Ilmoituksen luominen

Ilmoitukset ovat automaattisia sähköpostiviestejä, joita voidaan lähettää eri aiheista esihenkilöille tai työntekijöille. Niiden avulla voidaan ilmoittaa esimerkiksi esihenkilöille tapahtumista, jotka vaativat toimenpiteitä järjestelmässä. Ilmoitukset voidaan ajastaa ja mukauttaa organisaation tarpeisiin erilaisten asetusten avulla, jolloin viestintä pysyy oikea-aikaisena ja viestien sisältö on organisaation tarpeisiin sopivaa.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten uusi ilmoitus luodaan ja miten Ilmoitukset-näkymää käytetään. Lisätietoa erilaisista ilmoituksista löytyy artikkeleista Valmiit ilmoitukset sekä Muokattavat ilmoitukset.

Ilmoitukset-näkymä

Ilmoituksia koskevat määritykset tehdään valikossa Työaika > Hallinta > Ilmoitukset.

Ilmoitukset-näkymä listaa kaikki ilmoitukset, jotka on luotu.

Uusi ilmoitus lisätään painamalla Lisää-painiketta oikeassa yläkulmassa. Tarkempaa tietoa uuden ilmoituksen luomisesta alla.

Näkymän yläreunassa näkyy lisäksi tietoja lähetettyjen ilmoituksen määrästä sekä vastaanottajamäärästä. Kuluvan päivän aikana lähetetyt ilmoitukset ovat numeron vieressä vihreällä muodossa +1.

Lisää-painikkeen vieressä on valikko, josta näkymän voi muuttaa koko näyttöön sekä linkki ohjeisiin.

Näkymästä löytyy myös haku- ja suodatustoiminnot.

Ilmoituksien yhteydessä on valikko, jonka kautta pääsee muokkaamaan ilmoitusta tai poistamaan sen. Ilmoituksen voi avata muokattavaksi myös painamalla sen nimeä.

Ilmoituksen luomisen vaiheet

Ilmoituksia koskevat määritykset tehdään valikossa Työaika > Hallinta > Ilmoitukset.

Uusi ilmoitus lisätään painamalla Lisää-painiketta oikeassa yläkulmassa.

Tämän jälkeen aukeaa Lisää ilmoitus -näkymä, jossa ilmoitukselle määritellään Nimi ja Tyyppi.

Voit valita valmiista ilmoituksista tai luoda muokattavat ilmoituksen riippuen palvelutasostasi. Valmiit ilmoitukset ovat saatavilla Työaika Pro -palvelutasolla ja muokattavat ilmoitukset Työaika Complete -palvelutasolla.

Kun Nimi ja Tyyppi on valittu, painetaan Lisää.

Kun ilmoitus on lisätty, aukeavat kyseisen ilmoituksen asetukset näkyviin. Asetukset ovat näkymän oikeassa reunassa olevassa paneelissa.

Näkymässä on useita välilehtiä, joilla voidaan määritellä eri teemoihin liittyviä asetuksia:

• Ilmoitus
• Esikatsele ja lähetä
• Ajastus
• Lisäasetukset

Näkymän yläreunassa näkyvät nuolet, joiden avulla voi siirtyä helposti eri ilmoitusten välillä.

Vasemman yläkulman kolmesta pisteestä löytyy vaihtoehdot näkymän suurentamiselle kokonäyttöön, kiinnittämiselle sekä linkki ohjeisiin. Oikean yläkulman rastista näkymän voi sulkea.

Jotta vasta luotu ilmoitus alkaa lähettämään sähköposteja vastaanottajille, tulee Ilmoitus-osiossa määritellä vähintään henkilöryhmä/maksuryhmä sekä Ajastus-osiossa ilmoituksen ajastus. Nämä ovat pakollisia tietoja, joita ilman ilmoitukset eivät lähde vastaanottajille. Tarkempaa tietoa asetusten määrittelystä löytyy alta.

