Tapahtumapyynnöt

Tapahtumapyyntöjen käyttö, suunnittelu ja raportointi -toiminnallisuudet suunniteltujen lomien ja poissaolojen osalta sisältyvät Työajanseuranta Pro ja Complete -palvelutasoihin.

Tapahtumatyypit voidaan määrittää siten, että niihin on pyydettävä lähiesimiehiltä hyväksyntä. Ensisijaiselle esimiehelle sekä sijaisille ilmoitetaan alaistensa uusista pyynnöistä ja he voivat joko hyväksyä tai hylätä ne. Tämä mahdollistaa luonnollisemman työnkulun palvelussa ja jakaa työtä linjaesimiehiltä alaisille. 

Yleinen esimerkki tämän ominaisuuden käytöstä on lomien suunnittelu, mutta mikä tahansa varaus- tai pyyntötarve esihenkilöiden ja alaisten kanssa voidaan hoitaa tapahtumapyynnöillä. Katso lisätietoja alla olevan Yleiset käyttötilanteet -otsikon alta.

Tulevaisuudessa mahdolliseksi tulee myös valita, haluaako pyynnöistä ohjelman "sisäiset" ilmoitukset, jolloin erillisten sähköposti-ilmoitusten tarve poistuu kokonaan.

Tehokas pyyntöjen hyväksyntä (parhaat käytännöt)

1. Kaikki odottavat pyynnöt sisällytetään oletuksena näkymään. Päivämäärävalinnat tulee asettaa vain silloin kun tarpeellista, koska tämä voi lisätä näkymän latautumisaikoja.
2. Nopein tapa käyttää työkalua on käydä järjestelmällisesti läpi jokainen henkilö ja heidän pyyntönsä, ja valita kaikki pyynnöt joille tehdään sama toimenpide, ennen kuin toimenpide tehdään.
   Esimerkiksi jokainen henkilö ja heidän pyyntönsä käydään läpi ja valitaan kaikki ne, jotka hyväksytään käyttäen niiden valintalaatikoita. Kun kaikki hyväksyttävät pyynnöt on valittu, kaikki nämä hyväksytään painamalla Hyväksy - nappia. Tämän jälkeen käydään läpi kaikkien henkilöiden jäljellä olevat pyynnöt, ja valitaan ne jotka tarvitsee hylätä. Sitten kun kaikki hylättävät pyynnöt on valittu, ne hylätään painamalla Hylkää - nappia. Lopuksi voidaan käsitellä ne pyynnöt jotka ovat ristiriidassa keskenään sekä mahdollinen viestintä ja muokkaukset liittyen yksittäisiin pyyntöihin.
3. Jokaisen henkilön pyynnön tai päivämäärän yksityiskohdat saa näkyville nopeasti sivupaneliin klikkaamalla haluttua pyyntöä tai päivämäärää.
4. Kaikki henkilöiden odottavat pyynnöt voidaan nopeasti valita tai tyhjentää valinta kaikista käyttämällä henkilön nimen vasemmalla puolella olevaa valintalaatikkoa. Tämä valintalaatikko kertoo myös nopeasti onko henkilöllä kaikki pyynnöt, osa pyynnöistä tai ei yhtään pyyntöä valittuna.
5. Lomien ja poissaolojen hyväksyntään on hyvä asettaa aikaraja milloin tiimin henkilöiden tulee olla tehnyt pyyntönsä. Näin koko tiimin hyväksyntä voidaan tehdä kerralla niin että on mahdollisimman paljon tietoa tiimin pyynnöistä.
6. Pyydettyä tapahtumaa voidaan muokata suoraan klikkaamalla sen otsikkoa sivupaneelissa. Tämä avaa tapahtuman muokkauslomakkeen samantapaisesti kuin Työaika > Työtunnit > Tapahtumat kalenterissa - näkymässä. Tapahtuman suora muokkaaminen voi olla hyödyllinen nopeisiin päällekkäisten pyyntöjen käsittelyihin tai henkilökohtaisten viestien lähettämiseen pyynnön tekijälle.
7. Tapahtumapyyntöjen hyväksyntänäkymän sisäänrakennettua viestintätyökalua kannattaa hyödyntää. Kun on valittu pyyntöjä, kaikille näiden pyyntöjen tekijöille voidaan lähettää sama viesti yhdellä kertaa kirjoittamalla viestin sisältö näkymän alareunassa olevaan viestikenttään ennen kuin tekee valituille pyynnöille toiminteen. Viestejä voidaan lähettää myös yksittäisten pyyntöjen pyytäjille avaamalla tapahtuman muokkausnäkymä sivupaneelista klikkaamalla tapahtuman otsikkoa tai painamalla lisää/vastaus - linkkiä Viestit - otsikon vieressä.

