Henkilötietojen ajastettu vienti

Henkilötietojen vientitoiminnolla saat siirrettyä henkilöstötietoja tiedostoon. Henkilötiedot voi ottaa palvelusta manuaalisesti Excel-tiedostoon tai ajastetusti ja automaattisesti CSV- tai JSON-muotoiseen tiedostoon. Tässä ohjeessa kuvataan, kuinka henkilötiedot voidaan siirtää Neptonista ajastetulla henkilöiden viennillä suoraan ulkoiseen palveluun.

Henkilötietojen ajastettu vienti tukee tietojen vientiä CSV- tai JSON-muodossa.

Määritys tehdään valikossa Työsuhde - Hallinta - Ajastetut tehtävät. Lisätäksesi automaattisen tuonnin määritykset valitse Lisää tehtävä. Valinnan jälkeen tulevalla lomakkeella pääset määrittelemään ajastetun tehtävän.

Aluksi valittavissa ovat vain kaikille tehtäville yhteiset tiedot. Valittuasi tehtävän tyypin "Vie henkilöitä" saat näkyville siirtotapavalinnan. Lisää valintamahdollisuuksia tulee näkyville tekemiesi valintojen perusteella.

Lomakekenttien kuvaukset:

• Yleiset tiedot
  • Nimi: Valitse haluamasi nimi tehtävälle, esimerkiksi "Henkilöiden vienti Neptonista". Tällä tekstillä ei ole teknisesti vaikutusta toimintaan.
  • Kuvaus: Halutessasi voit lisätä tarkemman kuvauksen tehtävälle. Tällä tekstillä ei ole teknisesti vaikutusta toimintaan, eikä se näy muualla kuin ajastettujen tehtävien hallinnassa.
  • Tyyppi: Vie henkilöitä
  • Suorita ylläpitäjänä: Tässä kentässä valitaan, millä tunnuksella siirto tehdään ja millä tunnuksella se näkyy listauksessa. Tähän valitun käyttäjän tulee olla ylläpitäjä. Suosituksena on, että perustetaan tätä varten kokonaan uusi henkilö (esimerkiksi "Henkilötietojen vientitunnus"). Tähän ei suositella valittavan todellista henkilöä, koska se voi aiheuttaa sekaannuksia siinä, onko kyseessä oikeasti manuaalinen vai automaattinen siirto.
  • Siirtotapa: Siirto voidaan suorittaa ulkoiselle palvelimelle käyttäen SFTP-siirtoa tai REST API -sovellusliittymäpalvelun kautta.
• Henkilötiedot
  • Vientimuoto: Valitse sen järjestelmän vientimuoto, johon tietoja ollaan viemässä (esim. Visma Nova). Jos järjestelmän muotoa ei ole saatavilla tai on tiedossa, että kohdejärjestelmä tukee oletusarvoista muotoa, valitse Oletusarvoinen muoto. 
  • Merkistökoodaus: Valitse merkistökoodaus vietävälle aineistolle ja tiedostolle. Mahdolliset valinnat ovat:
    • UTF-8
    • ISO-8859-1 

    UTF-8 on tapa koodata Unicode-merkistöä, ISO-8859-1 on rajattu yleisiin eurooppalaisissa kielissä käytettyihin merkkeihin. Merkistökoodaus on valittavissa ainoastaan CSV-muotoisille tiedostoille – JSON-muotoiset tiedostot lähetetään aina UTF-8-muodossa. Yleisesti ottaen sen ohjelman tai palvelun, jota varten viet tiedoston, tulisi antaa tiedot tarvittavasta merkistökoodauksesta. Jos valitset virheellisen tiedostomuodon, tarkkeet latinalaisten aakkosten yhteydessä (kuten suomen ä- ja ö-kirjaimissa) tai ei-latinalaisten aakkosten merkit näkyvät todennäköisesti väärin.

