Maksuryhmät määrittelevät, keille tulee maksaa korvauksia (esim. palkka, bonus jne.) tietyssä aikataulussa. Henkilön kuuluminen tiettyyn maksuryhmään osoittaa, että heidän tulee saada korvaus ryhmän maksuaikojen mukaan.
Maksuryhmätietoa voidaan käyttää henkilöstön suodattamiseen raportoinnin, integraation ja palkanlaskennan yhteydessä.
Hallinta
Yleiskuvaus
Maksuryhmät luodaan ja niitä hallitaan osiossa Työsuhde -> Maksuryhmät. Maksuryhmät-valikkovaihtoehto näkyy vain pääkäyttäjille.
Maksuryhmät-osiossa näet listan olemassaolevista maksuryhmistä, ja voit luoda uusia maksuryhmiä valitsemalla Lisää maksuryhmä.
Uuden maksuryhmän luominen
Uuden maksuryhmän luomiseksi tarvitset sille koodin, nimen sekä kuvauksen. Lisäksi sille tulee määritellä maksukaudet.
Koodi: Maksukoodin yksilöllinen koodi. Kahdella maksuryhmällä ei voi olla samaa koodia.
Nimi: Maksuryhmän nimi. Nimi on myös yksilöllinen, eikä kahdella maksuryhmällä voi olla samaa nimeä.
Kuvaus: Yksityiskohtaisempi kuvaus maksuryhmästä.
Maksukaudet
Maksukaudet määrittävä, milloin palkka tai muu korvaus tulee maksaa ja mille päivämäärille tietty palkka tai korvaus on tarkoitettu. Maksukausia voidaan lisätä yksitellen tai luoda useita kerralla. Mitä tahansa olemassa olevaa maksuryhmää voi muokata vapaasti. Alla on erittely palkanmaksukentistä:
-
Maksukauden päivämäärät - alkamis- ja päättymispäivät edustavat aikaväliä, jolta lasketaan palkka kyseiselle maksupäivälle.
-
Maksupäivä - Päivä, jolloin palkka tulee maksaa. Tämä kenttä välttää automaattisesti pyhäpäiviä siirtämällä maksupäivän ensimmäiseen aikaisempaan arkipäivään.
-
Kirjanpidon arvopäivä (Kirjanpitopäivä) - (Valinnainen) Kirjanpidon arvopäivä kohdistaa palkanlaskennan tositteen oikeaan kirjanpidon kauteen. Arvo tulee syöttää jos palkkatositteet siirretään kirjanpitoon sähköisesti.
Lisää useampi maksukausia -painike helpottaa useiden maksukausien luomista kerralla.
Huom: Tämä työkalu välttää automaattisesti maksupäivät, jotka osuvat pyhäpäiville. Seuraavat luomisvaihtoehdot ovat saatavilla.
-
Kuukausittain - Luo maksujakson kullekin kuukaudelle valitulle ajanjaksolle/kuukausille.
-
Kaksi kertaa kuukaudessa - Luo kaksi maksujaksoa kullekin kuukaudelle valitulle ajanjaksolle/kuukaudelle.
-
Kahden viikon välein - Luo kahden viikon mittaiset maksuajat aloituspäivästä toistamiseen päivämäärään saakka.
Maksukausia voidaan lisätä myös yksitellen tarvittaessa. Esimerkiksi koko maksuryhmän poikkeuksellisessa maksutilanteessa tai jos maksuryhmä ei noudata säännöllistä maksun toistoa.
Maksuryhmän jäsenet
Kun henkilö lisätään johonkin maksuryhmään, se tarkoittaa, että hänen palkkansa tai muut korvaukset tulee maksaa ryhmän maksupäivien mukaan.
Maksuryhmä voidaan asettaa henkilön henkilötiedoista (Työsuhde -> Henkilöt -> Henkilötiedot). Tieto voidaan määrittää alkamispäivämäärällä voimassaolotoiminnolla. Tämä mahdollistaa henkilön asetusmuutosten tekemisen ennen maksuryhmän liittymis/muuttamispäivää.
Käyttötarkoitukset
Nepton Palkat
Nepton Palkat -palvelu hyödyntää maksuryhmätietoja varmistaakseen, että kaikki työntekijöiden palkkakauden työaikatapahtumat on hyväksytty, tarvittavat tiedot löytyvät palkkakaudelle ja palkat voidaan maksaa ajallaan.
Työajan integraatioiden sääntöjoukot
Palkkasiirtojen poimintasäännöt voivat käyttää maksuryhmiä suodattimena niin, että vain haluttujen henkilöiden tiedot tulevat mukaan. Katso lisätietoja ja esimerkkejä Sääntöjoukot-ohjeistuksesta.
Henkilöiden rajaaminen
Monet Neptonin ominaisuudet sisältävät mahdollisuuden rajata ja/tai valita henkilöitä. Maksuryhmää voidaan käyttää rajausehtona, jolloin vain haluttujen maksuryhmien henkilöt näytetään tuloksissa.
Tämä voi olla hyödyllistä raportointitarkoituksiin. Voit esimerkiksi raportoida kuukausipalkkaisten työntekijöiden poissaolot tietystä maksuryhmästä vain muutamalla napsautuksella.
Tulevat parannukset
Jatkossa maksuryhmiä käytetään Neptonin hyväksymissuositusten tekemiseen älykkäämmiksi ja ennakoiviin ilmoituksiin, esimerkiksi kun esimiehen tulee suorittaa hyväksynnät palkanlaskennan viivästysten välttämiseksi.