Neptonissa on vakiona kymmeniä erilaisia tapahtumatyyppejä. Tässä ohjeessa kuvataan, miten voit lisätä, ottaa käyttöön ja muokata uusia tapahtumatyyppejä suoraan palvelussa. Uusi tapahtumatyyppi voi olla tarpeellinen esimerkiksi silloin, kun tarvitaan tapahtumatyyppi, jolla on oletustapahtumatyypeistä poikkeava nimi. Lisäksi ohjeessa kuvataan, kuinka tapahtumatyyppien näkyvyyttä hallitaan.
Erillisinä ohjeina löytyy myös Oletetut tapahtumatyypit.
Uuden tapahtumatyypin lisääminen
Määritys tehdään valikossa Työaika > Hallinta > Työyhteisön asetukset > Työtunnit > Tapahtumatyypit.
Valitse Lisää tapahtumatyyppi.
Syötä uudelle tapahtumatyypille nimi. Varmistathan, että nimi eroaa selkeästi palvelun oletustapahtumatyyppien nimistä. Tämä teksti näkyy tapahtumalistauksessa, kun tapahtumaa lisätään tai muokataan. Nimen pituus voi olla enintään 64 merkkiä. Nimelle voi antaa myös käännöksen toisella kielellä klikkaamalla "Muut kielet". Tällöin, jos Neptonia käytetään esimerkiksi englanniksi, näkyy käyttäjälle tapahtumatyypille syötetty englanninkielinen nimi alkuperäisen suomalaisen sijaan.
Syötä tapahtumatyypille koodi. Koodi on vapaavalintainen, mutta sen on oltava yksilöllinen. Tämä selkeyttää tapahtumatyypin käsittelyä esimerkiksi liittymien sääntöjoukoissa ja poikkeusasetusten asettamisessa. Koodin pituus voi olla enintään 64 merkkiä.
Valitse tapahtumatyypille käyttäytyminen, eli millä tavalla laskenta uudella tapahtumatyypillä tehdään. Jos esimerkiksi valitaan käyttäytymiseksi Työ, käyttäytyy uusi tapahtumatyyppi laskennallisesti samalla tavalla kuin Työ-tapahtumatyyppi. Lisää palvelun oletustapahtumatyyppien laskennallisesta käyttäytymisestä voit lukea tästä artikkelista. HUOM: Mikäli käyttäytymiseksi valitaan esimerkiksi työajanlyhennysvapaa, on siihen liittyvä kertymä otettava käyttöön. Muuten tapahtumatyypille ei voi määritellä näkyvyyttä.
Tällä hetkellä palvelussa ei ole mahdollista luoda Matkalaskusta omaa tapahtumatyyppiä siten, että se sisältäisi matkalaskun lisäkentät ja laskennat.
Kun kaikki kentät on syötetty valitse Lisää.
Mikäli tapahtumatyyppiä vastaava nimi ja käyttäytyminen löytyy jo palvelusta, näytetään virheilmoitus:
Tapahtumatyypin käyttöönotto sekä näkyvyys kirjausnäkymissä
Kun uusi tapahtumatyyppi on lisätty, tulee se näkyviin listaukseen, jossa esitetään kaikki palvelun tapahtumatyypit. Listaus on aakkosjärjestyksessä. Uusi tapahtumatyyppi tulee aktivoida käyttöön joko työyhteisön tai asetusryhmän asetuksissa riippuen siitä, kuinka laajasti tapahtumatyyppiä käytetään - Uusi tapahtumatyyppi voi olla käytössä kaikilla tai vain tietyllä ryhmällä. Tapahtumatyypin aktivointi tapahtuu raksittamalla valinta (työyhteisö-tasolla) tai valitsemalla valikosta "Kyllä"-vaihtoehto (asetusryhmä-tasolla). Polku tapahtumatyyppien asetuksiin on Työaika > Hallinta > Työyhteisön asetukset / Asetusryhmät: valitse asetusryhmäksi haluamasi asetusryhmä ja sen asetukset > Työtunnit > Tapahtumatyypit. Tapahtumatyypin voi ottaa käyttöön esimerkiksi vain kirjauspäätteellä, mutta ei kalenterinäkymään.
