Vuorosuunnittelulla voidaan suunnitella henkilöstön työaikaa etukäteen. Kun vuorosuunnitelma on valmis, se voidaan julkaista henkilöstölle joko valmiina listana tai siten että osa vuoroista on poimittavissa henkilöstön toimesta. Jokainen henkilö näkee palvelusta hänelle suunnitellut vuorot sekä voi kirjata vuoroon tehtyä työaikaa.
Käyttöönoton edellytykset ja vaiheet
Oikeudet suunnitella vuoroja
Vuoroja voi suunnitella henkilöt, joille on annettu oikeus suunnitteluun. Organisaatiossa tulee siis olla vähintään yksi henkilö, jolla on riittävät oikeudet.
Palveluun tulee perustaa vähintään yksi yksikkö
Vuoroja suunnitellaan siten, että jokaisella yksiköllä on oma suunnitelmansa. Yksikkö on suunnittelussa ylin taso, jonka alle luodaan toimipisteet. Vuorosuunnittelun käyttöönoton edellytyksenä on, että palveluun on perustettu vähintään yksi yksikkö.
Perusta palveluun yksiköt siten kuin vuorosuunnitelmia halutaan pitää erillään. Yksiköt voi perustua esim. toimipisteisiin (Helsinki, Espoo, Järvenpää) tai toimintoihin (kassa, varasto, huolto).
Henkilöt voivat kuulua useampaan yksikköön, jolloin yhdelle henkilölle voidaan tehdä suunnitelmia usealle yksikölle. Ohje yksiköiden hallintaan löytyy täältä.
Henkilöt tulee liittää oikeisiin yksikköihin
Liitä oikeat henkilöt oikeisiin yksikköihin Työsuhde-osiossa. Suunnittelussa esitetään ne henkilöt, jotka ovat liitettynä yksikköön. Ohje löytyy täältä.
Toimipisteiden merkitys vuorosuunnittelussa
Vuoro suunnitellaan aina toimipisteelle, joka on yksikön alaisuudessa. Toimipisterakenne tulee rakentaa perustuen asiakkaan toimintaan ja organisaatiorakenteeseen. Toimipisteet kuvaavat vuorojen suunnittelun rakennetta. Vuorosuunnittelua varten tulee perustaa toimipisteet. Ohje toimipisteen luomiselle löytyy täältä. Tarkempi ohje vuorosuunnittelulle toimipisteittäin löytyy täältä.
Henkilöt tulee liittää oikeisiin toimipisteisiin
Henkilön pitää kuulua sekä yksikköön ja vähintään yhteen yksikön alla olevaan toimipisteeseen, jotta työvuoroja voidaan suunnitella henkilölle.
Toimipistejäsenyys noudattaa samaa hierarkiaa, kuin esim. Työajan asetukset, eli henkilön toimipisteen jäsenyys periytyy toimipisterakenteessa. Henkilö voi siis kuulua vain yksikön alla olevaan päätoimipisteeseen A ja tälle voidaan suunnitella työvuoroja toimipisteille A1, A2, A3 jne.
Toimipisteen asetukset
Vaikka toimipisteet perustetaan Toimipisteet-välilehdellä, vuorosuunnitteluun liittyvät toimipisteasetukset löytyvät vuorosuunnittelu-osion alta oman Toimipisteet-osion valikosta.
Toimipisteen asetuksissa on mahdollista:
- Liittää toimipisteeseen vuoropohja
- Liittää toimipisteeseen henkilö
- Määrittää oletukselliset vuoron aloitus- ja lopetusajat
- Määrittää ruokatauon huomiointi työvuorossa
Nämä asetukset tulee käydä läpi ja määrittää tarvittaessa asianmukaisiksi.
Vuorosuunnittelun tärkeiden asetusten määrittäminen
Aseta käytössä olevat säännöt lepoaikoja koskien. Ohje löytyy täältä.
Määritä arkipyhien käsittely. Ohje löytyy täältä.
Tehtäväsuunnittelu
Vuoroihin on mahdollista liittää tehtäviä. Suunnittelu ohjaa, että vuoroon poimitaan sellainen henkilö, jolla on tehtävän vaatima osaaminen. Tehtäväsuunnittelu ei ole vuorosuunnittelun edellytys, mutta se helpottaa vuorosuunnittelua.
Ohje tehtävien määrittämiseen löytyy täältä.
Nyt on valmista!
Nyt voitte suunnitella ja julkaista vuoroja organisaatiossanne.