Miten toimin, kun henkilön työsuhde päättyy?

Tässä ohjeessa kerrotaan, mitä toimenpiteitä Neptonissa tulee tehdä, kun henkilön työsuhde päättyy. Pelkkä työsuhteen päättymispäivä ei estä kirjautumista, eikä käyttäjätunnuksen poisto yksin poista aiempia rooleja tai oikeuksia.

Huomio ennen aloittamista

Pelkkä työsuhteen päättymispäivän asettaminen ei estä henkilöä kirjautumasta palveluun.

Muistathan tehdä kaikki työsuhteen päättymiseen liittyvät tehtävät, mikäli näitä ei hoideta automaattisesti käytössä olevan liittymän kautta.

Vaihe 1: Valmistelut ennen työsuhteen päättymistä

Kun henkilön työsuhde on päättymässä:

• tarkasta henkilön kalenteri
• päätä mahdolliset keskeneräiset leimaukset viimeistään työsuhteen päättymispäivään
• poista mahdolliset työvuorot ja vuorotarpeet
• hyväksy tapahtumat

Vaihe 2: Avaa henkilön työsuhdetiedot

1. Hae henkilön tiedot Työsuhde‑välilehdeltä
2. Avaa tiedot suurennuslasin kuvakkeesta

Vaihe 3: Poista RFID‑tunniste

Mikäli henkilöllä on ollut RFID‑tunniste käytössä:

• poista tunnisteen tiedot henkilön tiedoista

Vaihe 4: Päätä työsuhde ja asetusryhmä

1. Lisää henkilölle työsuhteen loppupäivä
2. Päätä asetusryhmän voimassaolo lisäämällä tyhjä asetusryhmä, joka alkaa työsuhteen päättymistä seuraavana päivänä

Vaihe 5: Poista esimies‑ ja alaisuussuhteet

Poista henkilöltä:

• alaiset
• esimiehet

Samalla suosittelemme tarkistamaan henkilön käyttöoikeudet ja alentamaan ne mahdollisimman matalalle tasolle.

Työsuhteensa päättävällä henkilöllä tulisi olla korkeintaan:

• työntekijätasoiset oikeudet
• ei merkittyjä alaisia
• ei esihenkilörooleja

Tallenna tiedot sivun alalaidasta Tallenna‑painikkeesta.

Vaihe 6: Päätä mahdolliset sijaisuudet

Merkitse mahdolliset sijaisuudet päättyneiksi ja tallenna.

Vaikka sijaistettavan henkilön työsuhde on päätetty Neptonissa, jatkuu sijaisuussuhde kunnes sijaistettavan henkilön käyttäjätunnus on poistettu. 

Mikäli sijaisuutta ei erikseen pureta työsuhteen päättyessä ja henkilö palautetaan myöhemmin työsuhteeseen, henkilölle aktivoituu palautuksen yhteydessä vanhat sijaisuudet.

Vaihe 7: Poista käyttäjätunnus

1. Avaa henkilön tiedoista välilehti Lisätoiminteet
2. Valitse kohdasta Poista käyttäjätunnus → Poista

Käyttäjätunnuksen poisto estää henkilön kirjautumisen palveluun, mutta ei poista mitään henkilön relaatioita, kuten: esimies‑ ja alaisuussuhteita tai aiemmin myönnettyjä käyttöoikeuksia. Siksi oikeuksien ja relaatioiden purkaminen tulee aina tehdä ennen käyttäjätunnuksen poistoa.

Raportit

Henkilö näkyy raporteilla, kun tarkastellaan ajanjaksoa jolloin henkilön työsuhde on vielä ollut aktiivinen. Työsuhteen loppupäivän jälkeisillä raporteilla henkilö ei enää näy.

Työsuhteen loppupäivä on siis esimerkiksi raportoinnin kannalta oleellinen, mutta se ei kuitenkaan estä henkilöä kirjautumasta palveluun. Tästä syystä on tärkeää muistaa myös poistaa henkilön käyttäjätunnus.

Tietoturva ja GDPR

Kirjautumiseen vaikuttaa käytössä oleva kirjautumistapa:

• Kertakirjautuminen (SSO): kirjautuminen poistuu usein käytöstä automaattisesti työsuhteen päättyessä organisaation IT:n määrittelyiden mukaisesti
• Neptonin käyttäjätunnus ja salasana: henkilö voi kirjautua, kunnes käyttäjätunnus poistetaan

Käyttäjätunnuksen poiston yhteydessä asiakkaan tulee arvioida GDPR‑näkökulmasta:

• mitä henkilötietoja on tarpeen säilyttää palvelussa
• kuinka kauan tietoja säilytetään

Suosittelemme poistamaan tarpeettomat henkilötiedot erityisesti silloin, kun samat tiedot löytyvät myös esimerkiksi HR‑järjestelmästä.

Muistilista työsuhteen päättyessä

• Kalenteri ja leimaukset tarkastettu
• Työsuhteen päättymisen jälkeiset vuorot poistettu
• Työsuhteen loppupäivä asetettu
• Asetusryhmä päätetty
• Esimiehet ja alaiset poistettu
• Käyttöoikeudet rajattu
• RFID‑tunniste poistettu
• Sijaisuudet päätetty
• Käyttäjätunnus poistettu
• Henkilötiedot arvioitu (GDPR)

Henkilön palaaminen työsuhteeseen