Kun vuorokalenteri on luotu ja vähintään yksi vuorokalenterijakso on julkaistu, tulee varmistaa, että oikeat työntekijät näkevät heille kuuluvat suunnitellut työvuorot. Tämä edellyttää vuororyhmien jäsenyyksien ajantasaista ja huolellista hallinnointia. Vuororyhmän jäsenyyksiä voidaan hallinnoida vasta sen jälkeen, kun vähintään yksi jakso, jossa kyseistä vuororyhmää käytetään, on julkaistu.
Vuororyhmätiedon merkitys
Vuororyhmätiedon perusteella työntekijälle muodostuvat suunnitellut vuorot vuorosuunnittelun suunnittelunäkymään sekä työvuorot työaikakalenteriin. Koska suunnitellut vuorot määrittävät usein myös työpäivän pituuden ja vaikuttavat työajan laskentaan, on tärkeää, että työntekijällä on aina oikea vuororyhmätieto voimassa oikeasta päivämäärästä alkaen.
Henkilön lisääminen vuororyhmäään
Työntekijä voidaan lisätä vuororyhmään usealla eri tavalla. Kaikissa tavoissa perusperiaate on sama: henkilölle lisätään vuororyhmätieto ja määritetään Alkaen-päivämäärä, josta lähtien vuorot muodostuvat. Lisäys voidaan tehdä seuraavilla tavoilla:
Henkilön tiedot -sivulla manuaalisesti
Vuorokalenterin Jäsenet-välilehdellä manuaalisesti
Henkilötuonnilla. Suurten henkilömäärien osalta vuororyhmät kannattaa hallinnoida henkilötuonnin avulla.
Vuororyhmää lisättäessä on tärkeää huomioida, että Alkaen-päivämäärä määrittää, mistä päivästä lähtien vuorot muodostuvat. Vuorot näkyvät kyseisestä päivämäärästä alkaen sekä suunnittelunäkymässä että työaikakalenterissa.
Henkilön vuororyhmän muuttaminen
Jos henkilön vuororyhmä vaihtuu, hänelle tulee aina lisätä uusi vuororyhmätieto sen sijaan, että olemassa olevaa vuororyhmää muutettaisiin. Jos vuororyhmä vaihdetaan pelkästä vetovalikosta, muuttuvat myös henkilön aiemmat vuorot kalenterilla vuororyhmän vaihdoksen myötä, mikä ei ole toivottua. Vuororyhmä voidaan muuttaa samoilla tavoilla kuin se lisätään: henkilötiedoissa, Vuorokalenterin Jäsenet-välilehdellä tai henkilötuonnilla.
Henkilön poistaminen vuororyhmästä
Kun työntekijä ei enää kuulu vuorosuunnittelun piiriin eikä hänelle tule enää muodostua vuoroja vuorokalenterista, vuororyhmäjäsenyys tulee päättää hallitusti. Oikea tapa on lisätä henkilölle uusi vuororyhmämerkintä, jossa vuororyhmäksi valitaan "-" (tyhjä vuororyhmä), ja määrittää Alkaen-päivämäärä, josta lähtien vuoroja ei enää muodostu. Tämä katkaisee vuorojen muodostumisen hallitusti ilman vaikutusta aiempiin vuoroihin.
Henkilön vuororyhmää ei tule koskaan poistaa ruksista. Vuororyhmän poistaminen ruksilla poistaa henkilön vuorot työaikakalenterista, ja vaikutus ulottuu takautuvasti koko sille ajalle, jolloin vuororyhmä on ollut voimassa.
Jos vuororyhmä on jo poistettu henkilöltä ruksilla, vuoropoikkeukset eivät poistu automaattisesti. Tällöin henkilö tulee lisätä vuorokalenterin toimipisteen resurssiksi ja poistaa vuorot manuaalisesti.
Järjestelmän antamat varoitukset
Kun henkilön vuororyhmätietoa muokataan Vuorokalenterin Jäsenet-välilehdellä tai Henkilön tiedot -sivulla, järjestelmä antaa toiminnosta varoituksen, joka vaihtelee tehtävän toimenpiteen mukaan. Varoitus näytetään erikseen sen mukaan, ollaanko vuororyhmää lisäämässä uutena merkintänä, muuttamassa olemassa olevaa vuororyhmää suoraan arvoa vaihtamalla vai poistamassa vuororyhmä ruksista. Näin käyttäjä saa aina tiedon siitä, millaisia vaikutuksia kyseisellä toimenpiteellä on henkilön vuoroihin ja työaikahistoriaan ennen muutoksen vahvistamista.