Palvelussa voidaan hallita käyttäjien tiedostoja, esimerkiksi työsopimuksia ja kehityskeskusteludokumentteja. Tämä toiminnallisuus on käytettävissä, jos käytössä on HR Pro tai Complete -palveluversio. Tallennettava tiedosto voi olla esimerkiksi muodossa PDF, Excel, Word tai missä tahansa muussa tiedostomuodossa.
Tiedostot lisätään henkilöittäin henkilön tiedoista löytyvien tiedostokansioiden alla. Tässä artikkelissa kuvaamme tiedostojen lisäämisen sekä tiedostokansioiden hallinnan.
Tiedostojen lisääminen henkilölle
Tiedostoja voidaan lisätä henkilön tietoihin Työsuhde-osiossa henkilöt tietojen Tiedostot-välilehdellä. Täällä näkyy kaikki palvelussa oletuksena olevat tiedostokansiot sekä muut kansiot, jos sellaisia on lisätty. Tiedostot lisätään aina kansioon.
Tiedostokansioiden hallinta
Oletuskansiot
Palvelusta löytyy oletuksena kolme kansiota: Työsopimukset, Palkkakuitit ja Muut tiedostot.
Työsopimukset ja Palkkakuitit-kansiot on olennaisia, kun käytetään joitakin palvelun toiminnallisuuksia (kuvattu alla), joten näitä kansioita ei tule poistaa. Poistetun kansion voi kuitenkin palauttaa tarvittaessa.
- Työsopimukset - Pakollinen silloin kuin käytetään Sähköiset työsopimukset -toiminnallisuutta. Tässä kansiossa arkistoidaan sähköiset työsopimukset, jotka on luotu toiminnallisuuden kautta. Kansiota voi käyttää myös muulla tavoin luotujen työsopimusten säilyttämiseen.
- Palkkakuitit - Pakollinen silloin kun käytetään Nepton Palkat -toiminnallisuuttta. Kansiota voi käyttää myös muulla tavoin luotujen palkkadokumenttien säilyttämiseen.
- Muut tiedostot - Yleiskäyttöön tarkoitettu kansio.
Kansioiden lisääminen, poistaminen ja muokkaaminen
Palveluun voidaan lisätä erilaisia tiedostokansioita. Tiedostokansiota voi lisätä kohdassa Työsuhde -> Hallinta -> Tiedostokansiot.
Lisätäksesi uuden kansion valitse Lisää kansio. Täytä kansion nimi, halutessasi kuvaus, tyyppi ja määrittele millä työsuhde-osion roolilla on oikeus kansion lukuun, muokkaamiseen tai poistoon.
Tyyppi määrittelee onko kansio käytettävissä palvelun toisilla toiminnallisuuksilla (katso ylempänä oletuskansioiden kuvaukset), ja mitä tiedostoformaatteja ko. kansioon voi tallentaa.
Tallenna uusi kansio valitsemalla Tallenna.
Poistaaksesi kansion valitse X-symbolin kuva halutun kansion rivillä. Kansion poistamisen jälkeen kansio ja siihen tallennetut tiedot eivät ole näkyvissä kenellekään. Kansion voi palauttaa valitsemalla Näytä poistetut kansiot.
Muokataksesi kansiota valitse kynän kuvake halutun kansion rivillä. Voit muokata kansion nimeä, kuvausta, tyyppiä ja käyttöoikeuksia.
Huom. Emme suosittele kansion tyypin vaihtamista kansion luomisen jälkeen.
Kansioiden järjestyksen muuttaminen
Muuttaaksesi kansioiden järjestystä valitse nuolen kuvake oikeasta reunasta. Klikkaamalla ylös tai alas kansio siirtyy haluttuun suuntaan.
Tiedostojen ja tiedostokansioiden näkyvyys
Tiedostot ovat käyttäjäkohtaisia. Tiedostokansiot näkyvät kaikilla henkilöillä, jos käytettävällä roolilla on oikeus nähdä ko. kansio.
Tiedostojen käyttöoikeudet
Pääsy tiedostoihin on rajattu henkilöihin, joilla on riittävät käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet määräytyvät käyttäjäroolin ja tiedostokansion käyttöoikeuksien perusteella. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten käyttöoikeuksia sovelletaan.
- Jos tiedosto ei liity yhteenkään käyttäjään, käyttöoikeus perustuu ainoastaan käyttäjäroolille annettuun tiedostokansion lukuoikeuteen.
- Työsopimukset, jotka eivät liity yhteenkään käyttäjään, ovat vain ylläpitäjien, henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan luettavissa.
- Alla mainituilla rooleilla ei ole pääsyä omiin tiedostoihin, mikäli tiedostokansiolle ei ole määritelty työntekijä-roolin lukuoikeutta.
Käyttöoikeudet rooleittain
Alla roolikohtainen lista, mihin kansion tiedostoihin eri rooleilla on pääsy, mikäli tiedostokansiolle on määritelty roolia vastaava lukuoikeus.
- Ylläpitäjä, henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta - Kaikki tiedostot riippumatta niihin liitetyistä käyttäjistä.
- Yksikön johtaja - Kaikki tiedostot, jotka kuuluvat saman yksikön henkilöille.
- Esimies - Kaikki alaisten tiedostot.
- Työntekijä - Kaikki omat tiedostot.