Työlisiä voidaan käyttää erilaisten kertakorvausten tai suoritusten kirjaamiseen. Työlisät perustetaan nimikkeinä, joita voidaan kirjata ja raportoida kappaleina, aikana tai desimaalilukuina. Työlisät kirjataan osaksi tapahtumaa. Matkalaskujen kulukorvaukset sekä matkalaskun reitin kilometrikorvaukset perustetaan työlisinä.
Työlisien määrittely
Työlisiä voidaan määritellä palvelun Työaika-osiossa joko Työyhteisö- tai Asetusryhmät-tasolla. Määritys tehdään kohdassa Työtunnit -> Työlisät.
Työlisät-valinnan takaa löytyy lista palveluun asetetuista työlisistä. Työlisän kohdalla esitetään nimi, mikäli työlisä on otettu käyttöön. Mikäli työlisän nimi on kursiivilla, periytyvät asetukset ylemmän tason asetusryhmästä. Mikäli nimi on esitetty lihavoituna, on se määritetty siinä asetusryhmässä, jonka asetuksia muokataan. Jos taas työlisän nimi on sekä kursivoitu että lihavoitu, tarkoittaa tämä sitä, että työlisän asetukset periytyvät ylempää, mutta niitä on myös muokattu sillä asetusryhmätasolla, jossa työlisiä sillä hetkellä tarkastellaan.
Alla esimerkki lihavoidusta työlisän nimestä. Tämä työlisä on siis perustettu Työyhteisötasolle tai sille asetusryhmätasolle, joka on nyt tarkastelussa.
Työlisän asetukset
Työlisän käyttötarkoitus ja tarkemmat tiedot perustetaan työlisän asetuksissa. Asetukset ohjaavat työlisän näkyvyyttä tapahtumien kirjauksessa. Alla on esitetty työlisän asetukset ja niiden vaikutus palvelussa.
Käytössä
Asettamalla "Kyllä", työlisä on käytössä. Jos haluat esimerkiksi estää työlisän muodostumisen aliasetusryhmässä, aseta tälle aliasetusryhmälle työlisän Käytössä-kohtaan "Ei".
Nimi
Työlisän nimi, vapaasanakenttä. Nimi esitetään henkilön käyttöliittymässä sekä raporteilla.
Palkkalajikoodi
Työlisän palkkalajikoodi. Palkkalajikoodi voidaan siirtää liittymissä ja se voi kuvata myös esimerkiksi matkalaskun kulunimikkeen kirjanpidon tilin. Palkkalajikoodi on mahdollista asettaa myös poimintasääntöihin. Mikäli poimintasäännöissä otetaan kantaa työlisän palkkalajikoodiin, tämän kentän voi jättää tyhjäksi.
Näkyvissä viikkotauluissa
Näkyykö lisä henkilön 'tunnit kalenterissa'- ja 'tunnit henkilöittäin' -näkymässä. Lisä näkyy aina raporteilla. Mikäli lisää ei näytetä, voidaan sitä silti kirjata normaalisti ja siirtää liittymillä.
Näkyvissä työaikapäätteellä
Määritetään voiko lisää kirjata työaikapäätteellä.
Yksikön tyyppi
Työlisän yksikkö. Yksikkönä voi olla tuntia, kappaletta, desimaalia, valuuttaa tai päiviä. Tieto vaikuttaa käyttöliittymän lisäksi siihen missä sarakkeessa tieto siirretään liittymissä.
Oletusarvo lisättäessä
Oletusarvo, jonka työlisä saa kun se valitaan tapahtumalle. Jos tapahtuma kirjataan Nykytila-näkymässä tai Työaikapäätteellä ja Työlisällä on oletusarvo, Työlisä tulee automaattisesti tapahtumalle.
HUOM. Jos työlisää käytetään ruokailutapahtumissa ja on mahdollista valita useasta vaihtoehdoista, pitää tämä asetus jättää tyhjäksi.
Yksikön nimi
Työlisän yksikkö, joka esitetään käyttöliittymässä. Asetuksen arvo ohittaa palvelun yksikön oletuksen ja annettu yksikkö esitetään käyttöliittymissä ja raporteilla. Mikäli yksikön nimeä ei määritellä käytetään palvelun kiinteää yksikön nimeä.