Käyttöönotto

Jos haluat määrittää tapahtumatyypin niin, että siihen voidaan pyytää hyväksyntä, on tapahtumatyyppi merkittävä valinnalla "Pyydettävä esimieheltä etukäteen". Tämä voidaan tehdä koko työyhteisölle tai tietyille asetusryhmille kohdasta Työaika -> Hallinta -> Työyhteisön asetukset -> Työtunnit -> Tapahtumatyypit tai Työaika -> Hallinta -> Asetusryhmät -> Työtunnit -> Tapahtumatyypit.

On suositeltavaa, että hyväksyntäpyynnön vaativille tapahtumatyypeille ei merkitä "Käytössä" kohtaan valintoja "Työaikapäätteellä" tai "Suoralinkki", sillä hyväksyntää vaativat tapahtumatyypit ovat luonteeltaan yleensä tulevaisuuteen sijoittuvia.

Kun olet määrittänyt pyydettävät tapahtumatyypit, varmista, että alaisten työajan roolit (katso Työaika -> Hallinta ->Työajan roolit) antavat heille mahdollisuuden tallentaa tämäntyyppisiä tapahtumia kalenteristaan, ja että esimiehet voivat muokata ja hyväksyä niitä. Alaiselle tarvittava työajan roolien oikeus tapahtumapyyntöjen lähettämiseksi on keskitason oikeus ''Voi muokata omia tapahtumapyyntöjä.'' Esihenkilölle tarvittava työajan roolin oikeus on keskitason oikeuksista löytyvä ''Voi muokata ja hyväksyä alaisten perustapahtumia.''

Kun tapahtumatyyppikäyttäytyminen ja käyttöoikeudet on määritetty, työntekijät voivat tehdä pyyntöjä aivan samoin tavoin kuin luoda minkä tahansa muunkin tapahtuman.

Huomaathan, että jos haluat käyttää pyyntöä koskevia sähköposti-ilmoituksia, jokaisella työnkulun henkilöllä, mukaan lukien esimiehen sijaiset, on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite, joka on tallennettu Neptoniin. Voit tarkistaa tämän kohdasta Työntekijät -> Henkilöt.

Työnkulku ja ilmoitukset

Tapahtumapyyntöjen työnkulku tapahtuu alaisten ja heidän ensisijaisen esimiehensä (ja/tai aktiivisten esimiehen sijaisten) välillä ja se seuraa kolmea päävaihetta; pyydä, tarkista ja hyväksy.

Näiden vaiheiden aikana voidaan tehdä muokkauksia tarkentamaan pyyntöä ja pyyntöä koskevia viestejä voidaan lähettää esimiehen ja alaisen välillä suoraan käyttöliittymässä. Kaikki muokkaukset, mukaan lukien viestit, tallennetaan ja niitä voidaan tarkastella myöhemmin tapahtumahistoriassa. Asiaankuuluville henkilöille ilmoitetaan automaattisesti kaikista merkittävistä toimista pyynnön yhteydessä sähköpostitse. Lisätietoja tästä löydät kustakin alla kuvatusta vaiheesta.

Huomaathan, että ilmoitukset ja vastaukset pyyntöön lähetetään lähes reaaliajassa ja ne saapuvat vain pyynnön tekijälle, ensisijaiselle esimiehelle tai esimiehen sijaiselle. Ilmoituksia ei lähetetä takautuvasti, jos suhteita muutetaan jälkeenpäin. Lähetettyjä ilmoituksia ei pääse myöskään jälkikäteen tarkastelemaan.

