Työyhteisötasolta ympäristöön voidaan määrittää asetusmuutosten lokitus. Lokituksen päälle asettamisen voi tehdä roolilla ylläpitäjä. Lokia voi tarkastella rooleilla ylläpitäjä ja henkilöstöhallinto.
Jos asetus laitetaan kerran päälle, sitä ei saa enää otettua pois käytöstä, mutta syyn pakollisuuden voi vaihtaa. Asetus voidaan määrittää työyhteisön asetuksissa.
Toiminnon käyttöönottaminen
Asetusmuutosten lokitus voidaan aktivoida päälle työyhteisön asetuksissa: Työaika > Työyhteisön asetukset > sivun alalaidassa asetus nimeltä "Asetusmuutosten kirjaaminen".
Asetuksen arvo voi olla:
Ei asetettu - asetusmuutoksia ei lokiteta
Käytössä - Kaikki asetuksiin tehdyt muutokset lokitetaan, ja muutosta tehtäessä voidaan kirjoittaa lisätietokenttään syy, miksi muutos on tehty.
Käytössä ja syy on pakollinen - Kaikki asetuksiin tehdyt muutokset lokitetaan, ja muutosta tehtäessä täytyy kirjoittaa lisätietokenttään syy, miksi muutos on tehty.
Toiminnon käyttö
Kun asetus on käytössä joko valinnalla "Käytössä" tai "Käytössä ja syy on pakollinen", näkyy kaikissa asetuksen muokkausikkunoissa tallenna-napin vieressä vapaan tekstin kenttä, johon asetuksen mukaisesti joko voi tai täytyy kirjoittaa kommentti asetusmuutosta tallennettaessa:
Lokien seuraaminen
Kun asetus on käytössä ja asetuksiin ollaan tehty muutoksia, voi niitä seurata palvelulokin kautta. Palveluloki löytyy polkua Työsuhde > Hallinta > Palveluloki. Palvelulokia voi halutessaan rajata näyttämään vain tehdyt asetusmuutokset valitsemalla "Osio"-kenttään "Asetukset".
Lokitiedoista käy ilmi, kuka muutokset on tehnyt, minä päivänä ja mihin kellonaikaan. Lisäksi näytetään, mitä asetusta muutos koskee ja mille tasolle se on tehty (asetusryhmään tai työyhteisötasolle). Mikäli asetusmuutosta tehtäessä on kirjattu kommentti, näkyy myös se lokitiedoissa.
Parhaat käytännöt asetuslokin käytössä
Mikäli asetusloki on asetettu käyttöön Nepton-ympäristössä ja täten kommenttien käyttö muutosten yhteydessä on joko vapaavalintaista tai pakollista, suosittelemme käyttämään asetusmuutosten yhteydessä käytettävissä kommenteissa jotain muutoksen tehneen henkilön tunnistetta, esimerkiksi henkilönumeroa ja/tai nimikirjaimia. Tällä tavoin lokitiedoista on huomattavasti helpompi hakea juuri tietyn henkilön tekemät muutokset "Yhteenveto"-saraketta käyttäen. Alla esimerkki suositellusta tavasta asettaa kommentti:
Kun kommentti on asetettu tällä tavoin, voi palvelulokista hakea henkilöperusteisesti muutoksen tehneen henkilön kaikki muutokset "Yhteenveto"-osiota hyödyntämällä. Alla esimerkki:
Neptonin asiakaspalvelu lisää kommenttiin tukipyynnön tunnisteen (viisinumeroinen numerosarja) sekä omat nimikirjaimensa. Näin ollen myös tukipyyntökohtainen lokitietojen haku on mahdollista. Neptonin asiakaspalvelun lisäämä kommentti voisi olla esimerkiksi "ZD61234/AB".