Tapahtuman muokkaus = kalenterinäkymä
Työaikapääte = Kirjauspääte, nykytila ja mobiili
Suoralinkki = Vanha toteutus, ei enää käytössä
Asetus tallennetaan sivun alaosassa olevasta Tallenna-painikkeesta.
Työyhteisö-tason valinnat
Asetusryhmä-tason valinnat
Tapahtumatyypin asetukset
Tapahtumatyyppien asetukset näkyvät taulukkomuotoisena listauksena. Tapahtumatyypit ovat listattuna allekkain ja niitä koskevat asetukset riveittäin. On siis mahdollista tehdä tapahtumatyyppikohtaisia asetuksia. Työyhteisötasolla on hieman laajemmat asetukset kuin asetusryhmittäin.
Ensimmäinen asetus on "Merkitty aika yhteensä". Jos tämä asetus on aktivoitu, tulee kalenterinäkymään tälle tapahtumatyypille oma rivinsä, johon lasketaan päivittäin ja viikoittain tällä tapahtumatyypillä yhteensä merkattu aika. Alla esimerkki tilanteesta, jossa Etätyö-tapahtumatyypille on aktivoitu merkitty aika yhteensä päälle:
Tämän jälkeen tulee "käytössä" -osio, johon voidaan määrittää millä laitteilla tapahtumatyyppi on käytössä. Tästä kerrottu tarkemmin edellisen otsikon tekstissä.
Seuraava asetus on "Aloitus- ja lopetusajan syöttö työaikapäätteellä". Tätä käytetään usein esimerkiksi vuosilomalle tai saldovapaalle, kun halutaan mahdollistaa näiden kirjausten leimaus etukäteen päätteeltä. Vaihtoehtoina asetuksessa on Ei käytössä (oletus, sama kuin Ei asetettu), Valinnainen tai Pakollinen. Valinnainen-valinta mahdollistaa, mutta ei pakota aikojen tallentamista. Pakollinen-valinta pakottaa aikojen tallentamisen.
"Pyydettävä esimieheltä etukäteen" luo tapahtumatyypistä tapahtumapyynnön.
"Näytä suunnittelunäkymässä" näyttää kyseiset tapahtumatyypit vuorosuunnittelun suunnittelukalenterissa. Esimerkiksi jos tämä on aktivoitu tapahtumatyypille "Vuosiloma", ja henkilö on kirjannut kalenteriinsa vuosilomaa tulevaisuuteen, näkee työvuorojen suunnittelija nämä Vuosilomatapahtumat suunnitellessaan vuoroja näille päiville. Kaikki poissaolot näkyvät suunnittelunäkymässä pelkällä "Poissaololla". Esimerkiksi tässä on Vuoro, V. kirjannut ajalle 19.8.-25.8. Vuosilomaa, ja se näkyy suunnittelunäkymässä näin:
Huom! Tapahtumatyyppi näkyy vuorosuunnittelussa sen jälkeen, kun aktivointi on tehty ja tallennettu. Vanhat tapahtumat, jotka on luotu ennen aktivointia, eivät automaattisesti päivity vuorosuunnittelu-näkymään. Jos vanhaa tapahtumaa muokataan aktivoinnin jälkeen, niin se päivittyy vuorosuunnitteluun.
