Kertymien käyttöönotto

Kertymän voi ottaa käyttöön valitsemalla palvelussa valikon Työaika > Hallinta > Työyhteisön asetukset tai Asetusryhmä (riippuen kumpaan asetus halutaan tehdä) > Työtunnit > Kertymät ja ylityötunnit.

Kertymien asetukset

Kertymät ja ylityötunnit -asetuksissa määritellään ne kertymät, jotka ovat käytössä. Asetukset voidaan tehdä työyhteisön asetuksiin tai asetusryhmäkohtaisesti. Käytössä olevien kertymien lisäksi voidaan määritellä väheneekö jokin kertymä automaattisesti, jos henkilö tekee työpäivän pituutta lyhyemmän työpäivän.

Alla olevassa kuvassa on määritetty käyttöön Saldo ja Pankki. Kun tehdään työvelvoitetta lyhyempi työpäivä, lainataan automaattisesti Saldosta. Kutakin kertymää vastaa sitä vähentävä tapahtumatyyppi, esimerkiksi Saldovapaa tai Pankkivapaa. Ko. tapahtumatyyppi pitää ottaa käyttöön joko työyhteisön tai asetusryhmän asetuksissa, jotta poissaolo voidaan kuitata halutusta kertymästä.

Saldokertymän asetuksella Salli tunti tunnista ylityön ansainta sairauslomasta voidaan ohjata sairausloma käyttäytymään siten, että se voi kerryttää saldoa. Oletuksena sairausloma-tapahtumatyypistä ei voi kerryttää kertymiä tai ylitöitä.

Mikäli asetus on valittu niin työpäivää pidempi sairauslomakirjaus kasvattaa henkilön saldoa sillä määrällä kuin se ylittää työpäivän pituuden. Tätä asetusta voidaan käyttää silloin kun henkilöt tekevät epäsäännöllisiä vuoroja ja työajan laskenta perustuu keskimääräiseen viikkotyöaikaan. Tällöin henkilölle voidaan kirjata vuoron mukainen sairausloma ja henkilölle voi muodostua tästä saldoa.

Osalle kertymistä on mahdollista määrittää lisäasetuksia kohdassa Laskennan asetukset.

Ylityö

Alla olevassa kuvassa määritellään oletuksena näkyvä ylityön kohdenne, esimerkissä 'Tunti tunnista - Saldo' sekä käytettävissä olevat ylityökohdenteet, jotka näkyvät tapahtuman lisäysikkunassa (seuraava kuva).

Saldo

Tärkeimmät määritykset saldokertymään ovat saldon enimmäiskertymä vuorokaudessa sekä vähimmäis- ja enimmäismäärät. Vähimmäismäärää ei pääsääntöisesti kannata määrittää, koska silloin ei nähdä helposti, jos miinussaldo alkaa kertyä suuremmaksi kuin määritetty arvo. 

Asetuksella Täytä työviikon tunnit saldosta työviikon viimeisenä päivänä voidaan määrittää mahdolliset saldovähennykset tehtäväksi vasta työviikon viimeisenä päivänä. Mikäli tämän asetuksen ollessa käytössä halutaan välttää saldon väheneminen tiettyjä tapahtumatyyppejä käytettäessä, voidaan se määritellä kohdassa Työtunnit > TES > Tapahtumatyypit, jotka lasketaan työviikkoon. 

• Kyllä: tapahtumatyyppi vaikuttaa viikoittaisen ylityön muodostumiseen, eikä tunteja täytetä saldosta työviikon viimeisenä päivänä.
• Ei: tapahtumatyyppi ei vaikuta viikoittaisen ylityön muodostumiseen ja tunnit täytetään saldosta työviikon viimeisenä päivänä.
• Kyllä, mutta ei ylityön muodostumiseen: tapahtumatyyppi ei vaikuta viikoittaisen ylityön muodostumiseen, mutta tunteja ei täytetä saldosta työviikon viimeisenä päivänä.

Työajan lyhennysvapaa ja Vuosivapaa

Näiden ansainta määritellään taulukkona, joka löytyy alan työehtosopimuksesta.

Joustotyötunnit ja Tasoittumisjaksotunnit

Molemmille voidaan määrittää jakson alkupäivä. Raportoinnissa tulee huomioida jakson kesto ja ottaa raportit kokonaisilta jaksoilta.