Työlisien syöttöväli
Määritellään kuinka suurissa osissa työlisää tulee syöttää. Esimerkiksi aikaperusteiseen lisään voidaan määritellä että tieto syötetään täysinä 15 min osina. Syöttöväliä käytetään kirjauksiin, jotka tehdään nykytila-näkymällä tai työaikapäätteellä.
Kasvata kertymää kestolla
Jos kirjatun lisän halutaan vaikuttavan käytössä olevaan kertymään niin tähän valitaan kertymä, johon vaikutus kohdistuu.
Kerrytä kertymää korotusmäärän mukaisesti
Asetetaan millä prosentilla kirjattu lisä huomioidaan kertymän arvossa. Prosentti voi olla myös negatiivinen, jolloin kertymä vähenee lisää kirjattaessa.
Työlisää käytetään
Asetetaan missä yhteydessä lisää käytetään. Vaihtoehdot ovat:
Ei asetettu - Mikäli asetus ei periydy ylemmiltä tasoilta niin työlisää käytetään silloin 'normaalina työlisänä'.
Normaalina työlisänä - työlisä on valittavissa muille tapahtumille kuin korjaus, ruokailu ja matkalaskutapahtumat.
Korjaus-tapahtumissa - työlisä on valittavissa korjaustapahtumissa
Ruokailu-tapahtumissa - työlisä on valittavissa ruokailuleimaukseen ruokalapäätteellä.
Matkalaskun reitin korvaus - työlisä on käytettävissä matkalaskutapahtumille reitin korvauksena. Esimerkiksi ajoneuvon kilometrit yksin tai käyttöetuauton kilometrit.
Matkalaskun matkavuorokausikorvaukset - työlisä on käytettävissä matkalaskutapahtumille matkavuorokausikorvauksina. Esimerkiksi kokopäivä- tai osapäiväraha.
Matkalaskun muu korvaus - työlisä on käytettävissä matkalaskutapahtumille muun korvauksen raportoimiseksi, esimerkiksi hotellikulu.
Laskentatapa
Asetetaan miten työlisää käytetään matkalaskujen kanssa. Vaihtoehdot ovat:
Ei asetettu - työlisä ei liity matkalaskuihin
Kokopäiväraha - työlisää käytetään kotimaan kokopäivärahan laskentaan
Osapäiväraha - työlisää käytetään kotimaan osapäivärahan laskentaan
Ulkomaan päiväraha - työlisää käytetään ulkomaan päivärahan laskentaan
Ilmaiset ateriat - työlisää käytetään päivärahan laskentaan, ilmoitetaan ilmaisten aterioiden määrä/matkavuorokausi
Ateriakorvaus - työlisää käytetään ateriakorvauksen laskentaan
Lisän kommenttikenttä
Voidaan valita esitetäänkö työlisän syötön yhteydessä kommenttikenttä ja onko kommentti pakollinen. Kommenttikenttää voidaan käyttää esimerkiksi kuvaamaan kulurivin kuitin selitystä.
Lisän päivämääräkenttä
Voidaan valita esitetäänkö työlisän syötön yhteydessä päivämääräkenttä ja onko päivämäärä pakollinen. Päivämääräkenttää voidaan käyttää esimerkiksi kuvaamaan kulurivin kuitin tapahtumapäivää.
Työlisän periytyminen ja poistaminen käytöstä
Työlisillä on jokaisella oma numeronsa. Huomioitavaa on, että jos esimerkiksi Työlisä 1 -kohtaan tehdään määrityksiä, periytyvät ne normaalin asetusten hierarkian mukaisesti alemmalle asetusryhmätasolle, vaikka alemmalla tasolla ei olisi esimerkiksi työlisän nimeä merkittynä. Jos siis luot uuden työlisän alemmalle asetusryhmätasolle, varmista, että samalla paikalla ei ole ylemmästä asetusryhmästä periytyvää työlisää.
Periytyminen voidaan estää ja samalla työlisä poistaa käytöstä miltä tahansa tasolta asettamalla työlisän Käytössä-valinnaksi "Ei".
Työlisän merkitseminen tapahtumalle
Ohjeen työlisän merkitsemiselle tapahtumalle löydät täältä.