Neptonin käyttöön liittyviä termejä, jotka on hyvä sisäistää palvelua käytettäessä.
| Neptonin osiot | |
|---|---|
| Työsuhde | Omat tiedot - Omien tietojen hallinta ja salasanan muuttaminen (Työntekijä) Henkilöt - Henkilöiden työsuhdetietojen ylläpito (Esimies, Yksikönjohtaja ja Ylläpitäjä) Yksiköt - Yksikkötietojen ylläpito, käytetään vuorosuunnittelussa tai organisaatiorakenteessa (Yksikönjohtaja ja Ylläpitäjä) Hallinta - SSO login tiedot, Henkilötietojen muutosloki, Palveluloki liittymäajoista, Ajastettujen tehtävien määritys, Asetukset/Yleiset - esimies/yksikönjohtaja-roolin lisäasetukset |
| Työaika | Työtunnit - työaikatapahtumat henkilöittäin kalenterissa/taulukossa, tapahtumien, tapahtumapyyntöjen, matkalaskujen (Complete) ja projektituntien hyväksyntänäkymät sekä raportit työajasta, poissaoloista ja vuosilomista. Projektit - Projektien hallinta ja projektituntien raportointi Työkalut - Tapahtumien tuonti, poikkeava massa-asetus, tapahtumien lukituksen poisto Hallinta - Työajan asetukset, työajan roolien asetukset, henkilöryhmien ylläpito, liittymäasetukset ja manuaalisesti liittymällä siirrettävien tiedostojen muodostaminen |
| Vuorosuunnittelu | Vuorosuunnittelulla voidaan suunnitella henkilöstön työaikaa etukäteen. |
| Toimipisteet | Kaikki palvelussa suunniteltavat vuorot suunnitellaan toimipisteille. |
| Tukipalvelu | Suora linkki Nepton tukisivustolle, jossa kattavat ohjeet Neptonin käyttöön. |
| Priima | Kaikille Nepton käyttäjille avattu Priima Lite-version oppimisympäristö, jota voi hyödyntää omien käyttötarpeiden mukaan ja jonne voi luoda omia oppimispolkuja. Lisätietoa Priimasta info@saarnilearning.fi |
| Saarni EXP | Helppokäyttöinen digitaalinen henkilöstökyselyalusta. Jokaisella Nepton-asiakkaalla on käytössään Saarni EXP:n ilmainen Lite-palvelutaso. |
| Palkat | Nepton Palkat on pitkälle automatisoitu palkanlaskentajärjestelmä, jota voit käyttää itse tai yhdessä tilitoimistosi palkanlaskijan kanssa. |
| Hallinta | |
|---|---|
| Roolit ja Työajan roolit | Käyttöoikeuksien rajaaminen Neptonissa tapahtuu roolituksien avulla. Työajan roolien oikeuksia voi perustaa lisää/muokata olemassa olevien roolien oikeuksia. Rooleilla määritetään esimerkiksi esihenkilöalaissuhteet. |
| Projektit | Neptonissa voidaan kirjata työaikaa erilaisille kohdenteille, jotka kulkevat Neptonissa nimellä projekti. Projektipuu voidaan rakentaa moniportaiseksi, esim. ylin taso on Strategiset hankkeet ja alatasoina Hanke 1 ja Hanke 2, joihin työaika kohdistuu. Projektikohdennusta voidaan käyttää myös muuhun työajan kohdentamiseen. Kohteelle kirjatuista tunneista saadaan omaa raportointia. |
| Henkilöryhmät | Neptoniin voidaan perustaa erilaisia henkilöryhmiä. Henkilöryhmät eivät vaikuta työajan tulkintaan, mutta niillä voidaan ryhmitellä henkilöiden näkyvyyttä esimerkiksi raporteilla tai huomioida organisaatiorakenne henkilötietoliittymissä. Jos projektikohdennus on käytössä, voidaan projektien näkyvyyttä rajata henkilöryhmittäin. Huomiona, että uusien projektien osalta on aina päivitettävä näkyvyys henkilöryhmälle. |