Muut kertymät

Esimerkiksi viikkolepo, säästövapaa, lomarahavapaa ja muut kertymät määritetään samanlaisilla asetuksilla. Tämän tarkoituksena on saada kertymät joustaviksi niin että asiakkaat voivat määrittää niitä haluamikseen tarpeidensa mukaan. Alla olevia määrityksiä voi muuttaa tapauskohtaisesti:

Määritykset

• Kertymän yksikkö - Yksikön tyyppi jona kertymä tallennetaan ja joka näytetään käyttöliittymässä
• Laske kertymän ennuste tulevaisuudessa - Ennustaako järjestelmä kertymän arvon tulevaisuuteen. Oletusarvo "Kyllä" jos ei asetettu. Suoraan kertymään vaikuttavat tapahtumat näytetään tulevaisuudessa, eli esimerkiksi kertymävapaa, tai työvelvoitteen ylittävä työ joka on ohjattu kertymään. Pelkkä työpäivän vajaaksi jäänyt velvoite ei näytä miinustunteja tulevaisuuteen.
• Näkyvissä viikkotauluissa - Näytetäänkö kertymän tilanne Työajan kalenterissa ja tapahtumat taulukossa - näkymässä
• Lainaussäännöt
  • Kertymä lainaa automaattisesti kertymän saldosta - "Kyllä/Ei" - valinta sille lainataanko aikaa kertymästä jos päivän työvelvoite ei ole täyttynyt.
  • Älä lainaa saldosta, jos työvelvoite on käsinasetettu - "Kyllä/Ei" - valinta sille lainataanko aikaa kertymästä jos päivän työvelvoite on asetettu manuaalisesti. Työvelvoite voidaan asettaa manuaalisesti kalenterinäkymässä muuttamalla päivän "Työpäivän pituus" - arvoa.
  • Täytä työviikon tunnit saldosta työviikon viimeisenä päivänä - "Kyllä/Ei" - valinta sille lainataanko aikaa kertymästä viikon päätteeksi jos viikon työvelvoite ei ole täyttynyt.
• Käyttämisen säännöt
  • Päivät, jotka lasketaan vapaaksi/lomaksi - Mitkä viikonpäivät voivat korvata kertymää käyttäjälle jos näille päiville on merkitty vapaata tai lomaa. Myös alla olevat määritykset voivat vaikuttaa siihen miten kertymää korvataan tai käytetään. Oletus on maanantaista sunnuntaihin.
  • Vain päivät, joilla on työvelvoite, lasketaan vapaaksi/lomaksi - Pitääkö päivällä olla työpäivän pituus/työvelvoite jotta se lasketaan korvattavaksi vapaaksi/lomaksi.
  • Vapaa/loma jätetään huomiotta päivinä, joilla on työtä - Jos asetettu "Kyllä", mikä tahansa tehty työtapahtuma päivän aikana estää kertymävapaan käyttämisen tai sen vähentämisen kertymän saldosta. Oletuksena "Ei".
  • Vapaa/loma jätetään huomiotta juhlapyhinä - Jos asetettu "Kyllä", juhlapyhä estää kertymävapaan käyttämisen tai sen vähentämisen kertymän saldosta. Oletuksena "Ei".
  • Vapaa/loma maksetaan, kuten - Millä tavalla työntekijälle korvataan kertymän vapaa. Käytännössä tämä vaikuttaa siihen miten kertymä näytetään kalenterissa ja viedään järjestelmästä eri palkkajärjestelmiin. Esimerkiksi "Säännöllinen työaika" näytetään kalenterissa ja viennissä normaalina palkkana, kun taas "Vuosiloma" ei näy kalenterissa eikä viedä Vuosilomana ulkoisiin järjestelmiin. Kertymävapaat jotka maksetaan kuten vuosiloma eivät tällä hetkellä näy vuosilomaraporteissa koska vuosiloman kerryttämisessä ja käytössä tulee käyttää järjestelmän nykyistä olemassaolevaa vuosiloman laskentaa.
  • Korvaus vapaa/lomapäivänä ja Kertymästä vähennettävä määrä vapaa/lomapäivänä - Kuinka paljon työntekijälle korvataan ja kuinka paljon kertymästä vähennetään vapaa/lomapäivänä. Molemmissa määrityksissä on samat alla olevat vaihtoehdot. Määritykset on eriytetty sen takia koska joskus voi olla tarkoituksenmukaista korvata henkilölle eri määrä kuin mitä kertymäsaldosta vähennetään, esimerkiksi korvaus maksetaan tunneissa mutta saldo mitataan päivinä
    • Käytetty velvoitteen määrä - Korvaus korvataan henkilölle työpäivän pituuden/työvelvoitteen mukaisesti. Esimerkiksi jos työpäivänä on käytetty tunnin vapaa kertymästä, maksetaan yhden tunnin edestä. Jos työpäivän pituus on 7,5 tuntia ja kertymävapaata merkitään 10 tuntia, maksetaan 7,5 tunnin edestä.  Vapaapäivänä kertymävapaata ei makseta, riippumatta muista asetuksista.
    • Prosenttiosuus (0-1) velvoitteesta - Mahdollista asettaa vain kertymästä vähennettävälle määrälle. Määrä joka kertymästä vähennetään perustuu prosenttiosuuteen työvelvoitteesta, joka voidaan määrittää arvoksi välillä 0-1. Toistaiseksi vähennys tukee vain arvoja 0, 0.5 ja 1, eli tässä järjestyksessä tarkoittavat prosenttiosuutena 0%, 50% ja 100%. Prosenttiosuuden vähentäminen on hyödyllistä esimerkiksi silloin kun kertymää halutaan merkitä kokonaisina tai puolikkaina päivinä. Jos kertymävapaa on yli 60% työpäivän pituudesta, käytetään kertymästä koko päivä.
    • Kiinteä määrä / päivä - Kiinteä määrä joka työntekijälle korvataan ja/tai vähennetään työntekijän kertymän saldosta sekä päivinä että on työvelvoitetta että päivinä joilla ei ole työvelvoitetta (katso lisää alta)
    • Työpäivän pituus - Korvaa ja/tai vähentää kertymän saldosta työntekijälle heidän kyseisen työpäivän pituuden mukaan.
    • Viidesosa työviikon pituudesta - Korvaa ja/tai vähentää kertymän saldosta työntekijälle viidesosan heidän viikon työvelvoitteestaan. Tätä voidaan käyttää esimerkiksi kun vähennetään päiviä jolloin työtekijän ei odoteta tekevän töitä mutta jotka ovat kuitenkin määritetty päiviksi joiden pitäisi korvata kertymävapaata.
    • Työpäivän enimmäispituus - Korvaa ja/tai vähentää kertymän saldosta työntekijälle heidän työpäivän enimmäispituuden mukaan.
      • Määrä päivinä, joilla on työpäivän pituus/Määrä päivinä, joilla ei ole työpäivän pituutta - Jos "Kiinteä määrä / päivä" on käytössä, nämä tulee asettaa jotta voidaan määrittää kuinka paljon korvataan/vähennetään päivinä jolloin työntekijällä on työpäivä tai vapaapäivä.
  • Rajoitukset ja säädöt
    • Näillä asetuksilla pystytään määrittämään kertymän arvolle minimi- ja maksimiraja päivän alussa ja käyttäytyminen sille mitä tapahtuu jos raja ylittyy. Suositeltavaa on käyttää oletuskäyttäytymistä jolloin raja voidaan ylittää, ja ylittymisestä näytetään vain varoitus henkilölle ja tämän esihenkilöille.