Kun ilmoituksen asetukset on määritelty loppuun, näkyy ilmoituksen ajastus vihreällä päänäkymässä. Mikäli ajastuksen määrityksiä ei ole tehty loppuun saakka, näkyy harmaalla ettei ilmoitus ole käytössä.

Ilmoituksen asetuksien määrittely

Ilmoitus

Ilmoituksen asetusnäkymässä määritetään sähköpostitse lähetettävän ilmoituksen sisältö ja vastaanottajat.

Kentät:

• Nimi: Ilmoitukselle annetaan selkeä nimi, joka kuvaa sen tarkoitusta (esimerkiksi Hyväksymättömät tapahtumat).
• Kuvaus: Kenttään voidaan lisätä tarkentava kuvaus ilmoituksen sisällöstä, henkilöryhmistä tai käyttötarkoituksesta.
• Tyyppi: Ilmoituksen tyyppi valitaan. Käytettävissä oleva vaihtoehto on Sähköposti.
• Valitse henkilöryhmiä / Valitse maksuryhmiä (pakollinen): Määrittää, mitä ryhmiä ilmoitus koskee. Periytymistä ei tueta, joten jokainen ryhmä tulee valita erikseen.
• Viesti-osio
  • Vastaanottajat: Valitaan, kenelle ilmoitus lähetetään (esimiehet, työntekijät, sijaiset).
  • Ilmoituksen otsikko: Näkyy sähköpostin otsikkona.
  • Ilmoituksen sisältö: Viestin teksti. Tekstissä voidaan käyttää Lisäasetuksien poimintasäännössä määriteltyjä muuttujia, jotta sisältö mukautuu automaattisesti.
    • Valmiiden ilmoitusten muuttujat ovat [ApprovalLink], [PersonName] & [UnapprovedCount]
  • Muut kielet: Viestin sisältö voidaan kääntää eri kielille. 
• Painikkeet
  • Tallenna: Tallentaa tehdyt muutokset.
  • Peruuta: Sulkee näkymän tallentamatta muutoksia.
  • Poista: Poistaa ilmoituksen kokonaan.

Esikatsele ja lähetä

Esikatsele ja lähetä -välilehdellä ilmoitusta voidaan testata ja lähettää manuaalisesti valitun ajanjakson tiedoilla. Toiminto on hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun ilmoitus halutaan lähettää heti ilman ajastusta.

• Jakso: Määrittää ajanjakson, jolta tiedot ilmoitukselle poimitaan.
• Esikatsele: Näyttää ilmoituksen sisällön. Tämän avulla voidaan varmistaa, että viesti ja vastaanottajat ovat oikein.
• Lähetä: Käynnistää ilmoituksen lähetyksen valitun jakson tiedoilla.

Historia-osio näyttää aiemmin erikatsellut ja lähetetyt ilmoitukset, niiden tilan, aloitusajan, lähettäjän ja käytetyn jakson. Jos ilmoituksia ei ole lähetetty, osio on tyhjä. Mikäli ilmoituksen esikatselu tai lähetys epäonnistui, näytetään keltainen kolmio rivin vieressä. Kolmiota painamalla saa lisätietoja virheestä.

Ajastus

Ajastus-välilehdellä määritetään, milloin ilmoitus on voimassa ja millä aikataululla se lähetetään. Ajastuksen avulla ilmoitukset voidaan ottaa käyttöön ja pois käytöstä.

Ajastuksen vaihtoehdot tulevat näkyviin painamalla Lisää.

Välilehdellä ja näkymän yläosassa näkyy varoitus, jos ajastus ei ole tällä hetkellä aktiivinen. Ajastus otetaan käyttöön määrittämällä voimassaoloaika ja tallentamalla asetukset.

