Nepton Palkoissa palkkalaskelmat päivittyvät automaattisesti työntekijöiden, esimiesten ja palkanlaskijoiden antamien tietojen mukaan. Tämä mahdollistaa sen, että mahdolliset virheet ja ongelmat voidaan havaita ja korjata jo ennen palkkapäivää.
Palkkalaskelmamme ovat helppolukuisia. Niissä on käytetty selkeitä termejä ja ryhmittelyjä.
Työnkulku: Tapahtumat, poissaolot ja hyväksynnät
Kun käytät Nepton Palkkoja, palkkalaskelmat päivittyvät automaattisesti työajan tapahtumien perusteella. Jotta automaatiosta saataisiin paras hyöty, suosittelemme, että työntekijät kirjaisivat työaikansa ja poissaolonsa mahdollisimman pian, mieluiten reaaliajassa. Esihenkilöiden tulisi tarkistaa ja hyväksyä nämä tiedot säännöllisesti, varmistaen, että kaikki tapahtumat on kirjattu ja hyväksynnät tehty ennen palkkakauden aineistopäivää.
Selkeyden vuoksi palkkalaskelma voi olla eri tiloja. Nämä tilat on kuvattu alla.
Palkkalaskelman eri tilat
Odottaa
Palkkalaskelma on muodostettu automaattisesti työntekijän HR-tietojen sekä asiaankuuluvien työaika- ja poissaolomerkintöjen perusteella. Palkkalaskelma päivittyy välittömästi, kun näihin tietoihin tehdään muutoksia. Jos palkanlaskija on tehnyt manuaalisia lisäyksiä tai muokkauksia, ne sisällytetään myös laskelmaan.
Luonnos
Palkkajakson aineistopäivä on mennyt, ja palkanlaskija on aloittanut jakson palkanlaskennan. HR- ja tapahtumatietojen muokkaukset näkyvät jatkossa palkkalaskelmalla ainoastaan siinä tapauksessa, jos palkanlaskija on erikseen hyväksynyt ne osaksi luonnosta. Tämä tarkoittaa, että palkkalaskelma ei päivity välittömästi työajan muutosten jälkeen.
Valmis
Palkanlaskija on viimeistellyt palkkalaskelman ja merkinnyt sen yrityksen hyväksyntää ja maksua varten. On epätodennäköistä, että muutoksia tehdään tämän jälkeen, mutta palkanlaskija saa joka tapauksessa tiedon työajan muokkauksista palkanlaskentaan. Palkanlaskija voi valita, tekeekö hän vielä muutoksia vai käsitelläänkö muutokset seuraavalla palkkalaskelmalla.
Maksettu
Palkka on laitettu maksuun palkkalaskelman mukaisesti. Sitä ei voi enää muuttaa. Mahdolliset korjaukset käsitellään osana uutta palkkalaskelmaa.
Mistä näen palkkalaskelmat?
Henkilön palkkalaskelmat ovat nähtävissä kolmessa eri paikassa:
-
Nepton > Työaika > Työtunnit > Tapahtumat kalenterissa > Palkka
Näet nykyiset ja äskettäiset palkkalaskelmat erittelyineen. -
Nepton > Työsuhde > Omat tiedot / Valitun henkilön tiedot > Palkkalaskelmat
Kaikki henkilön palkkalaskelmat ovat nähtävissä täällä. -
Nepton > Palkat
Palkanlaskijat voivat tarkastella odottavia, luonnoksia, valmiita ja maksettuja laskelmia täällä.
Kuka voi nähdä palkkalaskelmat?
Palkkalaskelmien ja muiden palkkatietojen katseluoikeudet määritellään roolien mukaan. Katso lisää täältä.
Ongelmatilanteet
Palkkalaskelmassa on virhe
- Jos palkkalaskelma vaikuttaa virheelliseltä, tarkista ensin, että kaikki työtapahtumat on merkitty oikein kyseiselle ajanjaksolle.
- Jos tapahtumat ja päiväkohtaiset yhteenvedot ovat oikein, ota yhteys esimieheesi varmistaaksesi, että palkkaan vaikuttavat HR-tiedot ovat ajan tasalla.
- Mikäli et saa ongelmaa ratkaistua ohjeidemme avulla, ota yhteyttä organisaation Nepton-pääkäyttäjään ja/tai palkanlaskijaan.
En näe palkkalaskelmaa
Palkkalaskelmat muodostuvat automaattisesti reaaliajassa, kunhan kaikki tarvittavat HR-tiedot ovat järjestelmässä. Tämä automaatio tapahtuu ainoastaan, jos kaikki palkanlaskentaan tarvittava tieto on täydennetty henkilölle. Laskelman muodostuminen voi kuitenkin viivästyä seuraavista syistä:
- Työtapahtumia ei ole vielä merkitty seuraavalle maksujaksolle - Laskelmat näkyvät vain, kun palkkajakson aikana on työtapahtumia. Tulevaisuuden laskelmat muodostuvat enintään kahden kuukauden ajalta.
- Maksuryhmä on asetettu väärin - Tarkista maksuryhmä Työsuhde > Omat tiedot -sivulta. Esimies voi yleensä päivittää ryhmän tarvittaessa.
- Pakollisia HR-tietoja puuttuu - Esimies voi tarkistaa, että kaikki tarvittavat henkilötiedot on tallennettu Neptoniin.
Miten korjaukset tulisi käsitellä?
Mahdolliset muutokset työaika- ja poissaolotietoihin voidaan käsitellä välittömästi. Riippuen palkanlaskennan tilasta, vaikutukset otetaan huomioon tulevassa palkassa tai seuraavassa laskelmassa. Lue lisää korjauksista täältä.