Tässä artikkelissa kuvataan tapahtumien aineistolataus asetuksiin tallennetulla rakenteella. Tapahtumien tuontiin käyttöliittymästä on muitakin tapoja, jotka on kuvattu täällä.
Tiedon tuonnin rakenteen määrittely
Rakenne tapahtumien tuontiin tehdään valikossa Työaika -> Hallinta -> Työyhteisön asetukset -> Liittymät -> Tapahtumien tuonti #1, #2, #3, #4 ... . Tapahtumien tuonnin rakenteen määritykset tulee tehdä ennen ensimmäisen aineiston lataamista käyttöliittymästä tai ajastetusti. Liittymät-valikossa tehty manuaalinen tapahtumien tuonti vaatii samoja määrityksiä kuin ajastettu tuonti. Ajastetussa tuonnissa tulee alla olevan lisäksi määritellä siirron lisäasetuksia.
Asetuksissa määritellään, montako päivää historiaan aineiston rivejä käsitellään. Rivit käsitellään siten, että aineisto muodostaa palveluun ne tapahtumat, joita ei ole henkilön kalenterissa. Tapahtumat, jotka ovat poistuneet siirrettävästä aineistosta, poistetaan myös henkilön kalenterista. Näin kalenterissa esitettävät poissaolot vastaavat aina siirtoaineiston poissaoloja. Lähdejärjestelmän tulee muodostaa siirrettävä aineisto myös silloin, kun aineistossa on ainoastaan poistuvia rivejä. Huomaathan, että jokaisen tapahtumien tuonnin asetuksiin tulee määrittää henkilö, joka näytetään tapahtumien tuojana. Lisätietoa henkilöstä, joka näytetään tapahtumien luojana täältä.
Tietojen tuonnin vaiheet
Määrittele tapahtumien tuonnin asetukset
Tapahtumien tuonnin asetuksissa tulee määritellä seuraavat tiedot. Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Liittymät -> Tapahtumien tuonti.
- Kuvaus. Tieto siitä, miten tapahtumien tuonnin asetukset on määritetty.
- Henkilö, joka näytetään tapahtumien luojana tapahtumien tuonnissa käyttöliittymän kautta, ja jonka nimissä ollaan kirjauduttuna Neptoniin. Manuaalista tuontia tehdessä tulee olla kirjauduttuna Neptoniin samana käyttäjänä kuin ajastetussakin ajossa. Jos aiemmin on tuotu tapahtumia esimerkiksi käyttäjänä Import User, ja sen jälkeen eri käyttäjä tuo uudelleen saman aineiston, tapahtumat tulevat kalenteriin kahdesti. Oletusarvo on "Ei kukaan".
- Menneiden päivien määrä siirtotiedostossa. Kuinka pitkältä ajanjaksolta tapahtumia on aineistossa. Mikäli asetus on määritelty, tapahtumien tuonti voi myös poistaa tapahtumia. Kaikki ne ajanjakson sisällä olevat tapahtumat poistetaan, jotka eivät ole aineistossa ja ovat henkilön "tapahtumien luojan" tallentamia.
- Hyväksy tapahtumat tuonnin yhteydessä. Mikäli asetus on käytössä, tapahtuman hyväksyjäksi asetetaan tapahtuman luoja.
- Tapahtumatyyppien koodit. Tapahtumien tuonnissa tapahtumatyyppi määräytyy aineiston sisältämän koodin mukaisesti. Tapahtumatyyppien koodit asetetaan valitsemalla Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Liittymät -> Tapahtumien tuonti.
Esimerkki: mikäli koodit on asetettu ylläolevan kuvan mukaisesti, ja tuontiaineisto sisältää tapahtumatyypin koodin "4", tuodaan tapahtuma vuosilomana.
Jos useita koodeja tarvitaan saman tapahtumatyypin luontiin, voidaan koodit lähettää pilkulla eriteltyinä esim. 1, 4. Jos koodissa itsessään tarvitaan pilkku, tulee se ympäröidä heittomerkeillä, esim. "1,2".
- Jos tuontitiedosto sisältää otsikkorivin sarakkeille, aseta Sarakkeiden järjestyksellä on väliä arvoon Ei.