Pyynnön tekeminen

Kuka tahansa, jolla on roolissaan oikeudet lisätä tämän tyyppisiä tapahtumia voi luoda uusia pyyntöjä. Pyynnöt luodaan samalla tavalla kuin muutkin tapahtumat, mutta niiden luonteen vuoksi ne tulisi luoda tuleville päivämäärille. Alla olevan kuvan mukaisesti pyynnöt erottuvat helposti kalenterinäkymässä niissä käytetyn katkoviivan ja kirkkaan sinisen otsikon ansiosta.

Viiden päivän pituinen pyyntö työntekijän kalenterissa odottamassa hyväksyntää.

Kun pyyntö luodaan, pyytäjä voi tallentaa kaikki tavanomaiset tapahtuman tiedot, mukaan lukien projektit, liitteet jne. Pyyntöön voidaan myös sisällyttää valinnaisesti viesti hyväksyjälle. Pyyntöä koskevat viestit kerätään keskusteluhistoriaan, ja niitä voidaan tarkastella pyyntöä muokattaessa. Pyyntöön lisätyistä uusista viesteistä lähtee aina ilmoitus alaiselle tai ensisijaiselle esimiehelle ja aktiivisille sijaisille.

Jotta henkilöt voivat luoda pyyntöjä järkevästi, kaikki kertymien käyttö ja ennakoitu saldon tilanne pyyntöjen jälkeen näytetään tapahtumaa luodessa ja muokattaessa. Katso alla oleva kuva. Lisätietoja löydät myös alempaa Kertymien käyttö ja ennakointi -otsikon alta löytyvästä kuvauksesta.

Ellei ensisijainen esimies ollut uuden pyynnön tekijä, kaikista uusista pyynnöistä lähetetään ensisijaiselle esimiehelle ja mahdollisille aktiivisille sijaisille sähköpostitse linkki pyynnön tarkistamiseen ja hyväksymiseen. Viestiä ei lähetetä henkilön toissijaisille esimiehille.

Tapahtuman muokkausnäkymä, jossa kertymien käyttö on korostettu. Negatiivinen kertymä näytetään punaisella värillä. Tässä esimerkkipyynnössä saldovapaa-tapahtumapyyntö käyttää 7 tuntia 30 minuuttia saldokertymästä. Saldon tilanne tämän tapahtuman jälkeen on +10 tuntia. Henkilöllä on kuitenkin myös muita saldovapaa-pyyntöjä, ja kaikki nämä muut pyynnöt ja tämä pyyntö yhteenlaskettuna kuluttaisivat saldokertymää siten että kertymä olisi niiden jälkeen -5 tuntia. Eli henkilön tulisi kerryttää 5 tuntia lisää saldoa, jotta saldokertymä ei menisi miinukselle kaikkien hänen tekemien tapahtumapyyntöjen jälkeen. Jos henkilöllä ei ole hyväksyntäoikeuksia, hyväksymättömän tapahtuman kohdalla näytetään Hyväksyntä-kohdassa "Odottaa".

 

Tapahtuman muokkausnäkymä, jossa kertymien käyttö on korostettu. Tässä esimerkkipyynnössä käytetään 6 päivää kertynyttä vuosilomaa, jolloin 2 vuosilomapäivää on käytettävissä heti pyynnön jälkeen. Jos henkilöllä ei ole hyväksyntäoikeuksia, hyväksymättömän tapahtuman kohdalla näytetään Hyväksyntä-kohdassa "Odottaa".

Odottavien pyyntöjen tarkistaminen ja käsittely

Odottavien pyyntöjen valinta Hyväksy tapahtumapyyntöjä -näkymässä

Hyväksy tapahtumapyyntöjä - työkalussa näytetään oletuksena taulukkonäkymänä. Ensisijaisille esimiehille ja heidän aktiivisille sijaisilleen ilmoitetaan alaisten lähettämistä odottavista pyynnöistä sähköpostitse ja myös visuaalisella vinkillä Työtunnit-valikossa. Tämän ominaisuuden myöhemmissä versioissa on myös mahdollista valita käyttöliittymän sisäiset ilmoitukset pyynnöistä.

