Tässä ohjeessa kuvataan miten Nepton Vuorosuunnittelussa tiedotetaan työvuoroista ja vuorotarpeista sekä minkälaisissa tilanteissa tiedotusta käytetään.
Suunnitelluista työvuoroista ja vuorotarpeista voidaan tiedottaa kaikkia työntekijöitä joko niiden julkaisun yhteydessä tai erikseen myös niiden julkaisun jälkeen. Tiedotettaessa vuoroista niiden julkaisun jälkeen, on mahdollista rajata tiedotus vain osalle työntekijöitä.
Vuoroista tiedottaminen vuorojen julkaisun yhteydessä
Vuorojen julkaisun yhteydessä voidaan tiedottaa henkilöstöä uusista tai muuttuneista työvuoroista tai vuorotarpeista. Suunnitellut työvuorot ja vuorotarpeet ovat nähtävissä suunnittelunäkymän Julkaise- painikkeen takaa. Jotta työvuorot tai vuorotarpeet tulevat näkyviin työntekijöiden kalentereihin, ne tulee julkaista. Julkaisutoiminnallisuudesta on kerrottu tarkemmin tukiartikkeleissa Vuorojen julkaiseminen ja Vuorotarpeiden julkaiseminen.
Kun haluat tarkastella julkaistavia vuoroja, vuorotarpeita tai muutoksia, paina Julkaise-painiketta nähdäksesi mitä on julkaistavissa. Kun olet valmis julkaisemaan suunnitellut vuorot, paina Työvuorojen julkaisu.
Valitse julkaisutoiminnossa Vuorot-osiossa ensin ne työvuorot ja vuorotarpeet, jotka haluat julkaista (ks. ylempää linkit julkaisun tukiartikkelit).
Tiedottaaksesi vuoroista, aktivoi Vastaanottajat-osiossa "Tiedota sähköpostilla"-valinta. Tiedote vuoroista toimitetaan kaikista julkaistavista työvuoroista tai vuorotarpeista kaikille kyseisen toimipisteen henkilöille. Tiedotteen toimituksessa käytetään henkilön tiedoissa Työsuhde-osiossa tallennettua sähköpostiosoitetta. Työntekijät saavat täten kattavan vuorolistan sekä omistaan että kanssatyöntekijöidensä työvuoroista.
Jos tahdot toimittaa tiedotteen vuoroista myös erilliseen sähköpostiin tai lisätä lisäkommentin tiedotteeseen, voit tehdä sen myös tässä osiossa.
Vahvista lopuksi sekä työvuorojen julkaisu sekä niiden tiedotus Työvuorojen julkaisu-painikkeesta.
Vuoroista tiedottaminen erillään niiden julkaisusta
Vuorosuunnittelussa on mahdollista tiedottaa myös yksittäisiä työntekijöitä työvuoroista ilman työvuorojen julkaisua. Tällainen tilanne voi tulla ajankohtaiseksi, jos vuoroja on esim. sairastumisen vuoksi vapautunut ja niihin etsitään tekijöitä lyhyellä varoitusajalla tai vuorot on jo sovitusti resursoitu uusilla työntekijöillä ja tämä tieto halutaan saattaa työntekijöille tiedoksi.
Julkaisusta erillään tiedottaminen tapahtuu suunnittelunäkymässä Työkalut-osiossa. Paina ensin Tiedota vuoroista-painikkeesta, jolloin aukeaa uusi ikkuna.
Samaan tapaan kuin tiedotuksessa vuorojen julkaisun yhteydessä, valitse Vastaanottajat-osiossa ensin yksi tai useampi työvuoro tai vuorotarve, josta haluat tiedottaa. Vuoroissa on myös nähtävissä tarkemmin kenen vuoro on kyseessä.
Valittuasi työvuorot ja vuorotarpeet, joista haluat työntekijöitä tiedottaa, siirry Vastaanottajat-osioon. Valitse työntekijät (henkilöt), joita tahdot vuoroista tiedottaa. Jos olet valinnut Vuorot-osiossa Termo Lehtisen vuorot, todennäköisesti tahdot myös tiedottaa vain Termoa. Tiedotus on myös mahdollista ristiin, ts. Jamesille voidaan antaa tiedoksi Termon vuorot ja päinvastoin.
Samaan tapaan kuin tiedotuksessa vuorojen julkaisun yhteydessä, voit toimittaa tiedotteen myös erillisiin sähköpostiosoitteisiin ja voit kirjoittaa tiedoteviestiin lisäkommentin (esim. tiedotuksen syy tai lisätietoja vuoron tuuraustarpeesta).
Vahvista ja lähetä tiedote vuoroista Lähetä-painikkeesta.