Valmiit ilmoitukset ovat käytettävissä Työaika Pro -palvelutasolla sekä tätä ylemmillä työajan palvelutasoilla. Muokattavat ilmoitukset ovat käytettävissä Työaika Complete -palvelutasolla.
Tämä artikkeli koskee valmiita ilmoituksia. Lisätietoja ilmoitukset-näkymästä ja ilmoituksien luomisesta löytyy artikkelista Ilmoituksen luominen.
Mitä ovat valmiit ilmoitukset?
Valmiit ilmoitukset ovat ennalta määriteltyjä sähköposti-ilmoituksia, jotka helpottavat työajanhallinnan prosessien seurantaa. Ne voivat ilmoittaa automaattisesti esimerkiksi esihenkilöille tapahtumista, jotka vaativat toimenpiteitä. Ilmoitukset voidaan ajastaa ja mukauttaa organisaation tarpeisiin erilaisten asetusten avulla, jolloin viestintä pysyy oikea-aikaisena ja viestien sisältö on organisaation tarpeisiin sopivaa.
Valmiit ilmoitustyypit
Tällä hetkellä saatavilla ovat seuraavat valmiit ilmoitukset.
Hyväksymättömät tapahtumat (maksuryhmittäin)
Ilmoita henkilöille hyväksymättömistä tapahtumista. Hyväksymättömät tapahtumat tarkistetaan valittujen maksuryhmien henkilöiltä. Viesti esihenkilöille lähetetään kootusti kaikkien niiden henkilöiden osalta, joilla on hyväksymättömiä tapahtumia.
Hyväksymättömät tapahtumat (henkilöryhmittäin)
Ilmoita henkilöille hyväksymättömistä tapahtumista. Hyväksymättömät tapahtumat tarkistetaan valittujen henkilöryhmien henkilöiltä. Viesti esihenkilöille lähetetään kootusti kaikkien niiden henkilöiden osalta, joilla on hyväksymättömiä tapahtumia.
Merkkipäivät (työsuhde)
Tärkeää ennen käyttöönottoa:
- Työsuhteen alkupäivän tulee olla oikein Neptonissa, jotta merkkipäivä lasketaan oikein. Huomioithan, että tämä päivämäärä saattaa olla asetettu eri päiväksi Neptonissa työajan laskennan vuoksi.
- Henkilöt, joilla on työsuhteen päättymispäivä asetettu ja jotka eivät enää työskentele, eivät sisälly ilmoitukseen.
Ilmoituksen asetukset:
- Juhlavuodet: Syötä ne vuodet, joista haluat ilmoituksen (esim. 1, 5, 10, 15…).
- Päivien määrä ennakkoilmoitukseen: Määritä, kuinka monta päivää ennen merkkipäivää ilmoitus lähetetään (esim. 14).
- Vastaanottajat: Valitse, kenelle ilmoitus lähetetään (esim. ensisijaiset esimiehet, sijaiset).
-
Ilmoituksen sisältö:
- Otsikko: esim. Työvuosipäivien muistutukset
- Viesti: esim. Seuraavilla työntekijöillä on lähestyviä työvuosipäiviä:
- Rivikohtainen sisältö: [PersonName], [AnniversaryYear] vuotta työsuhteessa ([ContractStartDate])
- Kun olet tarkistanut ja tallentanut kaikki tiedot, tulee vielä lisätä ajastus ajastusvälilehdeltä. On tärkeää ajastaa ilmoitus tapahtumaan päivittäin, jotta jokaisesta merkkipäivästä tulee ilmoitus.
Huomio tietosuojasta:
Ilmoitus sisältää työsuhteen alkupäivän ja työvuosien määrän. Varmista, ettei ilmoitusta lähetetä henkilöille, joilla ei ole oikeutta nähdä näitä tietoja.
Kertymien saldot
Ilmoituksen toiminta:
- Ilmoitus tarkistaa valittujen kertymien saldot valituista henkilöryhmistä
- Ilmoitus muodostetaan henkilöistä, joiden saldo:
- on suurempi kuin määritelty yläraja, tai
- on pienempi kuin määritelty alaraja
- Ilmoitus sisältää vain ne henkilöt, joiden saldo on rajojen ulkopuolella
- Saldo esitetään tunneissa ja minuuteissa
Ilmoituksen asetukset:
- Kertymät joista lähetetään ilmoituksia: Valitse yksi tai useampi seurattava kertymä
-
Varoita jos saldo laskee alle (tuntia): Määrittää alarajan, esim. -20 tuntia
- Jos miinussaldoista ei haluta ilmoituksia, aseta alaraja arvoon, jota ei käytännössä saavuteta (esim. -999). Tällöin ilmoituksia lähetetään vain ylärajan ylityksistä.
- Varoita jos saldo nousee yli (tuntia): Määrittää ylärajan, esim. 20 tuntia
- Valitse ryhmät henkilöistä, joiden kertymien saldot tarkistetaan: Määrittää ne henkilöryhmät, joihin tarkistus kohdistetaan (huom. periytymistä ei tueta)
Huomioitavaa:
- Ilmoitus tarkistaa vain tarkistushetken kertymäsaldot
- Rajat määritellään ilmoituksessa, eikä niitä haeta muista asetuksista (ei esim. asetusryhmistä)
- Ilmoitus kohdistuu suoraan valittuihin henkilöryhmiin (ei esim. asetusryhmien kautta)
- Ilmoitukseen sisältyvät vain kertymät, jotka on valittu asetuksissa