Vuorosuunnittelun käytön edellytys on, että palveluun on perustettu vähintään yksi yksikkö ja yksikölle vähintään yksi toimipiste. Yksikön alle perustetusta toimipisteestä muodostuu myös Työaika-osion puolelle projekti vastaavalla nimellä ja koodilla.
Automaattisesti toimipisteestä muodostunutta projektia voi muokata ainoastaan Toimipisteet-osiossa.
Tässä ohjeessa on kuvattu tilanne, jossa yksikön alaisuuteen tulee kokonaan uusi toimipiste, jossa työskentelevät henkilöt tekevät vuorotyötä ja siten on olemassa tarve suunnitella heille työvuoroja ko. toimipisteelle.
Ohjeet toimipisteen poistamiseen käytöstä löytyvät täältä.
Toimipisteen lisääminen
1. Toimipisteet-osio
Valitse Toimipisteet-osio palvelun yläosasta
2. Yksikön valinta
Valitse yksikkö, jonka alaisuuteen uusi toimipiste kuuluu, Valitse yksikkö-valikosta ja klikkaa Jatka-painiketta. Mikäli palveluun on jo perustettu useampia yksiköitä, ovat ne valittavissa tästä listasta.
3. Toimipistenäkymä ja toimipistepuu
Saat näkyviin yksikön alaisuudessa mahdollisesti jo olevat toimipisteet. Jos yksiköllä ei vielä ole yhtäkään toimipistettä, näet ainoastaan Uusi toimipiste-rivin.
Lisää uusi toimipiste antamalla toimipisteelle nimi, tarvittaessa kategoria sekä laskentayksikkö (koodi). Vahvista toimipisteen lisääminen Tallenna-painikkeesta.
Kategoria määrittää toimipisteen sijainnin toimipistepuussa. Yllä olevassa esimerkissä toimipisteet Riihimäki ja Kerava ovat kategorian Kaupungit alla, jonka myötä ne ovat sen alaisia toimipisteitä. Sivun oikeassa reunassa on nähtävillä reaaliaikainen toimipisteiden puurakenne.
Kaikkien toimipisteiden nimeä, kategoriaa, laskentayksiköitä sekä voimassaoloaikoja on mahdollista muokata kunkin toimipisteen kohdalla olevasta kynä-painikkeesta. Mikäli esimerkiksi kategoria-tieto on uudella toimipisteellä väärin, sen voi korjata oikeaksi. Toimipiste siirtyy tämän jälkeen myös oikeaan kohtaan toimipistepuuta.
Varmista aina uuden toimipisteen lisäämisen jälkeen sivun oikeasta reunasta löytyvästä toimipistepuusta, että toimipiste on oikealla paikallaan.
Kun uusi toimipiste on lisätty, saattaa olla tarpeen liittää ko. toimipisteellä työskentelevät henkilöt siihen. Suorita ohjeessa Miksi henkilö ei näy suunnittelunäkymässä? annetut vaiheet varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat henkilöt ovat näkyvissä uuden toimipisteen suunnittelunäkymässä.
Toimipiste ja Työaika-osion projekti
Yksikön alle lisätystä toimipisteestä muodostuu aina vastaavalla nimellä ja koodilla oleva projekti Työaika-osion puolelle. Alla olevassa esimerkissä on perustettu uusi toimipiste nimellä Järvenpää, kategorialla Kaupungit.
Työaika-osion Projektit-valikon alta löytyvästä Projektilista-osiosta on nähtävissä, että ko. toimipiste on perustettu myös projektiksi, jolle voidaan kohdentaa työaikaa esimerkiksi työtapahtumissa.
Mikäli toimipiste ja varsinaisiin työtapahtumiin kohdennettava kustannuspaikka/projekti on sama, Työaika-osion puolella ei siis ole tarpeen perustaa erillistä vastaavaa projektia.
Tärkeä huomio: Toimipisteisiin tehtävät muutokset tulee aina tehdä Toimipisteet-osion puolella kunkin toimipisteen edessä olevasta kynäpainikkeesta. Muutokset toimipisteisiin päivittyvät automaattisesti myös Työaika-osion vastaavaan projektiin.