Työaika-osion tietokentissä on mahdollista hyödyntää voimassaolotoimintoa. Asetusmuutokset kannattaa aina tehdä voimassaolotoiminnon kautta, jotta mahdollinen aiempi asetushistoria säilyy tallessa ja sen mukainen laskenta ei mene väärin uusien asetusten muuttamisen vuoksi.
Voimassaolotoiminto aukeaa käytettäväksi asetuksen yhteydessä olevasta kalenteripainikkeesta.
Yllä oleva esimerkkikuva on työpäivän pituuden asetuksista, kohdasta Työaika -> Hallinta -> Asetusryhmät -> Asetusryhmä: Haluttu asetusryhmä -> Toiminto: Asetusryhmän asetukset -> Työtunnit -> Työpäivän pituus.
Kuvassa vihreällä merkittyä voimassaolotoimintoa painamalla avautuu näkymä, jossa on tiedot nykyisestä työpäivän pituudesta, sekä mahdollisista aiemmista pituuksista ja näiden voimassaoloajoista.
Voimassaolotoiminnon avulla voidaan muokata sekä historiaa, että tulevaa koskevia laskenta-asetuksia kyseisen arvon voimassaolopäivämääriä muuttamalla.
Kuvassa olevassa esimerkissä asetusryhmän työpäivän pituutta halutaan lyhentää 1.9.2016 alkaen aiemmasta 8 tunnista 6 tuntiin. Tämä voidaan tehdä seuraavasti:
1. Aseta 8 tunnin arvolle päättymispäiväksi 31.8.2016 kohtaan Voimassa saakka.
2. Lisää uusi asetusarvo.
3. Aseta arvoksi 6 tuntia ja aseta sille alkupäivämääräksi 1.9.2016 kohtaan Voimassa alkaen.
4. Tallenna muutokset ikkunan alareunasta valitsemalla Tallenna.
Päivämäärä-arvon voi myös jättää tyhjäksi, jolloin se vaikuttaa menneeseen tai tulevaan laskentaan ilman alku- tai päättymisajankohtaa. Tällainen tarve voi olla esimerkiksi jos:
- Arvo on ollut voimassa alusta saakka ja halutaan, että arvo vaikuttaa laskentaan takautuvasti
TAI arvolle ei ole tarvetta asettaa päättymispäivämäärää, vaan se on voimassa toistaiseksi.
Olemassa olevan päivämäärä-arvon voi tarvittaessa tyhjentää klikkaamalla päivämäärää kohdasta Voimassa alkaen ja avautuvasta kalenteri-ikkunasta valitsemalla Tyhjennä päivämäärä.
Huomioithan, että asetuksia ei tallenneta enää uudelleen pääsivulta löytyvästä Tallenna-painikkeesta. Muutosikkunassa tehty tallennus riittää.
Jos tehdään työajan laskentaan takautuvasti vaikuttava muutos, ei henkilön saldo välttämättä ole muutoksen jälkeen ajantasalla. Tästä saattaa hälyttää henkilön kalenterissa huomiokolmio, joka kertoo, ettei saldo täsmää. Tällaisessa tilanteessa henkilön kalenteriin tulisi tehdä jollekin jo menneelle päivälle päivitys, jotta saldo laskettuu takautuvasti uudestaan. Tämä onnistuu helpoiten niin, että muutosta edeltävälle päivälle tehdään henkilön kalenteriin Huomautus-tapahtuma, joka sitten poistetaan. Tämä riittää päivittämään kalenterin laskennan vastamaan tehtyjä takautuvia muutoksia ja saldo näkyy oikein.
Lisätietoja kalenterin päivittämisestä yksittäin tai massana löydät tästä artikkelista.
Poikkeusasetusten määrittäminen voimassaolotoiminnon kautta
Poikkeukset-kohdasta avautuvaan poikkeusasetusten määrittelyyn löydät erilliset ohjeet kohdasta Poikkeusasetusten määritteleminen.
Jos asetukselle on asetettu poikkeus näytetään poikkeuksen olemassaolo keltasella tähdellä.
Tässä tilanteessa asetukselle on asetettu poikkeus:
Tässä tilanteessa poikkeusasetusta ei ole asetettu:
