Tapahtumaerittely

Tapahtumaerittelyllä voidaan raportoida tallennettuja sekä poistettuja tapahtumia. Raportin sisältöä on mahdollista rajata hakusanalla.

Tapahtuerittely löytyy palvelun työaika-puolelta valikossa Työaika > Työtunnit > Raportit.

Raportin valinnat

Raporttia ottaessa syötetään aikaväli, valinta halutaanko raportille myös poistetut tapahtumat sekä mahdollinen hakusana.

Hakusanat

Hakusana etsii annettua merkkijonoa seuraavista tiedoista:

• Tapahtuman tyypin nimi
• Tapahtuman huomautus
• Tapahtuman alkuaika (voidaan etsiä päivämäärällä muodossa pp-kk-vvvv, esim. 02-09-2021 tai kellonajalla muodossa hh:mm, esim. 08:00)
• Tapahtumaan liitetyn projektin nimi
• Tapahtumaan liitetyn projektin koodi
• Tapahtumaan liitetyn projektin kuvaus

Hakusanaan voidaan antaa välilyönnillä monta eri sanaa, jolloin kaikkien hakusanojen tulee esiintyä hakutuloksessa. Hakutuloksesta voidaan poistaa avainsanalla laittamalla hakusanan eteen miinusmerkki. Haettavana merkkijonona voisi olla esimerkiksi 'matka-aika -toimisto', jolloin raportille haetaan ne tapahtumat, joissa esiintyy sana 'matka-aika', mutta ei esiinny sanaa 'toimisto'. Jos halutaan käyttää kahta eri hakusanaa, esim. tapahtumaa, voit tällöin kirjoittaa ne muotoon esim. Etätyö + Koulutus. Tämä etsii tuloksena päivät, joilla on joko Etätyötä, Etätyötä + Koulutusta ja vain Koulutusta.

Esimerkiksi hakemalla hakusanalla "matka-aika" sisältäen poistetut tapahtumat saadaan seuraava raportti:

Tuloksissa on mukana sekä Työ-tapahtuma, jonka kommentissa ilmenee sana "Matka-aika", että erilaisia matka-aikatapahtumia, joista yksi on poistettu.

Raportin tiedot

Raportin tiedot esitetään näytöllä. Tulokset voidaan myös viedä Exceliin tai tulostaa. Raportin tietoja voidaan suodattaa Excelissä sarakkeiden mukaan, jolloin voidaan tarkastella kirjattuja tietoja yksityiskohtaisella tasolla.

Raportin sarakkeet ovat;
Henkilönumero - Henkilön henkilönumero (jos asetettu)
Työntekijä - Henkilön nimi
Henkilöryhmä - Henkilön henkilöryhmä (jos asetettu)
Raportin lisätieto - Henkilön tietoihin tallennettu Raporteilla näkyvä lisätieto -kentän sisältö (jos asetettu)
Tapahtumatyyppi - Käytetty tapahtumatyyppi
Kirjauspäivä - Päivänä jolle tapahtuma on kirjattu
Aloitusaika - Tapahtuman aloitusaika
Lopetusaika - Tapahtuman lopetusaika
Kesto - Tapahtuman kesto
Projektit - Tapahtumaan liitetyt projektit
Tapahtuman luoja - kuka on kirjannut tapahtuman
Luotu - Koska tapahtuma on kirjattu
Muokattu - Koska tapahtumaa on viimeksi muokattu
Tapahtuman hyväksynyt - Kuka on hyväksynyt tapahtuman
Tapahtuman huomautus - Tapahtuman huomautus -kentän teksti
100% - onko tapahtuma manuaalisesti asetettua 100% ylityötä
Poistettu - onko tapahtuma poistettu 
Kirjauspääte - Kirjauspäätteen ID, jos tapahtuma luotu kirjauspäätteellä

Poistettujen tapahtumien raportointi

Mikäli raporttia otettaessa on valittuna valinta "Näytä myös poistetut tapahtumat", tulee raportille Poistettu-sarake, jossa näytetään tieto Kyllä/Ei. Poistetut tapahtumat näytetään raportilla harmaalla fontilla.

Poistetuista tapahtumista näytetään seuraavat tiedot:

• Henkilönumero
• Käyttäjän nimi (kenen kalenteriin tapahtuma lisättiin alunperin)
• Henkilöryhmä
• Raportin lisätieto
• Käytetty tapahtumatyyppi
• Kirjauspäivä (milloin tapahtuma lisättiin alunperin)
• Alkuperäinen aloitusaika, lopetusaika ja kesto
• Tapahtuman projektit
• Tapahtuman alkuperäinen luoja
• Tapahtuman alkuperäinen luomisaika
• Tapahtuman viimeisin muokkauspäivä (poistetussa tapahtumassa poistoaika)
• Tapahtuman hyväksyjä (jos tapahtuma oli hyväksytty)
• Tapahtuman huomautus (Lisätty kommentti)
• 100% (oliko tapahtuma 100% ylityötä)
• Poistettu-tieto (ei)
• Työaikapääte (Näyttää päätteen jolla työtapahtuma on aloitettu, jos tapahtuma päätetään toisella päätteellä, se ei näy raportissa)

Tapahtuman poistaneen henkilön käyttäjätunnusta/nimeä ei tallenneta tai näytetä raportilla.

Tapahtuma voidaan avata uuteen ikkunaan "tapahtumatyyppi" sarakkeen tietoa klikkaamalla. Tästä ikkunasta poistettu tapahtuma voidaan myös palauttaa aktiiviseksi.