Henkilöiden tuonti - Yleinen

Tiedon siirto Neptonin ja muiden järjestelmien välillä helpottaa huomattavasti päivittäistä työtä. Nepton tukee henkilöiden tuontia kolmella eri tavalla:

1. Manuaalinen tuonti: linkki henkilöiden manuaaliseen tuontiin löytyy Työsuhde-Henkilöt-Tuo henkilöitä

2. Ajastettu tuonti: Työsuhde-Hallinta-Ajastetut tehtävät. Tätä tietojen tuontia voidaan käyttää silloin, kun tiedot tuodaan SFTP-palvelimelta tai REST-verkkopalvelulta. Mikäli henkilötuonti tehdään SFTP-palvelimelta, tiedostonimeen täytyy sisältyä aikaleima. Tällä varmistetaan, ettei korvata olemassa olevaa tiedostoa. Otsikot voidaan asettaa joko ajastetussa tehtävässä tai tuontitiedostossa. Mikäli kenttien otsikkotietoja ei ole tuontitiedostossa, ne on asetettava ajastetussa tehtävässä. Ohjeet ajastetun tehtävän luomiseen löytyvät täältä.

3. Ohjelmistorajapinnan kautta: henkilötietojen tuonti onnistuu käyttämällä web service-metodeja ImportUsersFromCSV tai ImportUsersFromXML.

Tuetut tiedostotyypit

• CSV
  • Puolipiste (;) kenttäerottimena
  • UNIX-merkki \n rivinvaihtona
• XML
  
  • Käytettäessä oletustietuekuvausta, täytyy juuritietona jokaisen henkilön kohdalla olla <ImportUserData>
  • Muita tietuekuvauksia käytettäessä määräytyy henkilöiden erotinsolmun nimi käytettävän kuvauksen mukaisesti (Käytettäessä API-rajapintaa tämä voidaan vaihtaa käyttämällä SeparatorNodeName parametriä)
  • Tuontikenttien nimet voidaan määritellä solmujen niminä. Välilyönnit kenttien nimissä on korvattava alaviivalla ( _ ) käytettäessä solmun nimessä. Esim. <Ensisijainen_esimies>.
• Excel

Tuetut merkkikoodaukset

• UTF-8
• ISO-8859-1
• ISO-8859

Kenttien nimet

• Kenttien nimet löytyvät alta taulukosta 2 (Neptoniin tuotavat kentät)
• Kenttä voidaan jättää huomioimatta tuonnissa asettamalla kentän nimeksi suuraakkosin IGNORE

Pakolliset kentät

Lisäys

• Etunimi
• Sukunimi

Päivitys

• Käyttäjätunnus tai Henkilönumero
• Jos molemmat ovat tuontitiedostossa, käyttäjätunnus on ensisijainen, mikä mahdollistaa henkilönumeron vaihtamisen
• Käyttäjätunnuksia ei voi muuttaa henkilötietojen tuonnissa. Jos tuonnissa havaitaan käyttäjänimen muutos, niin kyseisen rivin tiedot ohitetaan ja kyseiselle riville näytetään varoitusviesti.
  

Henkilöryhmä

• Jos tuotavaa henkilöryhmää ei ole olemassa, se luodaan hierarkian juuritasolle
• NOLLA-avainsana poistaa henkilön kaikista henkilöryhmistä. Henkilöryhmiin kuulumisella ei ole voimassaoloaikoja.

Henkilöryhmällä on hierarkiarakenne

• Käytetään sekä henkilöryhmän asettamiseen että henkilöryhmähierarkian tuomiseen
• Näiden tietojen tuonnin tuki riippuu lähdejärjestelmän/tuonnin asetuksista