Tällöin tiedoston sarakkeiden otsikon on vastattava sarakkeen otsikkoa (Column title) ja kentän määritelmää asetuksissa. Esimerkiksi:
- Jos tuontitiedot eivät sisällä sarakkeiden otsikkoriviä, aseta Sarakkeiden järjestyksellä on väliä arvoon Kyllä.
Valitse sarakkeen otsikkokenttä (Column title field) vastaamaan tiedoston sarakkaiden järjestystä. Esimerkiksi:
Huomioita tuonnin sarakkeista:
|
- Tapahtumatyypin tunnus / Event type ID = vanha tapa viitata tapahtumaan, ei käyttöön uusissa toteutuksissa - Tapahtumatyypin sisäinen nimi / Event type internal name = vanha tapa viitata tapahtumaan, ei käyttöön uusissa toteutuksissa - Merkitty tapahtumatyyppi / Customer defined event type code = käytä tätä saraketta tapahtumien tuonneissa merkitsemään tuotavaa tapahtumaa (sairaspoissaolo, loma, jne) - Poissaolotyypin tunnus / Absence type ID = vanha tapa viitata tapahtumaan, ei käyttöön uusissa toteutuksissa |
Muodosta aineisto oikeilla sarakkeilla ja sisällöllä
Siirtoaineiston tietosisällöt
Tapahtumalle voidaan tuoda seuraavia tietosisältöjä. Aineiston tuonnin yhteydessä voidaan valita sarakkeen tietosisältö. Tästä syystä sarakkeen otsikon tiedostossa ei tarvitse täsmätä tuotavan tietosisällön otsikkoon, eikä otsikkorivi ole pakollinen. Alla on kuvattu mahdolliset tietosisällöt ja niiden oikea muoto sarakkeella. Aineiston tulee sisältää pakolliseksi merkityt tiedot.
| Tuotava tieto | Kuvaus |
|---|---|
| Henkilönumero | Pakollinen tieto. |
| Henkilötunnus | Tapahtumaan liittyvän henkilön henkilötunnus. |
| Tapahtumatyypin tunnus | Ei suositella käytettäväksi. Tieto ei ole saatavilla kaikille tapahtumatyypeille. |
| Tapahtumatyypin sisäinen nimi | Ei suositella käytettäväksi. Tieto ei ole saatavilla kaikille tapahtumatyypeille. |
| Merkitty tapahtumatyyppi |
Pakollinen tieto. Tuonnissa käytettävät tapahtumatyyppien koodit asetetaan valitsemalla Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Liittymät -> Tapahtumien tuonti #1 (tai muu tapahtumien tuonti, jos useita käytössä) -> Tapahtumatyyppien koodit. Mikäli koodit on asetettu ylläolevan kuvan mukaisesti, ja tuontiaineisto sisältää tapahtumatyypin koodin "4", tuodaan tapahtuma vuosilomana. Jos useita koodeja tarvitaan saman tapahtumatyypin luontiin, voidaan koodit lähettää pilkulla eriteltyinä esim. 1, 4. Jos koodissa itsessään tarvitaan pilkku, tulee se ympäröidä heittomerkeillä, esim. "1,2". |
| Poissaolotyypin tunnus |
Mikäli luodaan poissaolo, tämä kenttä sisältää poissaolotyypin tunnuksen. Poissaolotyyppien tunnukset asetetaan valitsemalla Työaika -> Työyhteisön asetukset -> Liittymät -> Tapahtumien tuonti #1 (tai muu tapahtumien tuonti, jos useita käytössä) -> Poissaolotyyppien koodit. |
| Aloituspäivä ja -aika / Lopetuspäivä ja -aika |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen päivä ja aika. Esimerkiksi. 2020-01-01 13:00:00. Ajat käsitellään käyttäjän paikallisena aikana ja näytetään, kuten ne on tuotu. |
| Aloituspäivä ja -aika UTC / Lopetuspäivä ja -aika UTC |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen päivä ja aika, esimerkiksi. 2020-01-01 13:00:00. Ajat käsitellään UTC-aikavyöhykkeen aikana ja muutetaan Helsingin aikavyöhykkeeseen. |
| Aloituspäivä / Lopetuspäivä |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen päivämäärä 2020-01-01 tai 01.01.2020 |