| Asetusryhmät | Työaikatulkinnat rakennetaan Neptoniin asetusryhmittäin. Asetushierarkian mukaisesti ylimpänä on maataso, jonka alle rakennetaan tes-taso (esim. Kaupan alan tes), jonka alle tehdään työaikaryhmäkohtaisesti eriävät tulkinnat (esim. toimihenkilöt, varasto, tuotanto jne.) Ylimmän tason määritykset periytyvät aina alemmille tasoille, ellei toisin ole määritetty. |
| Työajan tulkinnat | |
|---|---|
| Näytön asetukset | Kellonaika, jota ohjelma ehdottaa ei-reaaliajassa kirjattaville tapahtumille/poissaoloille tai jos käytössä on täysin automatisoitu työajan kirjaus, muodostuu tapahtuma oletetun kellonajan mukaan. |
| Tapahtumatyypit | Tapahtumat, joita käytetään työajan leimaamiseen ja niiden käyttäytyminen. Oltava vähintään yksi tapahtuma Työ, jolla työaikaa kirjataan. Mikäli on tarve eritellä erilaisia työtapahtumia kuten etätyö, koulutus, luottamusmiestyö, työsuojelutyö, matka-aika, terveydenhoito jne. tai niiden tulkinta poikkeaa työtapahtumasta, perustetaan useampia tapahtumatyyppejä. Työaikaa voidaan kirjata mobiilissa, selaimessa ja työaikapäätteellä. |
| Poissaolotyypit | Poissaolotapahtumat, joita kirjataan/seurataan Neptonissa. Esim. Vuosiloma, sairasloma, saldovapaa (vähentää kertymää), työajanlyhennysvapaa (vähentää kertymää), palkalliset ja palkattomat muut poissaolot. Poissaoloja voidaan kirjata mobiilissa, selaimella ja työaikapäätteellä. |
| Tapahtumapyynnöt | Tapahtuma- ja poissaolotapahtumia voidaan perustaa pyyntötyyppisinä, jolloin henkilö kirjaa esim. vuosilomapyynnön tai saldovapaapyynnön, josta lähtee esihenkilölle sähköpostiin ilmoitus hyväksyttävästä tapahtumasta |
| Pika-aloitusvalinnat | Työ- ja poissaolotapahtumat tai projektikohdenteet, joita voidaan kirjata suoraan mobiilin aloitusnäkymässä Aloita-painikkeella |
| Työpäivän pituus | Työvelvoite per viikonpäivä sekä poikkeavat työvelvoitteet esim. jonain arkipyhän aattona paikallisesti sovittu vuosittainen lyhyempi työvelvoite |
| Sallitut työajat | Työlle voidaan määrittää sallitut kellonajat, minkä puitteissa työtä saa tehdä. Sallittu aika voi esimerkiksi määrittää liukumarajat työn tekemiselle, mutta ei koske ylityö tapahtumia. Sallittu aika rajaa työn keston määritettyihin kellonaikoihin, jolloin kellonajan alittavaa/ylittävää työaikaa ei huomioida ja henkilön kalenterinäkymässä on tästä huomio. Tarvittaessa tapahtumakohtaista liukumarajaa voidaan käsin muuttaa yksittäisissä tapauksissa. Mikäli ei haluta leikata työtunteja liukumarajojen alittavalta/ylittävältä ajalta, ei sallittuja työaikoja määritetä, vaan käytetään sisäistä ohjeistusta. |
| Oletetut työajat | Oletetuilla työajoilla voidaan ohjata ylityötulkintaa esimerkiksi kerryttämään ylityötä poikkeuksellisesti jo ennen vuoron alkua. |
