Tässä esimerkissä käytetään manuaalista henkilötuontia .csv-tiedostomuodossa UTF-8-koodauksella. Lisätietoja eri tuontivaihtoehdoista löytyy täältä.
Esimiehen lisääminen jo määritettyjen esimiesten lisäksi
- Ota Työsuhde-osiossa Henkilöt -> Henkilöt ja Vie sisäänluettavaan Exceliin -painikkeesta.
- Poista Excel-tiedostosta kaikki muut sarakkeet paitsi Henkilönumero, Ensisijaiset esimiehet ja Toissijaiset esimiehet. Myös sarakkeet Etunimi ja Sukunimi voidaan jättää, mikäli ne helpottavat tiedoston käsittelyä.
- Mikäli henkilöllä on jo määritettyjä esimiehiä (esimiesten hlönumeroita), älä poista niitä aineistosta.
- Lisää kullekin henkilölle tämän uuden esimiehen henkilönumero Toissijaiset esimiehet -sarakkeeseen. Mikäli henkilöllä on jo esimiehiä, erota uuden esimiehen henkilönumero jo olemassa olevista | - merkillä, ilman välilyöntiä.
Em. vaiheiden jälkeen Excel-tiedoston tulisi näyttää seuraavalta:
- Tämän jälkeen tallenna tiedosto CSV UTF-8 -muodossa.
- Tiedosto on nyt valmis ladattavaksi palvelun Työsuhde-osion Henkilöt-välilehdeltä löytyvän Tuo henkilöitä -työkalun avulla (ks. Henkilöiden manuaalinen tuonti).
- Hae henkilöaineisto koneeltasi raahaamalla tiedosto viivoitetulle alueelle tai valitsemalla Valitse tiedosto -painikkeesta.
- Valitse tiedostomuoto UTF-8 ja henkilötuonnin tyyppi "Oletus". Paina lopuksi Tuo henkilöt -painiketta. Palvelu ilmoittaa onnistuneesta tai epäonnistuneesta tuonnista. Jos tuonti epäonnistuu, antaa palvelu tarkemmat tiedot aineistossa olevasta virheestä.
On suositeltavaa testata esimiestiedon tuontia ensin yhdellä henkilöllä, jotta voidaan varmistua tiedostomuodon oikeellisuudesta sekä halutusta lopputuloksesta. Varmista, että ainakin yksi esimies on määritetty ensisijaiseksi esimieheksi. Ilmoitukset arkaluonteisista toimista, kuten sairausloma-, saldo- ja vuosilomapyynnöistä, lähetetään ainoastaan ensisijaisille esimiehille.