Toteutuneen työajan määrä -raportti muodostetaan Työsuojeluhallinnon verkkopalvelusta löytyvän mallin 2 mukaan, jossa työajan enimmäismäärää nostattavien lomien ja vapaiden vaikutus on eliminoitu.
Toteutuneen työajan määrän raportointi löytyy osiosta Työaika -> Työtunnit -> Raportit -> Toteutuneen työajan määrä.
Raportin ajanjakso syötetään Ajanjakso-valintoihin ja ajanjakso on vapaasti valittavissa. Raportin laskenta mukautuu valittuun ajanjaksoon. Ajanjaksolla täytyy olla vähintään yksi päivä väliltä maanantai-perjantai. Henkilöt valitaan painamalla Valitse henkilöt. Raporttiin voi valita henkilöitä tai henkilöryhmiä. Raportti luodaan valitsemalla Luo raportti.
Raportilla näytetään tulkittu työaika päiväkohtaisesti raportointijaksolta sekä erittely raporttijakson tapahtumista yhteensä. Erittelyn sarakkeet on kuvattu tarkemmin seuraavassa kappaleessa.
Päivän kohdalle esitetty arvo sisältää kyseisen päivän tulkitun työajan ja poissaolot esitetään kirjaimilla. Poissaolojen kirjaimet tarkoittavat seuraavaa:
P = Juhlapyhä
S = Sairausloma
L = Vuosiloma
V = Poissaolo
TLV = Työajan lyhennysvapaa
Huom! Säännöllisen työajan ulkopuolella olevaa matka-aikaa ei sisällytetä raportilla näytettyihin tunteihin.
Tehty työaika yhteensä -sarake näyttää raportin ajanjaksolta kaiken korvattavan työajan.
Mikä tahansa korvattava tapahtumatyyppi, joka on palkallinen,
mukaan lukien
- poissaolotunnit vähennetyllä palkalla,
- lisätyö,
- ylityö (mukaan lukien aika, joka korvataan saldoon tai muuhun kertymään),
- sairauslomat ja
- palkalliset poissaolot.
Seuraavat eivät ole mukana:
- palkattomat poissaolotunnit,
- yleiset vapaapäivät (palkallinen vapaapäivä ma-pe eli arkipyhät) tai vuosilomat,
- saldosta tai muusta kertymästä lainattu aika sekä vastaavat kertymäpoissaolot, esim. Saldovapaa.
Säännöllinen työaika ilman poissaoloja -sarake näyttää raportin ajanjaksolta kaiken säännöllisen työajan ilman poissaoloja. Tässä on mukana palkallinen aika tavallisena työsopimuksen mukaisena päivittäisenä tai viikoittaisena työaikana. Tässä on mukana myös tunnista tuntiin -työaika, jos se maksetaan palkkaan. Tässä ei ole mukana mitään palkallista aikaa, joka on kirjattu poissaolotyyppien alaisilla tapahtumatyypeillä.
Esimerkiksi seuraavat eivät ole mukana:
- palkallinen aika vähennetyllä palkalla,
- aika, joka on automaattisesti lainattu jostakin kertymästä kuten saldosta sen perusteella, ettei henkilö kirjannut tarpeeksi tunteja päivälle,
- yleiset vapaapäivät (palkallinen vapaapäivä ma-pe eli arkipyhät)
- vuosiloma.
Ylityöt yhteensä -sarake näyttää raportin ajanjaksolta ylityöt yhteenlaskettuna. Mukana on vain ylityö ja lisätyö, jossa korotusosa maksetaan palkkaan. Tunti tunnista korvattavaa aikaa ei tässä tulkita ylityöksi.
Työajan veroinen loma yhteensä -sarake näyttää raportin ajanjakson vuosiloman, joka lasketaan työajan veroiseksi. Raportille muodostuu lomapäivälle asetettu työpäivän pituus. Jos päivän työpäivän pituus on yli 8 tuntia, vain 8 tuntia lasketaan mukaan.
Työajan veroinen aika yhteensä -sarakkeeseen lasketaan raportin ajanjakson Tehty työaika yhteensä ja Työajan veroinen loma yhteensä. Saraketta Työajan veroinen aika yhteensä voidaan hyödyntää siihen, että varmistetaan että työaikalain mukainen työn enimmäismäärä ei ylity.
Keskimääräinen työajan veroinen aika per viikko -sarakkeen arvo lasketaan jakamalla työajan veroinen aika yhteensä raporttijakson 5-päiväisten viikkojen mukaan, arkipyhät lasketaan näihin päiviin mukaan. Eli jos raporttijaksolla on esimerkiksi neljä täyttä viikkoa ja sen päälle yksi arkipäivä, jaetaan raporttijakson työajan veroinen aika 4,2:lla.
Poissaolopäivien määrä -sarakkeessa näytetään lukumäärä raportin ajanjakson päivistä joissa henkilöllä on työvelvoite ja päivä sisältää poissaolon. Eli jos päivä sisältää lyhyenkin poissaolon, lasketaan se tähän sarakkeeseen yhdeksi poissaolopäiväksi.
Työpäivien määrä -sarakkeessa näytetään lukumäärä raportin ajanjakson päivistä, joissa henkilöllä on työvelvoite.
Kertymän xxxx arvo päivänä xx.xx.xxxx -sarakkeessa näytetään henkilön kertymän arvo raportin ajanjakson viimeisenä päivänä. Jos käytössä on useampia kertymiä (esim saldo, pankki ja työajan lyhennysvapaa) näytetään kaikkien eri kertymien arvot omina sarakkeinaan. Jos raportin ajanjakson viimeinen päivä on tulevaisuudessa, näytetään raportilla kertymän arvona kuluvan hetken arvo, joka saattaa muuttua jos kertymä lisääntyy tai vähenee ennen raportin ajanjakson loppua.