Käyttöoikeusryhmät

Tämä on uusi ominaisuus. Aiomme laajentaa ominaisuutta jatkossa uusilla oikeuksilla, joten kannattaa ottaa sivu seurantaan.

Tässä artikkelissa kerrotaan käyttöoikeusryhmien käyttöönotosta ja hyödyntämisestä organisaatiossa. Käyttöoikeusryhmät mahdollistavat tarkkaan määritellyn oikeuksien hallinnan Neptonissa. Käyttöoikeusryhmässä voidaan määritellä mihin tietoihin käyttäjällä on katseluoikeudet ja mihin tietoihin muokkausoikeudet. Käyttöoikeusryhmiä käytetään uuden konseptin, pääsy henkilöryhmiin, kanssa. Tämä mahdollistaa käyttäjille erilaisten oikeuksien antamisen eri henkilöryhmiin. Käyttäjän ei tarvitse olla henkilöryhmän jäsen, vaan hänelle annetaan pääsy valittuihin henkilöryhmiin.

Käyttöoikeusryhmät soveltuvat erityisesti isojen yritysten tarpeisiin ja mahdollistavat tarkan pääsynhallinnan organisaatiorakenteen ja roolien mukaisesti. Käyttöoikeusryhmiä luodessasi voit ottaa tietosuojan huomioon erityisellä tavalla, koska voit antaa käyttäjille pääsyn ainoastaan niihin tietoihin ja niihin ryhmiin, joita he roolissaan tarvitsevat.

Käyttöönotto

Tässä lyhyt ohje käyttöoikeusryhmien käyttöönottoon:

1. Henkilöryhmien luominen: Mikäli organisaatioon ei ole vielä luotu henkilöryhmiä, luodaan sopivat henkilöryhmät, jotka edustavat organisaatiorakennetta, tiimejä tai rooleja. Tämä tehdään osiossa Työaika > Hallinta > Henkilöryhmät.

2. Käyttöoikeusryhmän luominen: Luodaan käyttöoikeusryhmä, johon määritellään halutut oikeudet, kuten tiettyjen tietojen katseluoikeudet ja tiettyjen tietojen muokkausoikeudet. Tämän pääsevät tekemään "Ylläpitäjä", "Henkilöstöhallinto" ja "Palkkahallinto"-rooleissa olevat osiossa Työsuhde > Oikeudet > Käyttöoikeusryhmät.

3. Asetetaan oikeudet henkilön tiedoissa: Valitaan henkilö, jolle halutaan antaa oikeuksia. Henkilön tiedoissa kohdassa Pääsy henkilöryhmiin valitaan käyttöoikeusryhmä, joka määrittelee mitä oikeuksia henkilöllä on. Tämän lisäksi valitaan henkilöryhmä, joka määrittelee, mihin ryhmään henkilöllä on kyseiset oikeudet. Pääsy henkilöryhmiin kenttää pääsevät muokkaamaan "Ylläpitäjä", "Henkilöstöhallinto" ja "Palkkahallinto"-rooleissa olevat.

Mikäli henkilölle on asetettu useita oikeuksia eri henkilöryhmiin siten, että ne ovat päällekäisiä (henkilöllä on useampi kuin yksi suhde henkilöryhmään, suoraan tai periytymisen kautta), käyttöoikeudet yhdistyvät.

Esimerkkejä käyttötapauksista

Vastaanottovirkailija

• Luodaan käyttöoikeusryhmä nimeltä "Vastaanottovirkailija", jolla on oikeudet nähdä ihmisten nimet ja puhelinnumerot sekä muokata RFID-tunnisteita.
• Vastaanottovirkailijana toimivalle henkilölle annetaan "Vastaanottovirkailijan" oikeudet suhteessa henkilöryhmään, joka edustaa fyysistä sijaintia esim. Espoon toimipistettä. Espoon toimipiste -henkilöryhmällä voi olla useita alaryhmiä.
• Vastaanottovirkailijalla on nyt pääsy etsiä ja tarkastella kaikkia Espoossa työskenteleviä henkilöitä, nähdä heidän nimensä ja puhelinnumeronsa sekä muokata/lisätä RFID-tunnisteita vastaanoton tiskillä, joita tarvitaan rakennukseen pääsyyn.

Maan raportoija

• Luodaan käyttöoikeusryhmä nimeltä "Raportoija", jolla on oikeudet ainoastaan tarkastella ja raportoida ei-sensitiivisiä työaikatietoja, kuten tapahtumien tunteja, projekteja ja perustietoja poissaoloista.
• Maan raportoinnista vastaavalle henkilölle annetaan "Raportoijan" oikeudet yhdistettynä maatason henkilöryhmään, joka mahdollistaa kyseisen maan kaikkien työaikatietojen raportoinnin.

Työajan oikeudet

Tällä hetkellä tuetut työajan oikeudet, jotka voidaan antaa käyttöoikeusryhmällä (merkattu x:llä).

Henkilötietokenttien oikeudet

Kaikkiin henkilötietokenttiin voidaan antaa oikeudet käyttöoikeusryhmällä.