Huutomerkki-vinkki kertoo että järjestelmässä on tapahtumapyyntöjä hyväksyttävänä. 

Pyynnöt voidaan tarkistaa yksitellen yksittäisten henkilöiden työaikakalenterissa tai valitsemalla Työaika > Työtunnit > Hyväksy tapahtumapyyntöjä, joissa luetellaan kaikki alaisten odottavat pyynnöt. Pääsy Hyväksy tapahtumapyyntöjä -näkymään vaatii, että henkilöllä on oikeus hyväksyä tapahtumia.

Tapahtumapyyntöjen hyväksyntänäkymä esimiesten näkökulmasta, jossa työntekijöiden tekemät pyynnöt odottavat hyväksyntää. 

Hyväksy tapahtumapyyntöjä -näkymä näyttää henkilöiden pyynnöt visuaalisesti valitulla päivämäärävälillä. Jokaisen henkilön tiedot ovat omalla rivillään.

Ne kertymät joihin näkyvissä olevat pyynnöt vaikuttavat, näytetään jokaiselle henkilölle erikseen. Jos esimerkiksi näkymässä on saldovapaa-pyyntöjä, näytetään henkilöiden saldokertymän tilanne ja jos näkymässä on vuoden 2021 lomakauden pyyntöjä, näytetään henkilöiden 2021 lomakauden vuosilomakertymä. Negatiiviset kertymäarvot on korostettu punaisella. Korostetut tiedot auttavat arvioimaan pyyntöjä nopeasti, mutta huomaathan, että palvelussa ei ole tietoja esimerkiksi tiimien henkilötarpeista tai sijaisuuksista, joten näihin liittyviä asioita ei pyyntöjen yhteydessä voida korostetusti tuoda esille.

Oletuksena näkymä aukeaa listalla jossa kaikki käyttäjän alaiset ovat valittavissa heidän tapahtumapyyntöjensä käsittelyä varten. Alaiset joilla on odottavia tapahtumapyyntöjä ovat oletuksena esivalittuja. Päivämääräväli voidaan asettaa asettamalla ajanjakson alku- ja loppupäivämäärä päivämääräkenttiin näkymän vasemmassa yläkulmassa ja klikkaamalla niiden vieressä olevaa päivityspainiketta. Päivämääräväli kannattaa yleisesti ottaen jättää tyhjäksi jolloin aikaväli, jolla odottavia tapahtumapyyntöjä on, latautuu automaattisesti.

Oletuksena päivämäärät ovat tyhjiä jolloin kaikki hyväksymättömät pyynnöt ladataan valituille käyttäjille. Kun käyttäjät on valittu, pyynnöt saa näkyviin Näytä hyväksyttävät tapahtumapyynnöt - painikkeella. Käyttäjien ja päivämäärän valintaan pääsee myös näkymän Rajaa - painikkeella.

Viikot/Päivät-painikkeella voidaan vaihtaa näytetäänkö näkymä päivä- vai viikkokohtaisesti.

Kun Viikot on valittuna, näytetään tapahtumat viikkokohtaisesti.

Selite-painikkeesta saa auki selitteen, jossa kuvataan värikoodit eri tapahtumatyyppikategorioille ja muita kuvauksia näkymän visuaalisista elementeistä.

Odottavat pyynnöt näytetään katkoviivalla ympäröityinä. Kun pyyntö on valittu, se ympäröidään yhtenäisellä viivalla. Selitteessä näytetään myös värikoodit poikkeuksellisille kirjauksille, juhlapyhille ja eri tapahtumatyyppikategorioille. Tässä näkymässä näkyvät myös jo hyväksytyt tapahtumapyynnöt, joten sitä voi käyttää myös loma- ja poissaolokalenterina.

Klikkaamalla henkilön rivillä olevaa päivää saa kyseisen päivän henkilölle auki näkymän sivupaneeliin. Sivupaneeli aukeaa näkymän oikeaan reunaan. Sivupaneelissa näytetään kaikki henkilön kyseisen päivän tapahtumat. Tapahtuman lisätiedot kuten esimerkiksi mahdollinen vaikutus saldokertymään, mahdolliset viestit ja poikkeukselliset kirjaukset saa näkyviin/pois näkyvistä klikkaamalla sivupaneelissa olevan tapahtuman nuolipainiketta. Tapahtumaa voidaan muokata klikkaamalla tapahtumatyypin linkkiä, joka aukaisee tapahtuman muokkauslomakkeen.

