Neptonissa on mahdollista määritellä jokin muutos astumaan voimaan nykyhetken lisäksi joko takautuvasti jo menneestä päivästä alkaen, tai vaihtoehtoisesti vasta tulevaisuudessa. Tämä mahdollistaa esim. sen, että työntekijöiden työaikaan vaikuttavia muutoksia ja korjauksia voidaan tehdä jälkikäteen, tai työntekijä voidaan merkitä jo etukäteen siirtymään haluttuna päivänä yhdestä asetusryhmästä toiseen työajan vaihtuessa. Kun muutos merkitään astumaan voimaan tietystä päivästä alkaen, ei se sotke aiempaa työajan laskentaa.
Työaika-osio
Suurinta osaa Työaika-osion asetuksista on mahdollista muokata takautuvasti tai tulevaisuuteen. Tämä on mahdollista kunkin rivin vieressä olevan pienen kalenterikuvakkeen, eli Työaika-osion voimassaolotoiminnon kautta.
Jos esimerkiksi halutaan jo etukäteen määritellä, että 01.08.2024 alkaen ruokatauon oletuspituus vaihtuu 1h pituiseksi aiemman 30 minuutin sijaan, tehdään muutos näin:
1. Valitse Ruokatunnin oletuskesto -rivin lopussa oleva voimassaolotoiminto
2. Merkitse vanhalle arvolle (30min) haluttu päättymispäivä. Kalenteri avautuu, kun klikkaat päivämäärän päältä
3. Tämän jälkeen valitse Lisää asetusarvo
4. Lisää uudelle riville uusi arvo (1h) ja merkitse sille haluttu voimassa alkaen -päivä
5. Tallenna muutos muokkausikkunan Tallenna -painikkeesta. Älä tallenna muutosta enää asetusten pääsivulta
Kaikki muutokset, joita on mahdollista tehdä historiapainikkeen kautta, tehdään samalla logiikalla.
Kun henkilön työaika vaihtuu esim. osa-aikaisesta kokoaikaiseksi, tulee henkilön asetusryhmä vaihtaa. Jos haluat vaihtaa henkilön asetusryhmän toiseen tietystä päivästä (menneestä tai tulevasta) alkaen, voit tehdä tämän muutoksen joko Työaika- tai Työsuhde-osiossa.
Työaika-osiossa asetusryhmä vaihdetaan Hallinta -> Asetusryhmät -> Toiminto: Asetusryhmän jäsenet -> valitse voimassaolotoiminto ko. henkilön kohdalla ja merkitse avautuvassa ikkunassa vanhalle asetusryhmälle päättymispäivä ja uudelle alkupäivä.
Työsuhde-osio
Työsuhde-osiossa henkilön asetusryhmä määritellään vaihtumaan haluttuna päivänä käyttämällä Työsuhde-osion voimassaolotoimintoa.
1. Avaa halutun henkilön tiedot suurennuslasin kuvakkeesta.
2. Löydät asetusryhmän tiedot Työsuhteen tiedot -osiosta. Klikkaa Työajan asetusryhmä -rivin valikkoa, jolloin pääset lisäämään uuden asetusryhmän halutusta päivämäärästä alkaen.
3. Valitse Lisää.
4. Lisää uudelle riville uusi asetusryhmä, ja sille haluttu aloituspäivä
5. Tallenna muutos Valmis -painikkeesta
6. Tallenna muutos vielä vasemmasta alakulmasta löytyvästä Tallenna -painikkeesta
Kun asetusryhmän muutosajankohta on näin määritelty jo etukäteen, tapahtuu muutos automaattisesti haluttuna päivänä.
Jos tehdään työajan laskentaan takautuvasti vaikuttava muutos, ei henkilön saldo välttämättä ole muutoksen jälkeen ajantasalla. Tästä saattaa hälyttää henkilön kalenterissa huomiokolmio, joka kertoo, ettei saldo täsmää. Tällaisessa tilanteessa henkilön kalenteriin tulisi tehdä jollekin jo menneelle päivälle päivitys, jotta saldo laskettuu takautuvasti uudestaan. Tämä onnistuu helpoiten niin, että muutosta edeltävälle päivälle tehdään henkilön kalenteriin Huomautus-tapahtuma, joka sitten poistetaan. Tämä riittää päivittämään kalenterin laskennan vastamaan tehtyjä takautuvia muutoksia ja saldo näkyy oikein. Tarkempi ohje saldojen päivitykseen täällä.