Henkilöryhmien muokkaaminen, siirtäminen henkilöryhmärakenteessa ja niiden poistaminen suoritetaan Työaika-osiossa Hallinta > Henkilöryhmät-osiossa. Kaikissa edellämainituissa toimenpiteissä klikataan henkilöryhmänäkymässä sitä henkilöryhmää, johon toimenpide halutaan kohdistaa. Henkilöryhmän luomisesta palveluun löytyy ohje täältä.
Henkilöryhmän muokkaaminen
Seuraavassa esimerkissä muokataan henkilöryhmän "Suomi / Finland" määrityksiä.
Henkilöryhmää "Suomi / Finland" klikatessa palvelun oikeaan reunaan avautuvassa näkymässä "Pääsivu"-välilehdellä voidaan muokata henkilöryhmän määrityksiä: nimeä, koodia, yliryhmää eli henkilöryhmän sijaintia henkilöryhmärakenteessa, henkilöryhmän kuvausta sekä sen tyyppiä.
HUOM! Henkilöryhmän koodia hyödynnetään tunnisteena henkilötietoliittymissä, joten siihen tehtävät muutokset saattavat vaikuttaa henkilötietojen siirtoon.
Tehdyt muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeesta.
Henkilöryhmän siirtäminen
Palvelussa jo olevien henkilöryhmien sijaintia henkilöryhmärakenteessa voidaan muuttaa siirtämällä henkilöryhmä uuden yliryhmän alle. Seuraavassa esimerkissä siirretään henkilöryhmä "Uusi henkilöryhmä A" juuresta "Hallinto"-henkilöryhmän alle valitsemalla uudeksi yliryhmäksi "Hallinto".
Jos on tarpeen palauttaa henkilöryhmä juureen, eli omaksi yliryhmäkseen, muokattavan henkilöryhmän uudeksi yliryhmäksi valitaan "Juuri". Seuraavassa esimerkissä henkilöryhmä "Uusi henkilöryhmä A" siirretään omaksi yliryhmäkseen valitsemalla uudeksi yliryhmäksi "Juuri".
Henkilöryhmässä siirtohetkellä olevat henkilöt pysyvät siirretyn henkilöryhmän jäseninä.
HUOM! Joissain tilanteissa henkilötietoliittymässä henkilöille tuodaan henkilöryhmien rakenne kokonaisuudessaan. Tällöin henkilöryhmärakenteen muutokset palvelussa saattavat vaikuttaa henkilötietojen siirtoon.
Henkilöryhmän poistaminen ja palauttaminen
Henkilöryhmien poistaminen tapahtuu valitsemalla haluttu henkilöryhmä ja painamalla sen jälkeen palvelun oikeaan reunaan avautuvassa näkymässä "Poista"-painiketta.
Mikäli poistettavalla henkilöryhmällä on alahenkilöryhmiä, tulee valita mitä näille tapahtuu poiston yhteydessä. Mikäli alaryhmät säilytetään, siirtyvät ne henkilöryhmärakenteessa juureen, eli henkilöryhmiksi ilman yliryhmää.
Mikäli poistettavassa henkilöryhmässä on jäseniä, siirtyvät he ryhmittämättömiksi henkilöiksi.
Henkilöryhmän palauttaminen tapahtuu aktivoimalla ensin henkilöryhmien päänäkymän valinnoista "Poistettu"-valinta. Näkymässä listataan kaikki poistetut henkilöryhmät.
Henkilöryhmä palautetaan käyttöön valitsemalla ensin listauksesta henkilöryhmää, joka halutaan palauttaa. Tämän jälkeen painetaan palvelun oikeaan reunaan avautuvassa näkymässä "Pääsivu"-välilehdellä "Palauta"-painiketta. Henkilöryhmä palautuu tämän jälkeen aktiiviseksi henkilöryhmäksi henkilöryhmärakenteen juureen. Palautettu henkilöryhmä tulee siis tarvittaessa siirtää takaisin oikeaan kohtaan henkilöryhmärakennetta.
Palautuksen yhteydessä henkilöryhmässä aiemmin olleet henkilöt palautuvat henkilöryhmän jäseniksi, ellei heitä poiston jälkeen ole siirretty toisen henkilöryhmä jäseniksi.