Henkilön nimen alla olevalla Lisää-painikkeella voidaan lisätä tapahtuma valitulle henkilölle. Painiketta painamalla aukeaa uuden tapahtuman lisäyslomake.

Päivämäärä on avattu sivupaneeliin. Päivällä olevan tapahtuman lisätiedot on laajennettu näkyviin. Mahdollinen negatiivinen kertymä on korostettu punaisella värillä. Henkilölle voidaan lisätä uusi tapahtuma "Lisää"-linkistä. Tapahtumaa voidaan muokata klikkaamalla tapahtumatyyppi-linkkiä (esimerkkikuvassa "Saldovapaa -pyyntö"). Vastaus-linkki avaa tapahtuman muokkausnäkymän, josta voidaan lisätä viesti tapahtumalle.

Tärkeä vaihe tarkistusprosessissa on viestintä ja mahdolliset neuvottelut esimiehen ja alaisen välillä. Kummankin osapuolen on mahdollista lähettää pyyntöä koskevia viestejä palvelussa ja muodostaa pyynnön yhteyteen keskustelu. Uudet viestit voidaan tallentaa hyväksymättä tai hylkäämättä pyyntöä, ja vastaanottaville osapuolille lähtee aina ilmoitus jokaisesta uudesta viestistä. 

 

Tapahtuman muokkaus -näkymä, jossa korostettuna viestinlähetystoiminto ja pyyntöön liittyvää keskustelua.

Jos tapahtuma on pyyntö, joka odottaa hyväksyntää, se valitaan käsiteltäväksi ruksaamalla sivupaneelissa oleva valintalaatikko tapahtuman tyypin ja ajankohdan vierestä. Useampi pyyntö voidaan valita samalla kertaa, jolloin esimerkiksi kaikki pyynnöt jotka halutaan hyväksyä, voidaan hyväksyä yhdellä kertaa.

Tapahtumapyyntö valitaan ruksaamalla valintalaatikko sivupaneelista tapahtumapyynnön kohdalta. Valittujen pyyntöjen määrä näytetään Valitut tapahtumapyynnöt x/x - tekstissä.

Klikkaamalla henkilön nimen vasemmalla olevaa valintavalikkoa valitaan kaikki kyseisen henkilön odottavat tapahtumapyynnöt käsiteltäväksi. Henkilön nimeä klikkaamalla sivupaneeliin aukeaa kaikki henkilön näkymässä olevat tapahtumat.

Kun henkilön nimeä klikataan, sivupaneeliin aukeaa kaikki kyseisen henkilön näkymässä olevat tapahtumat.

Myös sellaisen päivän voi avata sivupaneeliin, jolla ei ole tapahtumaa. Näin voidaan luoda tarvittaessa uusi tapahtuma henkilölle jolle päivävalinta on tehty.

Sivupaneeliin on avattu päivä jolla henkilöllä ei ole tapahtumia.

Kun käsiteltävät pyynnöt on valittu, henkilölistan alla olevat toimintapainikkeet ovat käytettävissä. Pyyntöjä voidaan hyväksyä, hylätä tai lähettää viesti kaikille valittujen pyyntöjen tekijöille. Tehty toiminto tehdään kaikille valituille tapahtumapyynnöille. Kun tehdään hyväksyntä, vain kaikki ne tapahtumapyynnöt tulee olla valittuna, jotka halutaan hyväksyä. Samoin hylättäessä pyyntöjä vain ne tapahtumapyynnöt tulee olla valittuna, jotka halutaan hylätä.

Jos viesti pyytäjille on kirjoitettu, viesti sisällytetään sähköposti-ilmoitukseen joka kertoo tapahtumapyynnön hyväksymisestä tai hylkäämisestä valittujen tapahtumapyyntöjen pyytäjille. Viesti pyytäjille on vapaavalintainen kenttä.

Lähetä vain viesti - painikkeella voidaan lähettää viesti pyytäjille ilman että tehdään hyväksyntää tai hylkäystä. Tätä voi hyödyntää esimerkiksi lähettämälle sama viesti yhdellä kertaa niille henkilöille joiden pyynnöt ovat ristiriidassa toistensa kanssa.

Toimintapainikkeet tulevat aktiivisiksi silloin kun on valittu käsiteltäviä tapahtumapyyntöjä.

Pyynnön hyväksyminen merkitsee tapahtuman esimiehen hyväksymäksi. Hyväksytyt pyynnöt käyttäytyvät samalla tavalla kuin mikä tahansa muukin hyväksytty tapahtuma palvelussa. Muokkaamalla kyseistä tapahtumaa hyväksyntä voidaan kuitenkin väliaikaisesti perua tai pyyntö jopa hylätä kokonaan. Tässä tilanteessa pyynnön tehneelle alaiselle lähtee ilmoitus, että hänen pyyntöään harkitaan uudelleen tai että se hylätään.

Pyynnön hylkääminen poistaa tapahtuman kaikista näkymistä ja tästä menee ilmoitus myös pyynnön tehneelle henkilölle. Henkilö saa kuitenkin myös linkin hylätyn pyynnön palauttamiseksi, jotta pyyntö on helposti ja vaivattomasti uusittavissa vastaavia tietoja käyttäen. Pyynnön uusimisessa voidaan näin käyttää pohjana samoja projekteja, työlisiä, liitteitä jne. kuin jo kertaalleen hylätyssä pyynnössä, jolloin työntekijän tarvitsee vain muuttaa pyyntö koskemaan esimerkiksi eri päivämäärää. Etuna tässä on myös pyyntöjen muokkauksen ja viestihistorian säilyminen.

Pyynnön hylkääminen tarkoittaa sitä että kertymät lasketaan uudelleen pyydetyn tapahtuman poistamisen jälkeen, mikä tarkoittaa että toiminnon suorittaminen työkalussa on hitaampaa kuin hyväksyminen.

Pyyntöjen käsittely Hyväksy tapahtumapyyntöjä - listausnäkymässä

Listausnäkymä voidaan valita painamalla Listaus-näkymä - linkkiä joka näkyy Valitut tapahtumapyynnöt: x/x - tekstin vieressä. Tämä näyttää pyynnöt listattuna allekkain. Toimintopainikkeet toimivat samalla tavalla kuin taulukkonäkymässä.

Takaisin taulukkonäkymään pääsee klikkaamalla Taulukko-näkymä linkkiä. 

Pyyntöjen hyväksyminen ja hylkääminen henkilön kalenterista

Alla olevat kuvakaappaukset osoittavat, kuinka hyväksyntä voidaan tehdä yksi pyyntö kerrallaan joko avaamalla pyyntö henkilöiden työaikakalenterissa tai Hyväksy tapahtumapyyntöjä -näkymän sivupaneelin kautta.

Tapahtuman muokkaus -näkymä, jossa korostettuna hyväksyntävalikko.

Kertymien käyttö ja ennakointi

Tapahtumapyyntöominaisuuteen kuuluu olennaisesti se, että työntekijöillä ja heidän esimiehillään on tarvittavat tiedot sekä pyyntöjen tekemiseen että hyväksymiseen. Ennakoitua kertymien tilannetta käytettäessä on kuitenkin tärkeää tiedostaa niiden käyttäytyminen ja niihin liittyvät rajoitukset, joista alla tarkemmin tietoa.

"Juoksevat kertymät" (esim. Saldo)

Ennuste juoksevan kertymän jäljellä olevasta määrästä käyttää perusteena viimeisintä kokonaista päivää ja olettaa että parhaillaan kesken oleva työpäivä sekä mahdolliset tulevat päivät päättyvät tilanteeseen, jossa kertymään ei tule muutoksia. Parhaillaan kesken olevan työpäivän merkintöjä ei oteta huomioon, sillä palvelulla ei ole keinoa tietää tehdäänkö loppupäivän aikana vielä muita muokkauksia tai muutoksia merkintöihin.

Vuosiloma

Ennusteet jäljellä olevasta vuosilomasaldosta näytetään sen lomakauden osalta, johon pyynnön alku sijoittuu. Ennusteessa oletetaan, että nykyinen työpäivä, ja kaikki tulevat työpäivät, joilla on työvelvollisuus, toteutetaan täysin henkilön oletustapahtumatyypin mukaan (oletuksena 'Työ'). Näin voidaan ennustaa vuosilomien kokonaissaldo lomakauden alkaessa, ja siitä voidaan vähentää kaikki kyseisen päivämäärän jälkeiset tapahtumat ja pyynnöt, jotka alkavat ennen lomakauden päättymistä, ja näin tuottaa arvioitu kokonaismäärä.

Ansaitussa vuosilomassa voi olla desimaaleja, mutta vain merkitsevät desimaalit näytetään. Eli esimerkiksi 10 päivää, 6,5 päivää jne.

Yleiset käyttötilanteet

Tapahtumapyyntöominaisuus on suunniteltu joustavaksi, jotta voidaan määrittää minkä tahansa tyyppinen pyyntöjen ja hyväksynnän työnkulku. Alla on kerrottuna yleisimpiä käyttötapauksia ja parhaita käytäntöjä. Kuvausta tullaan täydentämään toiminnosta saadun palautteen ja ideoiden perusteella.

Suunnitellut lomat ja poissaolot

Suosittelemme lukemaan tämän artikkelin kokonaisuudessaan saadaksesi ymmärryksen tapahtumapyyntöjen työnkulusta ja siihen liittyvistä asetuksista. Tämän otsikon alla esitetään ainoastaan yhteenveto suunniteltujen lomien ja poissaolojen osalta.

Jos työntekijät voivat yrityksessänne pyytää poissaoloja, kuten vuosilomaa ja saldovapaata, tapahtumapyyntötoimintoa voidaan käyttää prosessin yksinkertaistamiseen tallentamalla kaikki tiedot yhteen paikkaan, pitämällä asianosaiset henkilöt ajan tasalla ja auttamalla henkilöitä tekemään sekä hyvin perusteltuja pyyntöjä että niihin liittyviä päätöksiä.

Aloita merkitsemällä suunnitellut poissaolotapahtumatyypit asetuksella "Pyydetään esimieheltä etukäteen". Varmista sitten, että esimiesten ja heidän alaistensa työajan rooleissa on määriteltynä tarvittavat oikeudet tapahtumien luomiseen ja muokkaamiseen. Varmista lopuksi, että kaikilla henkilöillä on voimassa oleva sähköpostiosoite, joka on tallennettu palveluun.

Valmista tuli! Nyt alaiset voivat luoda uusia pyyntöjä, joista lähtee ilmoitus heidän ensisijaiselle esimiehelleen ja mahdollisille esimiehen sijaisille, jotta nämä voivat tarkistaa ja hyväksyä pyynnöt. Kaikki osapuolet voivat lähettää pyyntöä koskevia viestejä suoraan palvelusta, ja kullekin osapuolelle ilmoitetaan kaikista heidän kannaltaan tärkeistä muokkauksista ja/tai päätöksistä sähköpostitse.

Kun loma- tai poissaolopyyntö luodaan tai sitä muokataan, näytetään sen yhteydessä tietoja kertymien käytöstä, kuten vuosilomasaldo tai saldokertymän tilanne. Kertymät on korostettu punaisella, jos niihin liittyy mahdollisia ongelmia. Tämä auttaa alaisia ​​tekemään mahdollisimman järkeviä pyyntöjä ja esimiehiä tekemään parhaita mahdollisia hyväksymispäätöksiä. Huomaathan kuitenkin, että palvelussa ei ole tietoja esimerkiksi tiimien henkilötarpeista tai sijaisuuksista, joten näihin liittyviä asioita ei pyyntöjen yhteydessä voida korostetusti tuoda esille.

Lähitulevaisuudessa mahdolliseksi tulee myös valita, halutaanko pyynnöistä ohjelman "sisäiset" ilmoitukset, jolloin erillisten sähköposti-ilmoitusten tarve poistuu kokonaan.