Lomarahavapaan käyttö lauantaisin

Jos lomarahavapaan halutaan kuluttavan vuosiloman tyyliin vapaita maanantaista lauantaihin ja  lauantaille kirjatut lomarahavapaapäivät halutaan nostaa palkka-aineistolle muiden lomarahavapaiden mukana, on tähän palvelussa neljä eri vaihtoehtoa.

Vaihtoehto 1 - Lauantai ei nouse palkka-aineistolle, jos päivän työvelvoite (eli työpäivän pituus) on 0h. Työpäivän pituus -asetukseen voidaan asettaa poikkeus lauantaille sekä työviikon pituus -asetukseen poikkeus koko työviikolle, että jos päivälle on kirjattu tapahtumaa 'Lomarahavapaa'', työpäivän pituus ja työviikon pituus määrittyvät automaattisesti arvoon X. Tällöin kalenteriin muodostuu lomarahavapaapäiviltä säännöllistä työaikaa sekä viikolla tehty työn määrä kasvaa. Lomarahavapaa muodostaa palkka-aineistolle tulkittua työaikaa, mutta ilman työviikon pituuden kasvattamista näin ei tapahdu, jos työviikon pituus on aiemmin viikolla tehty jo täyteen. Tästä syystä poikkeus tarvitaan sekä lauantain työpäivän pituudelle että koko työviikolle.

