Poissaoloja lisätään Neptoniin samalla tavalla kuin työ- tai muun kategorian tapahtumiakin. Poissaoloja voi lisätä määrityksistä riippuen työajan kalenterissa, nykytilassa, mobiilissa tai työaikapäätteellä. Joitain poissaoloja voi kirjata etukäteen myös päätteeltä, määrityksistä riippuen. Jotkut poissaolot voivat olla tapahtumapyyntöjä, jotka vaativat hyväksynnän ennen kuin kirjaus muodostetaan kalenteriin.
Poissaolon kirjaus kalenterissa
Poissaolot kirjataan kalenteriin samalla tavoin kuin Työkirjauksetkin. Haluttua päivämäärää klikataan ja valitaan ”lisää tapahtuma”. Tapahtuman muokkaus -ikkunasta valitaan oikea tapahtumatyyppi. Tapahtumatyypit on jaettu valikossa kategorioihin ”Työ”, ”poissaolo” ja ”hallinta”, joista viimeisin näkyy vain pääkäyttäjälle tai muulle henkilölle, joille on annettu oikeudet hallinnollisiin tapahtumiin. Peruskäyttäjille näkyy siis yleensä ”Työ” ja ”poissaolo” -kategorian tapahtumat. Valikosta valitaan oikea poissaolotapahtuma, ja se tallennetaan kuten mikä tahansa muukin tapahtuma.
Pitkät poissaolot voidaan merkata alkamis- ja päättymispäivien mukaan, eikä erillisiä kirjauksia tarvitse tehdä joka päivälle erikseen. Poissaolot kattavat vain päivän säännöllisen työajan (tai miten kukin poissaolo on määritelty käyttäytyvän), joten vaikka itse poissaolokirjaus olisikin pidempi kuin päivän työvelvoite, ei siitä oletuksena ansaita esimerkiksi liukumasaldoa tai ylityötä. Pitkät poissaolot näkyvät kalenterissa päivittäin kirjauksena vain aloitus- ja lopetuspäivän kellonajoilla. Tapahtumaa klikkaamalla nähdään sen kokonaiskesto.
Sairausloma
Joissain poissaoloissa, kuten ”Sairauspoissaolossa” on lisäkenttiä, jotka aukeavat, kun poissaolotyyppi on valittu. Näiden kenttien muokkausmahdollisuus riippuu henkilön työajanroolista ja sen myöntämistä oikeuksista.
Lisätiedot-kentässä voit valita minkä tyyppisestä sairauspoissaolosta on kyse. Oletuksena palvelussa on vaihtoehdot Sairas, Lapsi sairas, Työtapaturma, Työmatkatapaturma sekä Vapaa-ajan tapaturma. Näitä vaihtoehtoja ei voi muokata.
Lääkärintodistus-kentässä voit valita lääkäritodistuksen tilan; Ei tiedossa, Ei vastaanotettu, Vastaanotettu tai Esimiehen hyväksyntä. Lääkärintodistus-kenttä on näkyvissä vain niille rooleille, joille on määritetty oikeus nähdä tai muokata tätä tietokenttää. Tyypillisesti nämä roolit ovat palkkahallinnolle ja pääkäyttäjille.
Syykoodi-kenttään voit täyttää esimerkiksi sairauspoissaolon lääkärin määrittelemän syykoodin tai muun koodin, joka yhteisössänne on sovittu. Syykoodi-kenttä on näkyvissä vain niille rooleille, joille on määritetty oikeus nähdä tai muokata tätä tietokenttää. Tyypillisesti nämä roolit ovat palkkahallinnolle ja pääkäyttäjille.
Korvaus-kenttään määritellään poissaolon korvattavuus.
Kerryttää lomapäiviä -valinta on oletuksena valittuna, mutta se voidaan tikata pois tarvittaessa.
Huomautus-kenttään voi kirjoittaa vapaavalintaisen tekstin tiedoksi tapahtuman hyväksyjälle tai esihenkilölle.
Jos sairaspoissaolon tunnit halutaan kirjata projektille, voidaan niin määrittää tapahtuman luomisen yhteydessä.
Sairauspoissaolotodistuksia ei voi tallentaa Neptoniin. Syynä on, että todistukset sisältävät terveystietoja, jotka ovat GDPR:n ja Työelämän tietosuojalain mukaan erityisiä henkilötietoja.
Vuosiloma
Vuosiloma löytyy myös Poissaolo-kategorian alta valikosta, ja sitä leimataan samoin kuin muita tapahtumia. Vuosilomaa leimatessa palvelu oletuksena laskee, kuinka paljon kyseinen poissaolo käyttää vuosilomasaldoa, ja kuinka paljon sitä on jäljellä tapahtuman jälkeen. Laskenta voidaan poistaa päältä vuosiloman asetuksista.
Koko lomajakso merkitään yhtenä tapahtumana. Tapahtuman tulee sisältää viimeinen käytetty lauantai. Sunnuntait eivät kuluta kertymää, mikäli asetuksiin on määritelty vuosilomapäiviksi laskettavan ma-la. Jos päivä ei kuluta kertymää, näkyy se kalenterissa harmaalla:
Kertymän arvo näkyy ainoastaan siinä tapauksessa, että vuosilomaa kirjataan tulevaisuuteen. Menneisyyteen tai samalle päivälle tehtävän tai kalenterissa jo olevan Vuosiloma-tapahtuman yhteydessä Vuosiloma-kertymän arvoa ei näytetä. Henkilö voi tarkastella omaa käytettävissä olevien vuosilomapäivien määrää raportilla 'Vuosilomien käyttö kausittain'.
Vuosilomakirjaukselle voidaan myös lisätä projektikohdennus kuten mille tahansa muullekin tapahtumalle.
Työn tekeminen vuosiloman aikana
Joissain tapauksissa on tarve tehdä töitä vuosiloman aikana. Yleinen käyttötapa on, että tälläisessa tapauksessa henkilön halutaan ansaitsevan ylityötä vuosiloman aikana tehdystä työstä.
Jos halutaan, että kun sellaiselle päivälle merkataan työtä, jolla on jo vuosiloma-tapahtuma, ansaitaan ylityötä, tulee Työ-tapahtumatyyppi merkitä päällekkäin Vuosiloma-tapahtumatyypin kanssa. Esimerkiksi jos Vuosiloma-tapahtuma on merkitty ajalle 8:00-16:00, niin Työ-tapahtuma tulee merkitä aikavälille 8:00-16:00, esimerkiksi aikavälille 12:00-13:00. Tällöin Työ-tapahtuma kohdentuu automaattisesti henkilön ylityön oletuskohdenteeseen.
Tässä esimerkissä henkilö ylityön oletuskohdenne on 'Tunti tunnista - Saldoon', eli yhden tunnin työtapahtuma menee suoraan saldokertymään sellaisenaan.
Jos Työ-tapahtuma merkitään Vuosiloma-tapahtuman ulkopuolelle (osittain tai kokonaan) palvelu katsoo, että päivällä on tehty vain työtä, eikä vuosilomaa lasketa voimassaolevaksi lainkaan. Tällöin syntyy miinussaldoa, koska henkilön työvelvoite (työpäivän pituus) ei täyty.
Jos päivällä on samanmittaiset työ- sekä vuosilomatapahtumat, tulkitaan se tapahtuma, joka on kirjattu ensin.
Huom: Mikäli vuosiloman (tai jonkun muun vapaan) päälle tehdään reaaliaikainen kirjaus, katkeaa vuosilomakirjaus samaan kellonaikaan kun työ-tapahtuma alkaa. Mikäli vuosilomapäivälle kirjataan hälytystyötä, ansaitaan siitä aina 100% korvaus.
Sairastuminen vuosiloman aikana
Vuosilomalain mukaan omavastuupäiviä sairastuessa vuosilomalla on kuusi. Vuosiloman aikana sairastuessa lyhennetään Neptonin vuosilomatapahtumaa siten, että vuosilomaksi jää omavastuupäivät. Omavastuupäivät eivät ole tulkinnan kannalta sairauslomapäiviä. Lopulle ajalle kirjataan sairauspoissaoloa.
Kertymäpoissaolot
Jokaiselle käytössä olevalle kertymälle on automaattisesti luotu tapahtumatyyppi "kertymävapaa". Esimerkiksi, jos asetusryhmässä on käytössä saldokertymä, löytyy tapahtumatyyppivalikosta myös tapahtumat saldovapaa (sekä hallinnolliset tapahtumat saldon asetus sekä saldon muutos). Kun kertymävapaata käytetään, täytetään työvelvoite leimauksen keston ajalta kertymästä. Ympäristön pääkäyttäjä voi muuttaa määrityksistä, mitkä tapahtumatyypit ovat käytössä ja miten ne käyttäytyvät, sekä mitkä päivät lasketaan kertymävapaiksi.
Kun kertymävapaata leimataan, laskee palvelu määritysten mukaan kertymän käytön vaikutuksen kertymäsaldoon. Kertymän arvo näkyy ainoastaan siinä tapauksessa, että sitä kirjataan tulevaisuuteen. Menneisyyteen tai samalle päivälle tehtävän tai kalenterissa jo olevan kertymävapaan yhteydessä sen arvoa ei näytetä.
Poissaolopyynnöt
Jotkut poissaolot on voitu määrittää olevan tapahtumapyyntöjä. Tällöin henkilö voi kirjata poissaolon tapahtumaan, mutta se jää odottamaan esihenkilön hyväksyntää, ennen kuin muuttuu vahvistetuksi tapahtumaksi. Lisää tapahtumapyynnöistä tässä ohjeessa.