, joten on olennaista, että muuttuviin tilanteisiin voidaan reagoida ja muutoksia voidaan tehdä ilman, että menetetään kokonaiskuva.

Alla löydät ohjeita yleisimpiin tilanteisiin tähän liittyen.

Suunniteltujen tapahtumien vaihto/muuttaminen

Monet tilanteet vaativat muutoksia käyttäjän suunniteltuihin tapahtumiin. Tämä tapahtuu Vuorosuunnittelu-näkymässä:

1. Valitse tarvittava Yksikkö ja suodata näkyviin haluamaasi Vuoro- tai Lomakalenteriin liittyvä näkymä.
2. Etsi käyttäjä, jonka vuoroa haluat muuttaa.
3. Muokkaa vuoroa. Sen jälkeen vuoro näkyy poikkeamana, joka tulee julkaista.
4. Julkaise muutos.
5. Kyseisen käyttäjän Työaika-kalenteri ja mobiilinäkymä päivitetään heti ja poikkeama näytetään heidän Vuorokalenterissaan.

Uudet työntekijät

Kun tulee uusia työntekijöitä, he eivät heti näe mitään Vuorokalenteria. Heidät voidaan liittää kalenteriin joko Työsuhde-osiossa tai Vuorosuunnittelussa:

• Työsuhde > Näytä tiedot -painike
• tai Vuorosuunnittelu > Vuorokalenterit > haluttu kalenteri > Jäsenet

Joustavat resurssit

Joskus on hyödyllistä pitää ylimääräisiä työntekijöitä Vuorokalenterissa vaikka he eivät suoranaisesti sitä seuraa. Tämä tarkoittaa sitä, että he eivät normaalisti näe kalenterin suunniteltuja tapahtumia mutta he ovat näkyvissä Vuorosuunnittelu-näkymässä käytettävinä resursseina ja heidät voidaan tarvittaessa kiinnittää suunniteltuihin tapahtumiin.

Tämän voi toteuttaa seuraavalla tavalla:

1. Siirry näkymään Vuorosuunnittelu > Toimipisteet > valitse haluttu toimipiste.

2. "Suunnittelutason henkilöt" -otsikon alla lisää käyttäjä ja merkitse hänelle "Kyllä" valikossa "Resursoitavissa suunnittelutasolle".

Ryhmäjäsenyyksien ylläpito

Lisätietoa aiheesta täällä, otsikon "Hallinnoi ryhmäjäsenyyksiä" alla.

Usein kysyttyä

Lisäämme tähän kohtaan vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin, kun niitä tulee.