Vaihtoehto 2 - Asetetaan lomarahavapaa-kertymän asetuksiin Korvaus vapaa/lomapäivinä -kohtiin Määrä päivinä, joilla on työpäivän pituus ja Määrä päivinä, joilla ei ole työpäivän pituutta jokin kiinteä tuntimäärä. Asetuksella määritetään, kuinka paljon työntekijälle korvataan vapaa/lomapäivänä ja paljonko korvaus on päivinä, joille on määritetty työpäivän pituus ja paljonko päivinä, joilla ei ole työpäivän pituutta. 

Vaihtoehto 3 - Muodostetaan lomarahavapaiden poimintasääntö merkityn työajan (MarkedTime) mukaan.  Poimintasääntö löytyy täältä, kohdasta ''Poimitaan lomarahavapaa myös lauantailta, jolla ei työvelvoitetta''. Poiminnassa on otettu huomioon, että sunnuntai ei nouse aineistolle, vaikka sunnuntaillekin olisi kirjattu lomarahavapaata. 

Vaihtoehto 4 - Jos halutaan, että lomarahavapaa käyttäytyy kuin vuosiloma, tällöin neljäs vaihtoehto on luoda palveluun uusi, kustomoitu lomarahavapaa-tapahtumatyyppi, joka käyttäytyy kuin vuosiloma ja tätä tapahtumatyyppiä vastaava kertymä. Katso alta ohje uuden kertymän luomisesta. Ohje uuden tapahtumatyypin luomiseen puolestaan löytyy täältä.

Luo uusi kertymä

Voit luoda omia kertymiä seuraavilla ohjeilla:

1. Mene työyhteisön asetuksiin kohtaan Työtunnit > Kertymät ja ylityötunnit > Laskennan asetukset ja paina "Lisää kertymä", jolloin voit syöttää kertymälle nimen ja mahdolliset käännökset tuetuille kieliversioille. Huom: Jos käännöstä ei ole jollekin kieliversiolle, näytetään kieliversiossa käännös joka on asetettu alkuperäiskielelle.
   
2. Kertymä lisätään painamalla "Tallenna"-painiketta. Tallentamisen jälkeen uusi kertymä ilmestyy yllä näkyvään kertymien listaukseen. Kertymän määritykset saa avattua klikkaamalla kertymän nimeä. Määritykset tehdään tarpeen mukaan, esimerkiksi voit asettaa kerrytetäänkö kertymää tunteina ja minuutteina vai päivinä. Lisätietoa määrityksistä löytyy tämän sivun osiosta "Muut kertymät".
3. Määritä ketkä käyttävät kertymää. Tämä voi olla koko työyhteisö tai tietty asetusryhmä. Jos halutaan käyttää esimerkiksi luotua ESIMERKKI PANKKI-kertymää, tehdään seuraavat määritykset:
   1. Kertymä käytössä > ESIMERKKI PANKKI - Määritä kertymä käyttöön niille asetusryhmille joiden haluat käyttävän kertymää, joko Työaika > Hallinta > Työyhteisön asetukset tai Asetusryhmä (riippuen kumpaan asetus halutaan tehdä) > Työtunnit > Kertymät ja ylityötunnit.
   2. Tapahtumatyypit - Mene työyhteisön asetuksissa kohtaan Työtunnit > Tapahtumatyypit ja käy läpi kertymälle automaattisesti luodut tyypit joilla voi käyttää ko. kertymää esimerkiksi. "ESIMERKKI PANKKI vapaa".
      • Tarkista että automaattisesti luodut nimet mahdollisine käännöksineen ovat järkeviä, ja muokkaa nimiä tarvittaessa. Käännökset voidaan määrittää vain työyhteisötasolla.
      • Tarkista että tapahtumatyypit ovat käytössä niille työntekijöille joiden haluat pystyvän käyttämään niitä. Tapahtumatyypin käytössä olemiseen on suositeltavaa käyttää voimassaolon alkamisaikaa, jotta järjestelmän ei tarvitse laskea kertymän saldoa ajalta kun työntekijä on aloittanut Työajan käyttämisen, koska tässä saattaa mennä minuutteja kun kertymiä lasketaan ensimmäistä kertaa alusta asti.
4. Työntekijät joilla kertymä on käytössä voivat nyt kirjata kertymää käyttävää lomaa alla olevan esimerkin mukaisesti: