Palvelussa on mahdollista ottaa käyttöön työn kohdentaminen projekteille. Projekti on palvelun yleisnimi kohteelle, mutta kohdistuksena voidaan käyttää muitakin kohteita kuten asiakkaita, tilauksia, kustannuspaikkoja ja niin edelleen. Palvelun muodostama työajan tulkinta muodostuu tapahtumalle kirjatulle projektille ja se on käytettävissä raportoinnissa sekä liittymissä.
Projektikohdistamisen toiminnallisuus on otettavissa käyttöön Työajanseuranta Pro ja Työajanseuranta Complete -palvelutasoilla.
Käyttöönoton valmistelu
Projektikohdistuksen käyttöönotto on sujuvaa, kun organisaatiossa on valmisteltu seuraavat asiat.
1. Suunnittele projektikohdistuksen tavoite
Tunnista ne kohteet, joille tapahtumia halutaan kohdistaa. Näitä kohteita voivat olla esimerkiksi projektit, asiakkaat, kustannuspaikat, tilaukset tai jokin muu kokonaisuus, jolle kohdistamalla työtä voidaan tuottaa hyödyllistä tietoa. Tietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi ajankäytön raportointiin, laskutukseen, palkanmaksuun tai muuhun käyttöön.
Kohteet perustetaan palveluun projekteina. Projektit rakentuvat puurakenteeksi, jossa näkyvyyttä puurakenteen oksiin voidaan rajata henkilöryhmittäin. Koko henkilöstölle ei näin ollen tarvitse näkyä samat projektit, vaan voidaan käyttää eri kohteita eri henkilöstöryhmille.
2. Tutustu toiminnallisuuteen Neptonissa
Jotta toiminnallisuutta voidaan hyödyntää täysin, on ennen käyttöönottoa ymmärrettävä miten toiminnallisuus käytännössä toimii Neptonissa. Toiminnallisuudessa on kolme tärkeää käytännön osaa: Projektien lisääminen ja hallinnointi, tapahtumien kohdistaminen projekteille sekä raportointi. Projektitunnit voidaan myös hyväksyä erillisinä tapahtumien tunneista.
Projektien hallinnointi on Neptonissa helppoa. Tarkemman kuvauksen projektien hallinnoinnista löydät tästä artikkelista. Projektien lisäämisen ja tuonnin erilaiset tekniset mahdollisuudet on kuvattu alempana kohdassa Käyttöönoton määritykset: 3. Projektien lisääminen palveluun.
Tapahtumien kohdistaminen projektille on käytännössä hieman erilaista riippuen siitä, mikä kirjaustapa on käytössä. Erilaiset vaihtoehdot on kuvattu käytännön tasolla seuraavissa artikkeleissa: Kohdistaminen mobiilinäkymässä, kohdistaminen kalenterinäkymässä, kohdistaminen kirjauspäätteellä ja kohdistaminen nykytila-näkymässä.
Tapahtumille tehty kohdistus ja siitä muodostuva tulkinta voidaan raportoida palvelussa. Lisäksi tietoa voidaan siirtää esimerkiksi osana palkka-aineistoa, laskutusaineistoa tai johonkin muuhun raportointijärjestelmään. Neptonin erilaiset raportit on kuvattu tarkemmin tässä artikkelissa. On oleellista tunnistaa, onko raportit sellaisia, jotka tukevat organisaation tavoitteita projektien kohdistamisen prosessissa, vai tulisiko harkita erilaisten ulkoisten järjestelmien käyttöä projektien raportointiin.
Prosessiin on mahdollista sisällyttää projektituntien hyväksyntä erillisenä tapahtumien hyväksynnästä. Tällöin projektille asetetaan projektipäällikkö, joka saa oikeuden hyväksyä kaikki projektille kirjatut tunnit. Tarkemman kuvauksen projektituntien hyväksynnästä löydät tästä artikkelista.
Voit myös pyytää toiminnallisuuden tarkempaa esittelyä sopimuskumppaniltasi.
3. Suunnittele tiedon siirtäminen eri järjestelmien välillä
Mikäli projektien luetteloa hallitaan jossakin muussa järjestelmässä, niin projektit ja niiden puurakenne voidaan tuoda liittymällä Neptoniin. On suositeltavaa suunnitella ja tunnistaa ne liittyvät järjestelmät, joista kohdisteita voidaan tuoda, tai mihin kohdistettuja tapahtumia voidaan viedä. Mahdolisten automaattisten ja ajastettujen siirtojen prosessit on oleellista suunnitella etukäteen.
Siltä osin kuin projektitietoa ei tuoda ulkoisesta järjestelmästä tietoa voidaan hallita palvelun projektilistalla joko kaikkien kohteiden osalta, tai osan kohteiden osalta.
4. Valmistele käyttöönotto
Kun projektilista, niiden puurakenne ja liittyvät järjestelmät on päätetty voidaan projektikohdistus ottaa käyttöön. Valmistele organisaatiollesi sopiva ajankohta, jota ennen kohdistamiseen liittyvät prosessit ja projektilista on saatettu haluttuun muotoon ja pääkäyttäjille ja henkilöstölle on ohjeistettu projektikohdistuksen käyttäminen.
Projektikohdistus on mahdollista ottaa käyttöön vaiheittain, jolloin ensi vaiheessa projektikohdistusta käyttää osa henkilöstöstä. Käyttökokemuksien ja mahdollisten täsmennysten jälkeen projektikohdistuksen voi laajentaa koko henkilöstölle.
Projektikohdistuksen käyttöönoton määritykset
Kun projektikohdistus halutaan ottaa käyttöön, tulee tehdä seuraavat määritykset.
Huomaathan, että vaikka tämän voi tehdä palvelun käyttöliitymässä, tulee käytössä olla Työajanseuranta Pro tai Työajanseuranta Complete -palvelutaso.
1. Palvelun ottaminen käyttöön
Projektien kohdistuksen käyttöönotto aloitetaan laittamalla toiminnallisuus päälle valikossa Työaika -> Hallinta -> Työyhteisön asetukset -> Projektit -> Palvelu käytössä.
Kun palvelu otetaan käyttöön, Projektit-valikko tulee näkyviin Työaika-osioon.
2. Projektien kohdistamisen asetukset
Samassa Työyhteisö-tason valikossa tehdään myös muut projektien asetukset. Kaikkiin kenttiin ei ole välttämätöntä määrittää asetuksia. Määritykset voi tehdä myös asetusryhmien tasolle, mutta on huomioitava, että asetusryhmissä määrityksiä on mahdollista tehdä rajatummin.
Projektien asetusten määritysten tarkemman kuvauksen löydät tästä artikkelista.
3. Projektien lisääminen palveluun
Projektikohdentamisen toteuttamiseksi tulee palveluun lisätä projektit. Projekteja voi lisätä yksittäin tai tuoda palveluun massana manuaalisella tiedostolatauksella, ajastetulla tiedostolatauksella, Visma L7 -ohjelmistosta tai API-siirrolla.
4. Projektien näkyvyys henkilöille
Jotta henkilöt voivat kohdentaa tapahtumiaan projekteille tulee varmistaa, että henkilöillä on näkyvyys projekteihin. Mikäli projektien asetuksissa on määritetty, että kaikki projektit eivät näy kaikille henkilöille niin näkyvyys voidaan lisätä joko yksitellen henkilöille tai henkilöryhmille. Tarkemman kuvauksen näkyvyyden määrittämisestä löydät tästä artikkelista.