Asetukset on luotu palveluun eri asetustasojen mukaan niin, että asetustasoilla on hierarkia, jonka mukaan asetukset periytyvät ylhäältä alaspäin. Alkuasetukset tehdään jo käyttöönoton aikana valmiiksi, eli ne on kustomoitu omalle työyhteisöllenne ja niitä tarvitsee muuttaa vain tarvittaessa.
Hierarkia ja asetusten periytyminen tasojen mukaan on kuvattu alla. Periytymisen voi tarvittaessa myös estää.
Työyhteisön asetukset
Kaikkia käyttäjiä koskevat, työyhteisön yleisimmin noudatetut säännöt, ns. ylin taso. Suurin osa asetuksista pyritään asettamaan työyhteisötasolle, sillä se helpottaa asetusten hallintaa ja muokkaamista. Työyhteisön asetukset löytyvät Työaika -> Hallinta -> Työyhteisön asetukset.
Asetusryhmän asetukset
Asetusryhmää koskevat asetukset, joilla voidaan tehdä poikkeuksia työyhteisön asetuksiin. Asetusryhmät tehdään usein esim. käytettävien TESsien mukaan, jolloin jokaisessa asetusryhmässä on TESin mukaiset asetukset. Asetusryhmät löytyvät valikosta Työaika -> Hallinta -> Asetusryhmät.
Asetusryhmään tehdyt asetukset koskevat kaikkia sen jäseniä, ellei heillä ole alemmalla tasolla (käyttäjän asetuksissa) poikkeavia asetuksia.
Asetukset periytyvät ylemmältä asetusryhmätasolta alemmalle asetusryhmälle, ellei alemmalla tasolla olla toisin määritelty. Asetusryhmähierarkia esitetään asetusryhmälistauksessa niin, että alemmat asetusryhmät on sisennetty ylemmän alle. Esimerkkikuvassa alla on ylempi asetusryhmätaso "7,5h kuukausipalkkainen, tunti-tunnista saldoon" ja sen alla asetusryhmä "osa-aika 60%".
Kuvan esimerkissä asetukset valuvat ylemmästä asetusryhmästä Osa-aika 60% -ryhmään, ellei tässä asetusryhmässä olla määritelty poikkeavia asetuksia. Asetusryhmä "8h kuukausipalkkainen ma-su" on taas saman tasoinen kuin "7,5h kuukausipalkkainen, tunti-tunnista saldoon" sekä listan loput asetusryhmät, joten niistä ei periydy asetuksia toisiinsa, vaan näiden kaikkien asetusryhmän ylempi taso on Työyhteisö.
Käyttäjän asetukset
Vain tiettyä käyttäjää koskevat poikkeussäännöt, esimerkiksi työsuhteen alussa oleva pienempi vuosilomakertymä tai väliaikaisesti sovittu lyhyempi työvelvoite. Yksittäisten käyttäjien taakse ei suositella tehtävän asetuksia, jotta niitä on helpompi hallita yhdestä (asetusryhmä/työyhteisötasolta) paikasta. Käyttäjän asetukset löytyvät Työaika -> Hallinta -> Henkilöt -> Toiminto: Henkilön asetukset.
Asetusten periytyminen yllä kuvatun hierarkian mukaisesti toimii käytännössä niin, että kun palvelu tarkastaa asetuksia se etsii ensin, löytyykö asetusta käyttäjätasolta. Jos asetusta ei ole määritelty käyttäjätasolle, palvelu siirtyy etsimään sitä asetusryhmätasolta. Jos asetusta ei ole asetusryhmätasoltakaan, käytetty asetus tulee työyhteisötasolta.
Periytymisen estäminen
Periytymisen voi estää tallentamalla tyhjän arvon kyseisen arvon otsikkoon. Tämä sama logiikka pätee kaikissa asetuksissa, eli tällä tavoin voidaan estää periytyminen kaikissa määrityksissä.
Poikkeuksena integraation sääntöjoukot (Ulkoiset palvelut), joissa periytyminen estetään tallentamalla tyhjä arvo kaikkiin kolmeen kenttään: Kuvaus, palkkalajikoodi ja poimintasääntö.
Jos periytyminen estetään, käytetään asetuksessa arvoa, joka on palvelussa oletusarvona. Oletusarvo riippuu siitä mikä kenttä on kyseessä. Oletusarvo voi olla numeerinen arvo (esimerkiksi työpäivän pituus on oletuksena 0 tuntia, jos muuta ei ole määritelty) tai se voi tarkoittaa, että ko. määritys ei ole lainkaan voimassa. Useat oletusarvot ovat työaikalain mukaisia.
Esimerkiksi jos halutaan estää työlisän periytyminen ylemmästä asetusryhmästä alempaan asetusryhmään toimitaan seuraavasti (tämä sama käyttötapa pätee kaikkiin kenttiin, esimerkiksi työkorotuksiin):
1. Valitse se asetusryhmä, johon tiedon ei haluta periytyvän. Valitse Asetusryhmän asetukset -> Työtunnit -> Työlisät.
2. Valitse sen työlisän indeksi (järjestysnumero), jonka ei haluta periytyvän. Jos siis esimerkiksi työlisä 'Kilometrikorvaus' on tallennettu ylempään asetusryhmään indeksiin 1, valitaan tästä asetusryhmästä indeksin 1 kohta 'Työlisän nimi'.
3. Avaa rivin Työlisän nimi kohdalta voimassaolotoiminto. Tallenna voimassaolotoiminnon kautta tyhjä kenttä. Valitse voimassaoloajoiksi halutut voimassaoloajat.
4. Tallenna tyhjä rivi voimassaolotoiminnon Tallenna-linkistä.