Viimeisenä taulukon asetuksena on poikkeavat ylityön ohjaukset tapahtumatyypeittäin. Tämä on mahdollista tehdä osalle tapahtumatyypeistä (mikäli asetus näkyy tapahtuman kohdalla, voi sen asettaa. Muutoin näkyy tyhjää). Poikkeava oletusohjaus voidaan asettaa tapahtumatyypeille niin perusosalle kuin korotusosallekin, erikseen kalenterissa kirjattaviin tapahtumiin ja reaaliaikaisesti kirjattaviin tapahtumiin. Esimerkiksi mikäli haluttaisiin, että asetusryhmän oletuskohdenne on tunti-tunnista saldoon, mutta tapahtumatyypin "Jononpurku" oletuskohdenne olisi aina ylityö palkkaan, voitaisiin tämän tapahtumatyypin kohdalle määritellä asetusryhmän oletuksesta poikkeava kohdenne seuraavasti:
Tapahtumatyypin poistaminen käytöstä
Jos jokin tapahtumatyyppi on vanhentunut, eikä sen haluta enää näkyvän tapahtuma-valikossa uutta tapahtumaa lisätessä, voidaan se ottaa pois käytöstä joko Työyhteisötasolla tai halutulla Asetusryhmätasolla. Tapahtumatyypin rivillä kohdassa "Käytössä" asetetaan "EI" (tai otetaan ruksi pois laatikosta työyhteisötasolla) niihin valintoihin, joista se halutaan poistaa.
Kun tapahtumatyyppi on poistettu käytöstä, palveluun jo kirjatut tapahtumat eivät poistu ja ne huomioidaan työajan laskennassa kuten ennenkin. Valinnat estävät sen, että uusia tapahtumia ei voi enää luoda näillä tapahtumatyypeillä.
Olemassaolevan tapahtumatyypin muokkaus
Mikäli tapahtumatyyppi on luotu ennen 18.04.2024 käyttäytymisellä Hälytystyö, näytetään sen käyttäytymisenä Ei muutosta. Tapahtumien tulkinta ei ole muuttunut. Mikäli tapahtumatyyppi tallennetaan uudelleen hälytystyön käyttäytymisellä, alkaa se noudattaa vakiomuotoisen hälytystyö-tapahtumatyypin tulkintaa (esim. minimikorvaus 1 tunti, päivittäinen ylityö).
Työyhteisö-tasolla tapahtumatyypin edessä oleva kynän kuva osoittaa, että kyseessä on lisätty tapahtumatyyppi, eikä oletustapahtumatyyppi. Asetusryhmä-tasolla * -merkki osoittaa saman asian. Kynän kuvasta pääsee muokkaamaan tapahtumatyypin tietoja ja käyttäytymistä. Tapahtumatyyppejä voi muokata vain Työyhteisö-tasolla. Oletustapahtumatyyppejä ei voi muokata, vaan ainoastaan erikseen luotuja tapahtumatyyppejä.
Itse lisätyn tapahtumatyypin käyttäytymistä ei pidä muuttaa luomisen jälkeen.
Vaikka se on teknisesti mahdollista, muutokset vaikuttavat myös takautuvasti ja kaikki tallennetut ko. tapahtumatyyppiä käyttävät tapahtumat voi joutua tallentamaan uudestaan.
Muokkausnäkymässä näytetään kentät alkuperäinen nimi sekä nimi. Niiden erot ovat:
- Alkuperäinen nimi: Nimi, jolla tapahtumatyyppi alunperin luotiin. Tätä ei voi muuttaa, eikä uutta tapahtumatyyppiä voi luoda tällä nimellä ja käyttäytymisellä. Jos tapahtumatyypille on annettu luontivaiheessa useita eri käännöksiä, käytetään alkuperäisenä nimenä tapahtumatyypin luoneen käyttäjän kielivalinnan versiota.
- Nimi: Nimi, joka näytetään tapahtumatyypille esim. työajan kalenterissa. Nimelle voi lisätä käännöksiä Muut kielet -toiminnallisuudella. Jos käännöksiä ei ole muokattu, niin nimi ja alkuperäinen nimi voivat olla samat.
Näkymässä tehtävät muutokset vaikuttavat myös takautuvasti. Mikäli halutaan muutosten vaikuttavan vain nykyisestä päivästä eteenpäin, on muokkauksen sijaan luotava uusi tapahtumatyyppi ja muutettava kummankin tapahtumatyypin käyttöönotto- ja näkyvyysasetukset (kts kohta 2) työyhteisön asetuksissa ja jokaisessa asetusryhmässä, jossa tapahtumatyyppi on otettu käyttöön.