| Pyöristys | Työajan aloituksen, lopetuksen tai kokonaistyöajan pyöristys. Mikäli Nepton vuorosuunnittelu käytössä, voidaan työaika pyöristää suunnitellun vuoron alkuun/loppuun. Muutoin työaikaa voidaan pyöristää alas-/tai ylöspäin esim. 15 min tarkkuudella. |
| Ruokatauko | Ruokatauon käsittely. Esimerkiksi ruokatauon automaattinen vähennys, kun työpäivä ylittää X tuntia, ruokatauon palkaton/palkallinen käsittely, lyhyen ruokataukotapahtuman käsittely, jne. |
| TES/Ylityöt | Työvuorokauden aloitus oletuksena ma 00:00, ellei toisin määritetä. Enimmäistyöaika vuorokaudessa, minkä jälkeen ansaitaan vuorokautista ylityötä 50% ja 100%. Enimmäistyöaika viikossa, minkä jälkeen ansaitaan viikoittaista ylityötä 50% ja 100%. Lisätyön kertyminen ennen ylityötä. Vuorokautisen ylityön kertyminen viikkoylityön jälkeen. Saldosta lainattujen tuntien vaikutus viikkotyöaikaan ylityön laskennassa. |
| Kertymät ja ylityötunnit | Työajan ylittävän osuuden käyttäytyminen oletuksena, esim. tunti tunnista saldoon. Ylityövalinnalla voidaan ohjata poikkeustilanteissa esim. ylityönä palkkaan, ylityönä saldoon, tunti tunnista palkkaan, tunti tunnista pankkiin. |
| Tasoittumisjakso | Jos käytössä on varsinainen tasoittumisjakso, jossa seurataan jakson päätteeksi kertyvää jaksoylityötä viikoittaisen ylityön sijaan. Liukuva työaika, jossa seurataan saldon ylitystä/alitusta kumulatiivisesti päivittäin, ei ole tasoittuvaa työaikaa, ellei näin ole erikseen määritetty. |
| Työlisät | Manuaalisesti kirjattavat työtapahtumakohtaisesti lisät, esim. olosuhdelisä. Ei muodostu tapahtumalta automaattisesti. |
| Työkorotukset | Työaikaan sidonnaiset automaattisesti kertyvät esim. vuorolisät tai tiettyyn työtapahtumaan liittyvät korvaukset tehtyjen työtuntien mukaan tiettyinä kellonaikoina/viikonpäivinä. Esim. iltalisä, yölisä, lauantailisä, sunnuntailisä, pyhälisä, aattokorvaus. Voidaan määrittää kertymään vain joltain tietyltä tapahtumatyypiltä, säännölliseltä ajalta, ylityön ajalta jne. Määritettävä tarkasti kellonajat, viikonpäivät, pyhät ja poikkeustilanteet, tai jos esim. jonkin toisen lisän/korvauksen kertyminen vaikuttaa toisen automaattisesti kertyvän lisän/korvauksen ansaintaan. Esim. Suurjuhlapyhäkorvaus sisältää sunnuntailisän tms. |
| Viikkolepo | Automaattisesti muodostuvan viikkolepokorvauksen määritys. Esim. kun 35h viikkolepoaika ei täyty, korvataan sunnuntaina tehtyjen tuntien mukaan. |
| Vuosiloma | Vuosiloma-ansainnan laskentasääntö ja vuosilomapäivien käyttö. Esim. vuosiloma ansaitaan vuosilomalain mukaisesti 2 tai 2,5pv kuukaudessa työsuhteen keston mukaan ja vuosilomaa käytetään 6pv/vko ma-la. |
| Varallaolo | Varallaolokorvauksen ja varallaolon aikana tehdyn työn käsittely. |
| Juhlapyhät | Työajan käsittely arkipyhinä, käsitelläänkö ylityönä vai säännöllisenä työaikana tai liukumatunteina. Arkipyhän vaikutus työviikon pituuteen ja viikoittaiseen ylityöhön. Pyhäpäivien näkyminen kalenterissa. |