Matkalasku-toiminnallisuus sisältyy palvelun Työajanseuranta Complete -palvelutasoon.
Matkalasku lisätään samalla lailla kuin muutkin tapahtumat. Tapahtumatyyppiä valitessa valitaan Matkalasku.
Matkalaskulla esitetään tietueita reitin, kilometrikorvausten, päivärahojen ja kulurivien syöttämiseksi. Kentissä esitettyjä nimikkeitä voidaan määritellä työlisille. Katso ohje matkalaskun käyttöönottoon täältä.
Matkan aloitus- ja lopetusajan syöttö
Syötä matkan aloitus- ja lopetusaika
Kellonajat voi myös jättää tyhjiksi, jolloin Nepton antaa ilmoituksen kenttien olevan tyhjät. Tapahtuman voi kuitenkin tallentaa myös ilman kellonaikoja. Tällöin ei automaattista päivärahaa lisätä matkalaskulle. Jos kellonajat on kerran matkalaskulle lisätty, ei niitä saa enää otettua pois.
Reitin lisääminen
Syötä matkalaskun reitti tai reitit painamalla 'lisää reitti' - painiketta. Reittejä voi olla useita. Jokaiselle reitille valitaan matkustustapa, lähtöpaikka ja kohdepaikka.
Täydennä jokaiselle reitille toteutuneet matkakustannukset. Matkustustavoilla 'auto' ja 'muu' muodostuu syötetyn lähtö- ja kohdepaikan perusteella ehdotus kilometrimäärästä. Muilla matkustustavoilla kilometrimäärää ei ehdoteta.
Ehdotettu kilometrimäärä pohjautuu Google Mapsin ehdottamaan matkanpituuteen. Syötä ehdotettu kilometrimäärä tai muu kilometrimäärä 'Lisää korvaus' -painikkeen kautta. Mikäli kilometrimäärän ehdotusta ei muodostu, niin reitin perusteella ei löytynyt tuloksia Google Mapsissa.
Matkustustapa ja ulkomaan päivärahat
Matkustustapaa voidaan vaihtaa painamalla matkustustavan kuvaketta reitissä tai vaihtamalla matkustustapa matkustuskorvausten syötössä. Kun matkustustapana on lentokone tai laiva, niin käyttöliittymässä esitetään uusi kenttä, johon voidaan syöttää kyseistä reittiä koskeva kellonaika sekä matkustusalue. Kotimaan matkoissa näitä ei tarvitse syöttää. Oletusmatkustustapana uutta matkalaskua luotaessa on auto.
Mikäli halutaan hyödyntää automaattista ulkomaan päivärahojen laskentaa niin ulkomaan matkoissa alue ja kellonaika tulee syöttää. Ulkomaan päivärahojen laskenta perustuu siihen tietoon millä kulkuneuvolla maiden välinen raja on ylitetty ja mihin kellonaikaan. Kyseiseen kenttään voidaan syöttää esimerkiksi Suomesta Tanskaan tehty matka näin. Maan raja on ylitetty Suomesta Tanskaan 9.12.2020 kello 13 ja Tanskasta Suomeen 18.12.2020 kello 12.
Matkavuorokausien korvausten laskenta
Matkalasku muodostaa syötettyjen reittien perusteella ehdotuksen kunkin matkavuorokauden kotimaan ja ulkomaan päivärahoista.
- Täydennä päivään liittyvä tieto ilmaisten lounaiden määrästä.
Ilmaiset lounaat muuttavat päivärahojen ehdotusta automaattisesti.
Ateriakorvaus estää kotimaan päivärahojen muodostumisen.
- Ulkomaan päivärahoissa esitetään oikea euromäärä automaattisesti.
- Kotimaan päivärahat esitetään kappaleina.
Projektin tai kulukorvauksen lisääminen
Jos matkalasku kohdistetaan jollekin projektille tai asiakkaalle, niin valitse oikea kohde.
Jos matkalaskuun liittyy muita kulukorvauksia, niin syötä matkalaskulle kulurivit oikeilla nimikkeillä.
Liitteen lisääminen
Liitä matkalaskuun mahdolliset liitteet. Liite voi olla esimerkiksi kuitti. Liitteeksi voi valita laitteella olevan tiedoston tai käyttää laitteen kameraa kuvan ottamiseksi (jos käytössä mobiililaite). Tarkemman ohjeen liitteen lisäämisestä löydät täältä.
Lisätyt matkalaskut tulevat esimiehelle hyväksyttäväksi. Katso ohje hyväksyntään täältä.