Kentät:

• Ajastus voimassa alkaen (pakollinen): Päivä ja aika voidaan määrittää nykyhetkeen, jos aikataulun tulee olla heti aktiivinen. Aikataulu voidaan aktivoida myös tulevana ajankohtana. Ajankohta on teknisesti mahdollista asettaa menneisyyteen, mutta aiheuttaa sen, että ilmoitus suoritetaan myös menneiden päivien osalta (maks. 3 päivää taaksepäin). Tämä ei ole tavanomainen käyttötapaus. Aikavyöhyke Europe/Helsinki.

Kun olet asettanut päiväyksen voimassa alkaen tai voimassa saakka -kenttiin, aseta vielä kellonaika. Ilman kellonaikaa palvelu ei tallenna tietoa. 

• Ajastus voimassa saakka (valinnainen): Päättymisajankohta, jos ajastus halutaan rajata tietylle aikavälille. Jos kenttä on tyhjä, on ajastus voimassa toistaiseksi. Aikavyöhyke Europe/Helsinki.
• Kuvaus: Vapaasti määriteltävä nimi ajastukselle. Tämä täyttyy oletuksena ilmoituksen tiedoilla. Kuvaus näytetään ajastusten listalla (Työaikaosiosta Hallinta > Työyhteisön asetukset > Liittymät > Liittymien ajastus) ja se helpottaa tunnistamaan eri ajastukset.
• Päivittäisen ajastuksen sääntö: Sääntö, joka ohjaa ajastuksen päivittymistä ja se määrittää, minä päivinä suoritus tapahtuu. Taikasauva-ikonia painamalla saa auki työkalun, jolla voi valita valmiita sääntöjä listasta.
• Päivien aloitusaika: Määrittää kellonajan, jolloin suoritus tapahtuu. Kellonajalle ei ole rajoitteita. On suositeltavaa välttää aikoja, jotka osuvat huoltoajankohtien päälle tai aikoja, jolloin järjestelmä on kuormituksen alla. Tiedot huoltoajankohdista löydät täältä. Aikavyöhyke Europe/Helsinki.
• Tuonnin/viennin aloituspäivän sääntö ja lopetuspäivän sääntö: Ohjaa sitä, miltä ajanjaksolta tiedot poimitaan ilmoitukselle. Mikäli mitään ei täytetä näihin kentiin, valitaan oletuksena edellisen kuukauden tiedot. Taikasauva-ikonia painamalla saa auki työkalun, jolla voi valita valmiita sääntöjä listasta.

Historia-osio näyttää aiemmin lähetetyt ilmoitukset, niiden tilan, aloitusajan ja käytetyn jakson. Jos ilmoituksia ei ole lähetetty, osio on tyhjä. Mikäli ilmoituksen lähetys epäonnistui, näytetään keltainen kolmio rivin vieressä. Kolmiota painamalla saa lisätietoja virheestä.

Lisäasetukset

Lisäasetukset-välilehdellä hallitaan ilmoituksen poimintasääntöjä (käytettävissä ainoastaan, mikäli käytössä on palvelutaso Työaika Complete). Tarkempaa tietoa poimintasäännöistä ja niiden luomisesta löytyy artikkelista Muokattavat ilmoitukset. Poimintasäännöt määrittävät, millä perusteella ilmoitukseen sisältyvät tiedot valitaan. Näkymässä voidaan muokata SQL-pohjaista sääntöä, joka hakee tarvittavat tapahtumat ja henkilöt.

• Poimintasääntö: Näyttää SQL-kyselyn, joka määrittää ilmoituksen sisällön. Kyselyssä voidaan käyttää valmiita muuttujia ja lisätä asiakaskohtaisia sääntöjä.
  • Valmiiden ilmoitusten yläosassa on ohjeet, mihin asiakaskohtaiset säännöt lisätään.
• Painikkeet
  • Katso säännön tulokset: Aukaisee uuden ikkunan, jossa voi testata säännön toimintaa.
  • Tallenna: Tallentaa tehdyt muutokset.
  • Peruuta: Sulkee näkymän tallentamatta muutoksia.
  • Poista: Poistaa ilmoituksen kokonaan.