Työaika-osion tietokentissä on mahdollista hyödyntää voimassaolotoimintoa. Asetusmuutokset tulee aina tehdä voimassaolotoiminnon kautta, jotta mahdollinen aiempi asetushistoria säilyy tallessa ja sen mukainen laskenta ei mene väärin uusien asetusten muuttamisen vuoksi.
Sääntöjoukkojen poimintasääntöjen voimassaoloaika
Voimassaolo määrittää ajojakson päivämäärän, mistä alkaen kyseinen sääntö on voimassa.
Esimerkiksi 1.4.2025 voimaan tuleva sääntö ei muodosta aineistolle tapahtumia ennen 1.4.2025 haettavalle ajojaksolle.
Voimassaolotoiminto aukeaa käytettäväksi asetuksen yhteydessä olevasta kalenteripainikkeesta.
Mikäli asetukseen on asetettu jotain historiaan, näytetään kalenterikuvakkeen päällä historiaikoni. Mikäli asetukseen on asetettu poikkeusasetus, näytetään kalenterikuvakkeen päällä tähti-ikoni.
Yllä oleva esimerkkikuva on työpäivän pituuden asetuksista, kohdasta Työaika > Hallinta > Asetusryhmät > Asetusryhmän asetukset > Työtunnit > Työpäivän pituus.
Kuvassa vihreällä merkittyä voimassaolotoimintoa painamalla avautuu näkymä, jossa on tiedot nykyisestä työpäivän pituudesta, sekä mahdollisista aiemmista pituuksista ja näiden voimassaoloajoista.
Voimassaolotoiminnon avulla voidaan muokata sekä historiaa, että tulevia laskenta-asetuksia kyseisen arvon voimassaolopäivämääriä muuttamalla. Kuvassa olevassa esimerkissä asetusryhmän työpäivän pituutta halutaan lyhentää 1.3.2023 alkaen aiemmasta arvosta 7h36min 7h30minuuttiin. Tämä voidaan tehdä seuraavasti:
- Aseta 7h36min arvolle päättymispäiväksi 28.2.2023 kohtaan Voimassa saakka.
- Lisää uusi asetusarvo.
- Aseta arvoksi 7h30 ja aseta sille alkupäivämääräksi 1.3.2023 kohtaan Voimassa alkaen.
- Tallenna muutokset ikkunan alareunasta valitsemalla Tallenna.
Päivämäärä-arvon voi myös jättää tyhjäksi, jolloin se vaikuttaa menneeseen tai tulevaan laskentaan ilman alku- tai päättymisajankohtaa. Tällainen tarve voi olla esimerkiksi jos:
- Arvo on ollut voimassa alusta saakka ja halutaan, että arvo vaikuttaa laskentaan takautuvasti
TAI arvolle ei ole tarvetta asettaa päättymispäivämäärää, vaan se on voimassa toistaiseksi.
Olemassa olevan päivämäärä-arvon voi tarvittaessa tyhjentää klikkaamalla päivämäärää kohdasta Voimassa alkaen ja avautuvasta kalenteri-ikkunasta valitsemalla Tyhjennä päivämäärä.
Huomioithan, että asetuksia ei tarvitse tallentaa enää uudelleen pääsivulta löytyvästä Tallenna-painikkeesta. Muutosikkunassa tehty tallennus riittää.
Jos tehdään työajan laskentaan takautuvasti vaikuttava muutos, ei henkilön saldo välttämättä ole muutoksen jälkeen ajantasalla. Tällöin laskenta täytyy virkistää uudelleen. Lisätietoja kalenterin päivittämisestä yksittäin tai massana löydät tästä artikkelista.
Poikkeusasetusten määrittäminen voimassaolotoiminnon kautta
Poikkeukset-kohdasta avautuvaan poikkeusasetusten määrittelyyn löydät erilliset ohjeet kohdasta Poikkeusasetusten määritteleminen.
Jos asetukselle on asetettu poikkeus, näytetään poikkeuksen olemassaolo keltasella tähdellä.
Tässä tilanteessa asetukselle on asetettu poikkeus:
Tässä tilanteessa poikkeusasetusta ei ole asetettu:
Asetuksen voimassaolon historialliset arvot
Jos asetuksella on menneisyydessä voimassa olleita asetusarvoja, jotka eivät enää ole voimassa, näytetään tämä sinisellä historiamerkinnällä:
Jos asetuksella on menneisyydessä voimassa olleita asetusarvoja sekä poikkeusasetuksia, näytetään tämä seuraavalla tavalla: