Tapahtumapyyntöjen käyttö, suunnittelu ja raportointi -toiminnallisuudet suunniteltujen lomien ja poissaolojen osalta sisältyvät Työajanseuranta Pro ja Complete -palvelutasoihin.
Tapahtumatyypit voidaan määrittää siten, että niihin on pyydettävä lähiesimiehiltä hyväksyntä. Ensisijaiselle esimiehelle sekä sijaisille ilmoitetaan alaistensa uusista pyynnöistä ja he voivat joko hyväksyä tai hylätä ne. Yleinen esimerkki tämän ominaisuuden käytöstä on lomien suunnittelu, mutta mikä tahansa varaus- tai pyyntötarve esihenkilöiden ja alaisten kanssa voidaan hoitaa tapahtumapyynnöillä.
Käyttöönotto
Jos haluat määrittää tapahtumatyypin niin, että siihen voidaan pyytää hyväksyntä, on tapahtumatyyppi merkittävä valinnalla "Pyydettävä esimieheltä etukäteen". Tämä voidaan tehdä koko työyhteisölle tai tietyille asetusryhmille kohdasta Työaika > Hallinta > Työyhteisön / Asetusryhmän asetukset > Työtunnit > Tapahtumatyypit.
On suositeltavaa, että hyväksyntäpyynnön vaativille tapahtumatyypeille ei merkitä "Käytössä" kohtaan valintoja "Työaikapäätteellä" tai "Suoralinkki", sillä hyväksyntää vaativat tapahtumatyypit ovat luonteeltaan yleensä tulevaisuuteen sijoittuvia.
Kun olet määrittänyt pyydettävät tapahtumatyypit, varmista, että alaisten työajan roolit (katso Työaika > Hallinta >Työajan roolit) antavat heille mahdollisuuden tallentaa tämäntyyppisiä tapahtumia kalenteristaan, ja että esimiehet voivat muokata ja hyväksyä niitä. Alaiselle tarvittava työajan roolien oikeus tapahtumapyyntöjen lähettämiseksi on keskitason oikeus ''Voi muokata omia tapahtumapyyntöjä.'' Esihenkilölle tarvittava työajan roolin oikeus on keskitason oikeuksista löytyvä ''Voi muokata ja hyväksyä alaisten perustapahtumia.''
Kun tapahtumatyyppikäyttäytyminen ja käyttöoikeudet on määritetty, työntekijät voivat tehdä pyyntöjä aivan samoin tavoin kuin luoda minkä tahansa muunkin tapahtuman.
Huomaathan, että jos haluat käyttää pyyntöä koskevia sähköposti-ilmoituksia, jokaisella työnkulun henkilöllä, mukaan lukien esimiehen sijaiset, on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite, joka on tallennettu Neptoniin. Voit tarkistaa tämän kohdasta Työsuhde > Henkilöt.
Työnkulku ja ilmoitukset
Tapahtumapyyntöjen työnkulku tapahtuu alaisten ja heidän ensisijaisen esimiehensä (ja/tai aktiivisten esimiehen sijaisten) välillä ja se seuraa kolmea päävaihetta; pyydä, tarkista ja hyväksy.
Näiden vaiheiden aikana voidaan tehdä muokkauksia tarkentamaan pyyntöä ja pyyntöä koskevia viestejä voidaan lähettää esimiehen ja alaisen välillä suoraan käyttöliittymässä. Kaikki muokkaukset, mukaan lukien viestit, tallennetaan, ja niitä voidaan tarkastella myöhemmin tapahtumahistoriassa. Asiaankuuluville henkilöille ilmoitetaan automaattisesti kaikista merkittävistä toimista pyynnön yhteydessä sähköpostitse. Lisätietoja tästä löydät kustakin alla kuvatusta vaiheesta.
Huomaathan, että ilmoitukset ja vastaukset pyyntöön lähetetään lähes reaaliajassa, ja ne saapuvat vain pyynnön tekijälle, ensisijaiselle esimiehelle tai esimiehen sijaiselle. Ilmoituksia ei lähetetä takautuvasti, jos suhteita muutetaan jälkeenpäin. Lähetettyjä ilmoituksia ei pääse myöskään jälkikäteen tarkastelemaan.
Pyynnön tekeminen
Kuka tahansa, jolla on oikeudet lisätä tämän tyyppisiä tapahtumia, voi luoda uusia pyyntöjä. Pyynnöt luodaan samalla tavalla kuin muutkin tapahtumat, mutta niiden luonteen vuoksi ne tulisi luoda tuleville päivämäärille. Alla olevan kuvan mukaisesti pyynnöt erottuvat helposti kalenterinäkymässä niissä käytetyn katkoviivan ja turkoosin värin ansiosta.
Kun pyyntö luodaan, pyytäjä voi tallentaa kaikki tavanomaiset tapahtuman tiedot, mukaan lukien projektit ja liitteet. Pyyntöön voidaan myös sisällyttää valinnaisesti viesti hyväksyjälle. Pyynnön vastaanottaja voi hyväksyessään tai hylätessään pyynnön lähettää samaa kautta vastausviestin pyynnön luojalle. Pyyntöä koskevat viestit kerätään keskusteluhistoriaan, ja niitä voidaan tarkastella pyyntöä muokattaessa. Pyyntöön lisätyistä uusista viesteistä lähtee aina ilmoitus alaiselle tai ensisijaiselle esimiehelle ja aktiivisille sijaisille.
Jotta henkilöt voivat luoda pyyntöjä järkevästi, kaikki kertymien käyttö ja ennakoitu saldon tilanne pyyntöjen jälkeen näytetään tapahtumaa luodessa ja muokattaessa. Katso alla oleva kuva. Lisätietoja löydät myös alempaa Kertymien käyttö ja ennakointi -otsikon alta löytyvästä kuvauksesta.
Ellei ensisijainen esimies ollut uuden pyynnön tekijä, kaikista uusista pyynnöistä lähetetään ensisijaiselle esimiehelle ja mahdollisille aktiivisille sijaisille sähköpostitse linkki pyynnön tarkistamiseen ja hyväksymiseen. Viestiä ei lähetetä henkilön toissijaisille esimiehille.
Odottavien pyyntöjen tarkistaminen ja käsittely
Tapahtumapyyntöjä voidaan hyväksyä eri näkymissä, jotka esitelty alla.
Pyyntöjen hyväksyminen Hyväksy tapahtumapyyntöjä -näkymässä
Hyväksy tapahtumapyyntöjä - työkalussa näytetään oletuksena taulukkonäkymänä. Ensisijaisille esimiehille ja heidän aktiivisille sijaisilleen ilmoitetaan alaisten lähettämistä odottavista pyynnöistä sähköpostitse ja myös visuaalisella vinkillä Työtunnit-valikossa. Huutomerkki-vinkki kertoo, että järjestelmässä on tapahtumapyyntöjä hyväksyttävänä.
Tapahtumapyyntöjen hyväksyntäkymässä luetellaan kaikki alaisten odottavat pyynnöt. Pääsy Hyväksy tapahtumapyyntöjä -näkymään vaatii, että henkilöllä on oikeus hyväksyä tapahtumia.
Hyväksy tapahtumapyyntöjä -näkymä näyttää henkilöiden pyynnöt visuaalisesti valitulla päivämäärävälillä. Jokaisen henkilön tiedot ovat omalla rivillään. Henkilön nimen vieressä näytetään käytössä olevat kertymät. Negatiiviset kertymäarvot on korostettu punaisella. Korostetut tiedot auttavat arvioimaan pyyntöjä nopeasti.
Oletuksena näkymä aukeaa listalla, jossa kaikki käyttäjän alaiset ovat valittavissa heidän tapahtumapyyntöjensä käsittelyä varten. Alaiset, joilla on odottavia tapahtumapyyntöjä, ovat oletuksena esivalittuja. Päivämääräväli voidaan asettaa asettamalla ajanjakson alku- ja loppupäivämäärä päivämääräkenttiin näkymän vasemmassa yläkulmassa ja klikkaamalla niiden vieressä olevaa päivityspainiketta. Päivämääräväli kannattaa yleisesti ottaen jättää tyhjäksi, jolloin aikaväliksi muodostuu se ajanjakso, jolla on odottavia tapahtumapyyntöjä.
Viikot/Päivät-painikkeella voidaan vaihtaa näytetäänkö näkymä päivä- vai viikkokohtaisesti.
Työkalujen alta Selite-painikkeesta saa auki selitteen, jossa kuvataan värikoodit eri tapahtumatyyppikategorioille ja muita kuvauksia näkymän visuaalisista elementeistä.
Klikkaamalla henkilön rivillä olevaa päivää saa kyseisen päivän henkilölle auki näkymän sivupaneeliin. Sivupaneeli aukeaa näkymän oikeaan reunaan. Sivupaneelissa näytetään kaikki henkilön kyseisen päivän tapahtumat. Tapahtuman lisätiedot, kuten esimerkiksi mahdollinen vaikutus saldokertymään, mahdolliset viestit ja poikkeukselliset kirjaukset saa näkyviin/pois näkyvistä klikkaamalla sivupaneelissa olevan tapahtuman nuolipainiketta. Tapahtumaa voidaan muokata klikkaamalla tapahtumatyypin linkkiä, joka aukaisee tapahtuman muokkauslomakkeen.
Henkilön nimen alla olevalla Lisää-painikkeella voidaan lisätä tapahtuma valitulle henkilölle. Painiketta painamalla aukeaa uuden tapahtuman lisäyslomake.
Tapahtumapyyntöjen hyväksymisen yhteydessä on mahdollista viestiä esimiehen ja alaisen välillä. Kummankin osapuolen on mahdollista lähettää pyyntöä koskevia viestejä palvelussa ja näin muodostaa pyynnön yhteyteen keskustelu. Uudet viestit voidaan tallentaa hyväksymättä tai hylkäämättä pyyntöä, ja vastaanottaville osapuolille lähtee aina ilmoitus jokaisesta uudesta viestistä.
Tapahtumapyyntö valitaan käsiteltäväksi ruksaamalla sivupaneelissa oleva valintalaatikko tapahtuman tyypin ja ajankohdan vierestä. Useampi pyyntö voidaan valita samalla kertaa, jolloin esimerkiksi kaikki pyynnöt jotka halutaan hyväksyä, voidaan hyväksyä yhdellä kertaa.
Klikkaamalla henkilön nimen vasemmalla olevaa valintavalikkoa valitaan kaikki kyseisen henkilön odottavat tapahtumapyynnöt käsiteltäväksi. Henkilön nimeä klikkaamalla sivupaneeliin aukeaa kaikki henkilön näkymässä olevat tapahtumat.
Myös sellaisen päivän voi avata sivupaneeliin, jolla ei ole tapahtumaa. Näin voidaan luoda tarvittaessa uusi tapahtuma henkilölle jolle päivävalinta on tehty.
Kun käsiteltävät pyynnöt on valittu, henkilölistan alla olevat toimintapainikkeet ovat käytettävissä. Pyyntöjä voidaan hyväksyä, hylätä tai lähettää viesti kaikille valittujen pyyntöjen tekijöille. Tehty toiminto tehdään kaikille valituille tapahtumapyynnöille. Kun tehdään hyväksyntä, vain kaikki ne tapahtumapyynnöt tulee olla valittuna, jotka halutaan hyväksyä. Samoin hylättäessä pyyntöjä vain ne tapahtumapyynnöt tulee olla valittuna, jotka halutaan hylätä.
Jos viesti pyytäjille on kirjoitettu, viesti sisällytetään sähköposti-ilmoitukseen, joka kertoo tapahtumapyynnön hyväksymisestä tai hylkäämisestä valittujen tapahtumapyyntöjen pyytäjille. Viesti pyytäjille on vapaavalintainen kenttä.
Lähetä vain viesti - painikkeella voidaan lähettää viesti pyytäjille ilman, että tehdään hyväksyntää tai hylkäystä. Tätä voi hyödyntää esimerkiksi lähettämälle sama viesti yhdellä kertaa niille henkilöille, joiden pyynnöt ovat ristiriidassa toistensa kanssa.
Pyynnön hyväksyminen merkitsee tapahtuman esimiehen hyväksymäksi. Hyväksytyt pyynnöt käyttäytyvät samalla tavalla, kuin mikä tahansa muukin hyväksytty tapahtuma palvelussa. Muokkaamalla kyseistä tapahtumaa hyväksyntä voidaan kuitenkin väliaikaisesti perua, tai pyyntö jopa hylätä kokonaan. Tässä tilanteessa pyynnön tehneelle alaiselle lähtee ilmoitus, että hänen pyyntöään harkitaan uudelleen, tai että se hylätään.
Pyynnön hylkääminen poistaa tapahtuman kaikista näkymistä ja tästä menee ilmoitus myös pyynnön tehneelle henkilölle. Henkilö saa kuitenkin myös linkin hylätyn pyynnön palauttamiseksi, jotta pyyntö on helposti ja vaivattomasti uusittavissa vastaavia tietoja käyttäen. Pyynnön uusimisessa voidaan näin käyttää pohjana samoja projekteja, työlisiä, liitteitä jne. kuin jo kertaalleen hylätyssä pyynnössä, jolloin työntekijän tarvitsee vain muuttaa pyyntö koskemaan esimerkiksi eri päivämäärää. Etuna tässä on myös pyyntöjen muokkauksen ja viestihistorian säilyminen.
Pyynnön hylkääminen tarkoittaa sitä, että kertymät lasketaan uudelleen pyydetyn tapahtuman poistamisen jälkeen, mikä tarkoittaa että toiminnon suorittaminen työkalussa on hitaampaa kuin hyväksyminen.
Jos hyväksytään tunteja joko kalenterissa tai Hyväksy tunteja -näkymässä, ja hyväksyttävällä jaksolla on tapahtumapyyntöjä, ne hyväksytään myös ilman eri ilmoitusta.
Pyyntöjen käsittely Hyväksy tapahtumapyyntöjä - listausnäkymässä
Listausnäkymä voidaan valita painamalla Listaus-näkymä - painiketta Työkalu-valikosta. Tämä näyttää pyynnöt listattuna allekkain.
Toimintopainikkeet toimivat samalla tavalla kuin taulukkonäkymässä.
Takaisin taulukkonäkymään pääsee samaa reittiä Työkalujen alta.
Pyyntöjen hyväksyminen ja hylkääminen kalenterinäkymässä
Tapahtumapyyntöjä voidaan hyväksyä kuten muitakin tapahtumia suoraan kalenterinäkymässä, joko tapahtuma, tai aikajakso kerrallaan.
Kertymien käyttö ja ennakointi
Tapahtumapyyntöominaisuuteen kuuluu olennaisesti se, että työntekijöillä ja esimiehillä on tarvittavat tiedot sekä pyyntöjen tekemiseen että hyväksymiseen. Ennakoitua kertymien tilannetta käytettäessä on kuitenkin tärkeää tiedostaa niiden käyttäytyminen ja niihin liittyvät rajoitukset, joista alla tarkemmin tietoa.
"Juoksevat kertymät" (esim. Saldo)
Ennuste juoksevan kertymän jäljellä olevasta määrästä käyttää perusteena viimeisintä kokonaista päivää, ja olettaa, että parhaillaan kesken oleva työpäivä sekä mahdolliset tulevat päivät päättyvät tilanteeseen, jossa kertymään ei tule muutoksia. Parhaillaan kesken olevan työpäivän merkintöjä ei oteta huomioon, sillä palvelulla ei ole keinoa tietää, tehdäänkö loppupäivän aikana vielä muita muokkauksia tai muutoksia merkintöihin.
Vuosiloma
Ennusteet jäljellä olevasta vuosilomasaldosta näytetään sen lomakauden osalta, johon pyynnön alku sijoittuu. Ennusteessa oletetaan, että nykyinen työpäivä, ja kaikki tulevat työpäivät, joilla on työvelvollisuus, toteutetaan täysin henkilön oletustapahtumatyypin mukaan (oletuksena 'Työ'). Näin voidaan ennustaa vuosilomien kokonaissaldo lomakauden alkaessa, ja siitä voidaan vähentää kaikki kyseisen päivämäärän jälkeiset tapahtumat ja pyynnöt, jotka alkavat ennen lomakauden päättymistä, ja näin tuottaa arvioitu kokonaismäärä.
Ansaitussa vuosilomassa voi olla desimaaleja, mutta vain merkitsevät desimaalit näytetään. Eli esimerkiksi 10 päivää, 6,5 päivää jne. Mikäli vuosilomasaldoja hallitaan toisessa järjestelmässä, voidaan vuosilomakertymän ennuste voidaan ottaa pois päältä tapahtuman kirjauksen yhteydessä ottamalla kertymä pois käytöstä.