Huomioithan, että henkilöiden poistaminen (ja palauttaminen) on mahdollista ainoastaan Neptonin rooleilla 'Ylläpitäjä', 'Henkilöstöhallinto' ja 'Palkkahallinto'.
Suosittelemme poistamaan henkilön sen jälkeen, kun henkilön työsuhde on päättynyt. Henkilön poistaminen ei poista henkilölle tallennettuja HR-tietoja, tapahtumia tai niiden tulkintaa. Henkilön poistamisen seurauksena henkilöllä olevat käyttäjätunnukset eivät ole voimassa, jolloin hän ei voi enää kirjautua palveluun.
Henkilö poistetaan Työsuhde-osiossa käyttäjien joukosta seuraavasti:
1. Siirry Työsuhde-osiossa henkilölistaukseen.
2. Avaa suurennuslasista poistettavan henkilön henkilökortti.
3. Muokkaa seuraavat tiedot:
- Lisää henkilölle työsuhteen päättymispäivä.
- Poista RFID-tunniste sekä tarvittaessa myös PIN-koodi, jos nämä ovat olleet käytössä.
4. Tallenna henkilötiedot sivun alalaidasta.
5. Siirry välilehdelle Lisätoiminteet ja poista käyttäjätunnus Poista-painikkeesta.
6. Poiston jälkeen ohjelma siirtyy takaisin henkilön henkilötietosivulle. Sivun ylälaidassa näkyy ilmoitus käyttäjätunnuksen poistosta, sekä myös Palauta-painike.
Jos henkilölle merkitään pelkkä työsuhteen päättymispäivä, pääsee hän edelleen kirjautumaan palveluun ja hän näkyy edelleen alaisena tai esimiehenä, jos näin määritetty.
Huomaathan, ettei Työsuhde-osiossa tehtävä poisto poista kokonaan henkilöä eikä hänelle tallennettuja tapahtumia. Henkilö näkyy esimerkiksi raporteilla tai kalenterinäkymän valinnassa, mikäli tarkastellaan sellaista aikaväliä, jolloin henkilö on ollut aktiivinen. Muista aina merkitä henkilöille työsuhteen alku- ja loppupäivä.
Jos henkilön tiedot ja tapahtumakirjaukset halutaan lopullisesti poistaa palvelusta on se mahdollista. Olethan tällöin yhteydessä palvelun toimittajaanne lisätietojen saamiseksi.
Poistettu henkilö voidaan halutessa palauttaa. Ohjeen henkilön palauttamiseen löydät tästä artikkelista.
Poistetun henkilön alaiset näkyvät henkilön sijaisille Työaika-osion näkymissä, kuten tapahtumat kalenterissa -näkymässä, mikäli poistetulla henkilöllä on alaisia sekä sijaisia, joiden sijaisuusaika on yhä voimassa. Kun poistat henkilön järjestelmästä, on tärkeää valita toinen esimies toimimaan henkilön ensisijaisena esimiehenä. Ainoastaan ensisijaiset esimiehet voivat vastaanottaa tärkeitä ilmoituksia, sähköposteja ja viestejä alaisiltaan.
Henkilöiden kokonaispoisto Nepton-palvelusta
Henkilöt, heidän kaikki tietonsa työsuhde-puolella ja työajan kirjausten osalta voidaan poistaa palvelusta lopullisesti Neptonin tuotekehitystiimin toimesta. Tällöin kaikki Neptonin tietokannassa oleva tieto henkilöistä poistetaan GDPR-vaatimusten mukaisesti eikä kyseisiä tietoja saa enää palautettua. Pyydämme asiakkaitamme olemaan yhteydessä Neptonin asiakaspalveluun henkilöiden kokonaispoiston suorittamisesta. Poistopyynnön yhteydessä pyydämme toimittamaan listan poistettavista henkilöistä sekä toivotusta poistoajankohdasta. On asiakkaan omalla vastuulla ottaa tarvittavat tiedot talteen ennen kokonaispoiston suorittamista.