Katso alta 6.3.2024 järjestetyn Nepton News -webinaarin tallenne. Webinaarissa käsitellään keväällä ajankohtaista aihetta – lomakauden vaihtumista.
Käymme webinaarissa läpi, miten Neptonin vuosilomaseuranta toimii ja miten se otetaan käyttöön. Käsittelemme aihetta myös hallinnoijan näkökulmasta ja tarkastelemme vuosilomien ansainnan ja käytön raportointia sekä vuosilomakertymien muokkaamista tulevaa lomakautta varten.
Kysymyksiä ja vastauksia
K: Osaako järjestelmä pyöristää loman seuraavaan täyteen päivään vai pitääkö tehdä saldon muutoksella? Jos esim lomia kertynyt 12,5 päivää --> pyöristys 13 päivään.
V: Palvelu ei pyöristä lomakertymää. Muutos kannattaa tehdä vasta siinä vaiheessa, kun se realisoituu eli ollaan käyttämässä puolikasta päivää tai käyttämättömät lomat menevät maksuun.
K: Ja miten tämä ”joka kuudes lomapäivä on lauantai” - aina yhtä vaikea työntekijöiden ymmärtää ja mikä on paras tapa tuota seurata?
V: Ainoa tapa seurata Neptonissa on raportti Vuosiloma, rullaava kuukausierittely. Ja ohjeistus, joka on näkyvissä palvelussakin, jos ei ole otettu pois käytöstä, ”* Syötä koko lomajaksosi yhtenä tapahtumana. Tapahtuman tulee sisältää viimeinen käytetty lauantai.”
K: Jossain tessissä tulee myöehmmin niin että ei lasketa lauantai päivää, miten silloin muotoutuu täällä lomat?
K: Kyllä kyllä, mutta sanottiin että ohjelmassa merkitään la aina vuosilomapäiväksi. Luulisi että asetuksilla sen saa laitettua kullekin yritykselle oma.
V: Vuosilomapäivien käytön voi asettaa maanantai-perjantai/lauantai/sunnuntai. Jos käyttö on ma-pe, niin silloin lauantaita ei lasketa vuosilomapäiväksi. Tällöin ansaintakin yleensä muuttuu ja sitä ei välttämättä vielä pysty Neptonissa toteuttamaan.
K: Vaikka jo alussa Yrjö taisi mainita, että, tuon tasaisesti kertyvän lomien ansaintamallin sijaan joissain tesseissä käytettävän taulukkomallin mukaista lomakertymistä ja niiden seurannan kehittelystä Neptoniin ei ole tietoa, niin milloin aiheesta saisi lisätietoa?
K: Meille tuli uuden tessin myötä tuo taulukkomallinen lomakertymä, ja odotan mielenkiinnolla, että milloin taulukkomallin mukaista lomakertymää voisi seurata Neptonin kautta.
V: Annamme tästä listätietoa heti, kun on tiedossa, milloin tämä toteutetaan. Kannattaa ottaa tukipalvelun Palvelun tila ja versiot -osio seurantaan. Silloin saa automaattisesti sähköpostin, kun osiota päivitetään.
K: Kysyisin vielä vuosilomien ansainnasta. Miten on mahdollista, että samassa työajan asetusryhmässä yhdellä henkilöllä lomat kertyy oikein ja muilla osalla ei? Kaikki ovat olleet 14 pvä/ kk työssä.
V: Ilmeisimmin ansainnan asetuksia on jälkikäteen muutettu ja laskentaa ei ole virkistetty. Kirjataan Huomautus-tapahtuma 1.4.2023 jollekin käyttäjälle ja kopioidaan se kaikille. Tapahtuman pystyy poistamaan Liittyvät tapahtumat -toiminnon kautta.
Ohje tukipalvelussa: https://support.nepton.com/hc/fi/articles/4411220910865-Takautuva-asetusmuutos-ja-kertym%C3%A4n-arvon-uudelleenlasketus
K: Kun käyttämättä jääneet vuosilomapäivät halutaan siirtää omaan Säästövapaa-kertymään, onko järjevintä tehdä ansainnan muutos sinne vuodelle, jolta nuo käyttämättömät lomapäivät ovat jääneet? Eli kun nyt huhtikuussa tehdään siirto, tehdään ansainnan muutos maaliskuulle 2023 (oletetusti nuo käyttämättömät lomapäivät on ansaittu lmv 22-23 aikana)?
V: Koska vuosilomapäivillä ei ole palvelussa korvamerkkiä, niin itse tekisin ko. muutokset 31.3.2024 eli viimeiselle päivälle kuluvaa lomanmääräytymisvuotta. Ansaintaraportissa se näkyy vääristävänä eli jos kolme päivää siirretään säästövapaaksi, niin 2023-24 ansaintaraportti näyttää ansaittuja päiviä vain 27 kpl. Käytön seuranta -raportti näyttää oikean määrän käytettävissä olevia lomapäiviä kaudelle 2024-25.
K: Mikäli lomien automaattista kertymää ei voi laittaa päälle, miltä raportilta pystyy tarkastamaan montako työpäivää työntekijä on työskennellyt kuukauden aikana eli tarkastaa sen täyttyykö tuo 14 päivän ehto? Äkkiseltään en ole löytänyt hyvää koontia tähän ja on aika työlästä käydä kuukausikohtaisesti tarkastamassa työntekijöiden kalenterikirjauksia.
V: Tunnit palkkalajeittain -raportti kertoo jakson työpäivien lukumäärän.
K: Lomarahavapaa, onko tässä olemassa selkeää ohjetta?
V: Ohje löytyy tukipalvelusta: https://support.nepton.com/hc/fi/articles/360005073918-Kertymien-k%C3%A4ytt%C3%B6%C3%B6notto
Lomarahavapaan asetukset, jos lasketaan vain maanantai-perjantai, ovat alla olevassa kuvassa näkyvät. Lisäksi täytyy ottaa kertymä käyttöön sekä asettaa sille arvo.
K: Vuosilomalain mukaan koko lomanmääräytymisvuodelta ansaitaan 2,5 pv/kk jos vuoden työssäoloehto täyttyy kesken lomanmääräytymisvuoden. Miksi Nepton ei huomioi tätä?
V: Nepton huomioi tuon, jos asetukset on tehty oikein, esimerkiksi alla olevalla tavalla.