Tässä ohjeessa kerrotaan, miten vuorosuunnittelija ja työntekijä voivat käyttää viestitoimintoa vuoroihin liittyvässä viestinnässä.
Viestitoiminto mahdollistaa kaksisuuntaisen viestinnän vuoroihin liittyvissä asioissa. Kaikki vuoroihin liittyvät viestit tallentuvat palveluun ja ovat helposti seurattavissa sekä vuorosuunnittelun suunnittelunäkymässä että työaikakalenterissa. Suunnittelunäkymästä lähetetystä viestistä lähtee myös sähköposti henkilötietoihin asetettuun sähköpostiin.
Vuorosuunnittelijalle
Viestin lähettäminen työntekijälle
Viestin voi lähettää kahdella tavalla:
- Pikatoiminnon kautta (uuden viestin lähettäminen ja viestiin vastaaminen):
- Siirry suunnittelunäkymässä joko resurssi- tai toimipisteosioon.
- Valitse haluttu vuoro ja pikatoiminnoista Viestit.
- Kirjoita viesti ja lähetä viesti suoraan kyseistä vuoroa koskien.
- Viestit-kuvakkeen kautta (vastaa työntekijän viestiin):
- Avaa Viestit-toiminto valitsemalla Viestit-kuvake.
- Näkymään avautuvat kaikki vuorot, joihin liittyy viestejä suunnittelunäkymän ajanjaksolta.
- Valitse vuoro, jolle haluat lähettää viestin.
- Kirjoita ja lähetä viesti.
Viestit-ikkunan toiminta ja viestien käsittely
Viestit-ikkuna näyttää työntekijöiden vuoroihin liittyvät viestit. Viestit‑kuvakkeessa näkyvä numero ilmoittaa käsittelemättömien viestiketjujen määrän. Kun viestiketju merkitään käsitellyksi, viestiketju poistuu Odottaa‑näkymästä ja Viestit‑kuvakkeen lukumäärä pienenee.
Viestit-ikkunan näkymät:
- Odottaa: Näyttää uudet käsittelemättömät viestit.
- Käsitelty: Näyttää ne vuorot, jotka on merkitty käsitellyksi.
Avaa Viestit-toiminto valitsemalla Viestit-kuvake suunnittelunäkymässä.
- Viestit-ikkuna avautuu aina Odottaa-näkymään, riippumatta siitä, onko käsittelemättömiä viestejä.
- Odottaa-näkymässä näkyvät kaikki viestit, joita ei ole merkitty käsitellyiksi.
- Viestit-ikkunassa näkyy sen henkilön nimi, joka on julkaissut vuoron viimeisenä.
Viestien käsittely:
- Kun työntekijä lähettää viestin, näkyy suunnittelunäkymän Viestit-toiminnossa numero, joka kertoo uusien viestiketjujen määrän.
- Merkitse luetut viestit käsitellyiksi, jos haluat poistaa ne Odottaa-näkymästä.
- Kun viesti on merkitty käsitellyksi, vuorolla näkyvä viestimerkki muuttuu harmaaksi.
- Vastaa työntekijän viestiin tarvittaessa. Vastauksen jälkeen työntekijän kalenterissa näkyy vuoron yläkulmassa sininen merkki uudesta viestistä.
Työntekijälle
Viestin lähettäminen vuorosuunnittelijalle
- Valitse haluamasi julkaistu vuoro tai vuorotarve kalenterinäkymässä.
- Valitse Näytä.
- Kirjoita viesti Viestit-kenttään.
- Paina Tallenna jos kyseessä on resursoitu vuoro tai Varaa vuoro jos kyseessä on vuorotarve.
Viestien tunnistaminen kalenterinäkymässä
Omassa kalenterissa:
- Kun vuorolla on työntekijän lähettämä viesti, vuoron oikeassa yläkulmassa näkyy harmaa merkki.
- Kun vuorosuunnittelija on lähettänyt uuden viestin, merkki muuttuu siniseksi.