| Aloitusaika / Lopetusaika |
Tapahtuman aloituksen/lopetuksen kellonaika 24 tunnin muodossa Esimerkiksi 16:00 tai 1600. Ajat käsitellään käyttäjän paikallisena aikana ja näytetään, kuten ne on tuotu. |
| Kesto | Tapahtuman kesto desimaaleina tai HH:MM-muodossa. Esimerkiksi 4.5, 4,5 ja 04:30 ovat kaikki sallittuja muotoja. |
| Kuvaus | Kuvaus. |
| Ulkoinen tunniste |
Tapahtuman ulkoinen tunniste. Jos ulkoisella tunnisteella on jo olemassaoleva tapahtuma, tapahtuman tiedot päivitetään. Huom! Ulkoinen tunniste on tarkoitettu asetettavaksi liittymäkäyttäjän toimesta, kun tapahtuma tuodaan ulkoisesta järjestelmästä. |
| Projektikoodi #n | Tuonnin yhteydessä voidaan lisätä 6 projektia tapahtumaa kohden käyttäen eri sarakkeita: Ensimmäinen projektikoodi, toinen projektikoodi jne. Projektikoodit määritetään projektien hallinnassa. Jos tapahtumalle ei ole määritetty projektia, käytetään henkilön oletusprojektia. |
| Työlisä #n | Tapahtumaan voidaan liittää työlisiä käyttämällä työlisän koodeja (1 työlisä saraketta kohden), jotka on asetettu työlisät-asetuksissa. Tuonnissa lisätään tapahtumalle työlisän määrä (esim. 1h/kpl/€) riippuen työlisän tyypistä. |
| Kertymän arvon asetus (tunnit desimaaleina) |
Asettaa kertymän arvon. Arvo annetaan desimaalitunteina. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon asetus. |
| Kertymän arvon asetus (TT:MM) |
Asettaa kertymän arvon. Arvo annetaan muodossa TT:MM. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon asetus. |
| Kertymän arvon asetus (päivää) | Asettaa kertymän arvon. Arvo annetaan päivissä. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon asetus. |
| Kertymän arvon muutos (+tunnit desimaaleina) | Lisää tai vähentää kertymän arvoa. muutos annetaan desimaalitunteina. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon muutos. |
| Kertymän arvon muutos (+TT:MM) | Lisää tai vähentää kertymän arvoa. Muutos annetaan muodossa TT:MM. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon muutos. |
| Kertymän arvon muutos (+päivää) | Lisää tai vähentää kertymän arvoa. Muutos annetaan päivissä. Tapahtumatyyppinä tulee olla jonkin kertymän arvon muutos. |
Tuo tapahtumat
Tapahtumat tuodaan valitsemalla Työaika -> Hallinta -> Liittymät -> Tapahtumien tuonti. Menneiden päivien määrä-asetukseen ei tarvitse asettaa mitään siinä tapauksessa, jos liittymän asetuksiin ei ole määritetty menneiden tuontipäivien määrää ollenkaan.
Huom! Manuaalista tuontia tehdessä tulee olla kirjautuneena Neptoniin samana käyttäjänä kuin ajastetussa tuonnissa. Mikäli käytetään muuta kuin ajastetun tuonnin asetuksissa määritettyä käyttäjää, poistetaan manuaalisen tuonnin suorittavan henkilön omat tapahtumat, mikäli tapahtumat eivät ole mukana siirrettävässä aineistossa.
Huom! Toistaiseksi "Tuo päivämäärästä alkaen" sijasta tulee käyttää vaihtoehtoa "menneiden päivien määrä siirtotiedostossa". Esimerkiksi jos tuontia ollaan tekemässä 10.4.2024 ja tuodaan tapahtumia päivämäärälle 1.4.2024 niin menneiden päivien määrä siirtotiedostossa -kenttään tulee määrittää arvoksi 9. Eli lasketaan taaksepäin päivien määrä siihen päivämäärään johon tapahtumia ollaan tuomassa, pois lukien parhaillaan kuluva päivä.
- Valitse tiedosto laitteeltasi ja paina käynnistä.