  • Sisällytä henkilöt integraatiotunnisteella / henkilönumerolla nolla: Valitse "Kyllä" jos vientitiedostossa pitää olla mukana kaikki henkilöt. Valitse "Ei", jos henkilöitä, joilla ei ole henkilönumeroa tai joiden henkilönumero on nolla ("0"), ei haluta mukaan. Valinta "Ei" antaa mahdollisuuden estää esimerkiksi erikoistunnusten viennin yksinkertaisesti asettamalla henkilönumeroksi 0. Tätä valintaa ei tueta Visma Nova -vientimuodossa - siinä ovat aina mukana kaikki henkilöt.
  • Tietomuoto: CSV- tai JSON-muotoinen tiedosto. CSV-tiedoston sisältö riippuu valitusta vientimuodosta, ks. kohtaa Vientimuoto ylempänä. Visma Nova -järjestelmälle tuotettava tiedosto on aina CSV-muotoinen. JSON-muodossa mukana olevat kentät on lueteltu artikkelissa Vie henkilöt - JSON-tietomuoto.
  • Tiedostonimen muoto: Vientitiedoston nimi ilman .csv- tai .json-päätettä - pääte lisätään automaattisesti. Tämä asetus on käytettävissä vain SFTP-siirtotavalle.
  • Sisällytä otsikkorivi CSV-tiedostoon: Valitse "Kyllä", jos haluat, että vientitiedostossa ovat mukana kenttien nimet. Valitse muussa tapauksessa "Ei". Tämä asetus on käytettävissä vain CSV-tietomuodolle.
  • Valitse lähetettävät tiedot: Valitse "Kaikki henkilöt" viedäksesi kaikkien henkilöiden kaikki tiedot joka kerralla tehtävää ajettaessa. Valitse "Henkilöt, joilla muutoksia" viedäksesi niiden henkilöiden kaikki tiedot, joilla on mitä tahansa muuttunutta tietoa tehtävän edellisen suorituskerran jälkeen. Tämä asetus on käytettävissä vain JSON-tietomuodolle.
• Tiedostopalvelin (SFTP)
  • Palvelimen osoite: Merkitse palvelimen osoite, johon aineisto siirretään.
  • Portti: Merkitse käytettävä palvelimen portti (tavallisin arvo SFTP-palvelimille on 22).
  • Käyttäjätunnus: Merkitse käytettävä käyttäjätunnus, jolla pääsee kirjautumaan aineiston viemistä varten palvelimelle.
  • Salasana: Merkitse käytettävä salasana käyttäjätunnukselle. Huomaa, että HTML-koodi (esim. < tekstin edellä) ei ole sallittua salasanakentässä.
  • Työkansio: Voit valinnaisesti määritellä tietyn kansion palvelimella siirtoa varten. Vientitiedosto tallennetaan kyseiseen kansioon. Kansio voi olla ainoastaan käyttäjätunnuksen oletushakemiston alla, esim. henkilot/Nepton
• REST-rajapinta
  • REST API -osoite: Aseta sen REST API -palvelun sovellusliittymän URL, johon henkilötiedot voidaan siirtää.
  • Autentikaatiotyyppi: Aseta autentikaatio REST API -palvelun vaatimusten mukaisesti:
    • • Ei autentikointia: Palvelu ei vaadi minkäänlaista tunnistautumista pääsyä varten.
      • Perus-HTTP-autentikointi: Palvelu vaatii tavanomaisen tunnistautumisen käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Aseta käyttäjätunnus ja salasana REST APIlle Parametri-asetuksissa käyttäen kenttiä "username" ja "password" paremetrin Nimi-asetuksiin ja niille sopivia arvoja Arvo-asetuksiin.
      • OAuth 2.0 (perus-HTTP-autentikointi): Palvelu vaatii erillisen OAuth 2.0 -protokollaa käyttävän valtuutuspalvelimen käyttöä. Aseta vaadittu valtuutuspalvelimen osoitteen arvo. Aseta valtuutuspalvelimen käyttäjätunnus ja salasana Parametri-asetuksissa käyttäen kenttiä "username" ja "password" parametrin Nimi-asetuksiin ja niille sopivia arvoja Arvo-asetuksiin.
      • Tunnussanavaltuutus: Palveluun tunnistaudutaan käyttäen erityistä avainta. Aseta vaadittu avain parametrin asetuksiin: Nimi-kenttään "apikey" ja avaimen arvo Arvo-kenttään.
  • Parametrit 1 - 4: Ks. yllä parametrit, joita autentikaatio vaatii. Voit myös määritellä tässä ylimääräisiä REST API -palvelun vaatimia HTTP-parametreja.
• Ajastus
  • Suorita: Näissä kentissä määritellään milloin tehtävä ajastetaan suoritettavaksi.
    
    • • Vain manuaalisesti: Jos et halua käyttää tehtävän automaattista ajastusta, valitse tämä vaihtoehto. Tehtävä suoritetaan vain, jos valitset Suorita nyt -painikkeen tehtävän tallennuksen jälkeen.
      • Kerran: Tehtävä ajastetaan suoritettavaksi vain yhden kerran. Valitse suoritushetken päiväys ja kellonaika Suoritusaika-kentässä.
      • Tietoja muokattaessa: Tehtävä suoritetaan heti, kun mitä tahansa henkilötietoja muokataan. Jos valitse tämän vaihtoehdon, Valitse lähetettävät tiedot -kentässä pitäisi yleensä olla arvo Henkilöt, joilla muutoksia valittuna. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain JSON-tietomuodolle.
      • Kerran tunnissa: Tehtävä suoritetaan joka tunti sillä minuutilla, joka on asetettu Tällä minuutilla -kentässä. Esim. jos "tällä minuutilla" on 30, tehtävä suoritetaan 0:30, 1:30, 2:30 jne.
      • Päivittäin: Tehtävä suoritetaan joka päivä sinä kellonaikana, joka on asetettu Kellonaikana-kenttään.
      • Viikoittain: Tehtävä suoritetaan vain niinä viikonpäivinä, jotka on määritelty Viikonpäivinä-kentässä. Aseta kellonaika suoritukselle Kellonaikana-kenttään.
      • Kuukausittain: Tehtävä suoritetaan Kuukausina- ja Päivinä-kentissä valittuina kuukausina ja päivinä. Päivinä-kentässä on valittavissa päivät numeron mukaan tai kuukauden viimeinen päivä. Aseta kellonaika-kenttään suoritusajankohta suorituspäivänä.
  • Käytössä: Valitse säännöllisesti suoritettaviksi ajastetuille tehtäville aikaväli, jolla ajastus on käytössä. Tehtävä suoritetaan muiden asetusten mukaisesti, mutta ei kuitenkaan ennen Alkaen-kentän päiväystä ja kellonaikaa eikä Päättyen-kentän päiväyksen ja kellonajan jälkeen. Alkaen-kentän oletusarvona tehtävä on heti käytössä. Päättyen-kenttä on valinnainen.

Kun määritykset on tehty valitse Tallenna. Palvelu ilmoittaa tallennuksen onnistuneen, jos kaikki kentät on täytetty asianmukaisesti. 
Tallennuksen jälkeen voit testata siirtoa valitsemalla Suorita nyt.