Matkalasku-toiminnallisuus sisältyy palvelun Työajanseuranta Complete -palvelutasoon.
Matkalaskuille voidaan kirjata matka- ja kilometrikorvaukset mahdollisine liitteineen. Palvelu laskee automaattisesti muodostuneet päivärahat sekä ehdottaa reittiin perustuen kilometrimäärää.
Matkalaskut otetaan käyttöön seuraavasti:
- Määritä matkalasku-tapahtumatyyppi valittaviksi joko Työyhteisö-tason asetuksissa tai niille asetusryhmille, jotka kirjaavat matkalaskuja. Matkalaskun näkyvyys voidaan asettaa myös henkilön tiedoissa. Ohje näkyvissä olevien tapahtumatyyppien hallintaan löytyy täältä.
- Aseta matkalaskujen päivärahojen automaattisen täydentämisen sääntö. Ohje säännön valintaan löytyy täältä.
- Aseta työlisiä käyttäen ne nimikkeet, joita käytetään matkalaskun kuluriveinä, reitin matkakorvauksina tai päivärahoina. Nimikkeet ovat vapaasti määriteltävissä. Nimikkeisiin on käytettävissä myös valmiita komentoja, joilla voidaan ottaa käyttöön matkalaskuissa yleisimmin käytössä olevia kulurivejä (kuvattu tämän ohjeen lopussa).
Ohje työlisien perustamiseen löytyy täältä.
Jotta työlisä tulisi käyttöön matkalaskuille, siihen tarvitsee määrittää, että sitä käytetään matkalaskuilla. Työlisä voi olla joko matkalaskun reitin korvaus (kilometrikorvaus), matkalaskun matkavuorokauden korvaus (päivärahat ja ateriat) tai matkalaskun muu korvaus (esimerkiksi hotelli).
Jos työlisän käyttö on Matkalaskun matkavuorokauden korvaus, valitse myös oikea korvaustyyppi.
Jos kyseessä on päiväraha tai muu korvaus jossa käytetään desimaaleja, tulee työlisän yksikön tyypiksi valita "Desimaaleina".
Valmiit nimikekomennot matkalaskuissa käytettäviin työlisiin on listattu alla. Komento tallennetaan työlisän nimeen. Etuna verrattuna vapaasti määriteltävään nimikkeeseen on, että komennoilla toteutettuna työlisien nimet vaihtuvat Neptonissa tehtävän kielivalinnan mukaan.
Komento Matkalaskun nimike
daily_allowance kokopäiväraha
partial_daily_allowance osapäiväraha
foreign_daily_allowance ulkomaanpäiväraha
paid_lunches ilmaiset ateriat
meal_reimbursement ateriakorvaus
other_expenses muut kulut
telephone_expenses puhelinkulut
car_(alone) auto (yksin)
car_(1_passenger) auto (1 matkustaja)
car_(2_passengers) auto (2 matkustajaa)
car_(3_passengers) auto (3 matkustajaa)
car_(4_passengers) auto (4 matkustajaa)
motorbike moottoripyörä
Työlisien määrittelyn jälkeen matkalaskut ovat henkilöiden käytettävissä. Ohje matkalaskun lisäämiseksi löytyy täältä ja ohje matkalaskujen hyväksyntään löytyy täältä.