Henkilöryhmän tuonnissa on kaksi tapaa

• Käytetään yhtä kenttää henkilöryhmän koodille ja toista henkilöryhmän nimelle
  • Esim. Koodi, Nimi
    • Kenttien nimet riippuvat lähdejärjestelmästä
  • Koodi-kentässä on erotettu koodit toisistaan piippu (|) merkillä
    • Oikeanpuoleisin koodi on asetettavan henkilöryhmän koodi ja tästä vasemmalle olevat koodit määrittävät henkilöryhmän hierarkian
  • Nimi-kenttä käyttäytyy samalla tavalla Koodi-kenttä, mutta siinä on henkilöryhmien nimet
    • Nimi-kentän käyttö on valinnaista ja ainoastaan lisäinformaatiota koodeille. Jos ainoastaan koodit on määritetty, tulee koodeista uusien ryhmien nimet.
• Käytetään useampaa kenttää henkilöryhmän koodeille ja useampaa henkilöryhmän nimille
  • Esim. Koodi1, Koodi2 ja Nimi1, Nimi2
    • Kenttien nimet riippuvat lähdejärjestelmästä
  • Kenttien järjestyksellä on merkitystä, ei niiden nimillä
    • Oikeanpuoleisin kenttä on asetettavan henkilöryhmän koodi/nimi ja tästä vasemmalle olevat koodit/nimet määrittävät henkilöryhmän hierarkian
• Jos tuonnissa määriteltyä henkilöryhmähierarkiaa ei ole olemassa, se luodaan
  • Jos tuonnissa vasemmanpuoleisinta ryhmää ei ole olemassa, se luodaan hierarkian juuritasoksi
    • Tuonnissa ryhmät vasemmanpuoleisen ryhmän jälkeen luodaan sen alle, ellei vastaavia ryhmiä löydy. Jos vastaava ryhmä löytyy, siirretään olemassa olevat ryhmät uuteen paikkaan hierarkiassa.
  • Jos tuonnissa vasemmanpuoleisin ryhmä on olemassa, tuonnissa oleva hierarkia luodaan sen alle, jos sitä ei ole olemassa.
• Kaikkien henkilöryhmäkoodien on oltava yksilöllisiä - samaa koodia ei siis voi olla kahdella eri henkilöryhmällä vaikka ne olisivat eri hierarkioiden alla.

Yksiköt

• Voidaan asettaa joko Yksikön nimellä tai koodilla
• Jos halutaan asettaa useampi Yksikkö, ne täytyy erottaa piippu (|) merkillä
• Ensimmäinen Yksikkö tuontilistassa asetetaan ensisijaiseksi yksiköksi
• RESET- tai NOLLA-avainsana poistaa kaikki henkilön Yksiköt

Ensisijaiset/toissijaiset esimiehet

• Nämä kaksi tuontikenttää on tarkoitettu ensisijaisten ja/tai toissijaisten esimiesten asettamiseen. Asettaminen tehdään henkilönumerolla.
• Ensisijainen esimies -kenttä käyttäytyy seuraavasti
  
  • Jos tuonnissa on määritetty ensisijainen esimies, korvataan olemassa oleva uudella
  • Jos tuonnissa on määritetty useampi kuin yksi esimies tässä kentässä, ensimmäisenä olevasta tulee ensisijainen esimies ja muut esimiehet jätetään huomioimatta
  • Tämä kenttä ei tue avainsanoja RESET tai NOLLA. Ne jätetään huomioimatta.
  • Kenttä tukee IgnoreEmptyValues-asetusta eli ensisijainen esimies poistetaan, jos kenttä on tuonnissa jätetty tyhjäksi ja IgnoreEmptyValues on Kyllä (esim. tuonti web service-rajapinnan kautta)
• Toissijaiset esimiehet -kenttä käyttäytyy seuraavasti
  
  • RESET- tai NOLLA-avainsana kentässä - Korvataan kaikki olemassa olevat toissijaiset esimiehet tuonnissa olevilla
  • RESET- tai NOLLA-avainsanaa ei ole kentässä - Lisätään tuonnissa olevat toissijaiset esimiehet olemassa olevien esimiesten listaan
  • Tukee RESET- tai NOLLA-avainsanaa sekä IgnoreEmptyValues-asetusta eli toissijaiset esimiehet poistetaan, jos kenttä on tuonnissa jätetty tyhjäksi ja IgnoreEmptyValues on Kyllä (esim. tuonti web service-rajapinnan kautta)
• Toistaiseksi ensisijaiset esimiehet -kenttä tukee vain yhtä esimiestä, mutta myöhemmin tullaan lisäämään tuki useammalle ensisijaiselle esimiehelle

Työsuhteen keston muuttaminen

• Työsuhteen alkupäivä

  • Jos henkilön työsuhteen alkupäivää ei ole asetettu, tallennetaan tuonnissa oleva uusi arvo.
  • Jos henkilön työsuhteen alkupäivä on jo asetettu, tallennetaan tuonnissa oleva arvo ainoastaan, jos se on aikaisempi kuin olemassa oleva arvo tai arvo on tyhjä.

• Työsuhteen päättymispäivä

  • Jos henkilön työsuhteen päättymispäivää ei ole asetettu, tallennetaan tuonnissa oleva uusi arvo.
  • Jos henkilön työsuhteen päättymispäivä on jo asetettu, tallennetaan tuonnissa oleva arvo ainoastaan, jos se on myöhäisempi kuin olemassa oleva arvo tai arvo on tyhjä.

Tällä rajoituksella taataan, että henkilöt, joilla on useampi Työsuhteen alkupäivä, käsitellään ja näytetään palvelussa oikein. Täysi tuki useammalle työsuhteelle lisätään palveluun myöhemmin.

Jos henkilöitä tuodaan käyttöliittymän kautta, Työsuhde->Henkilöt->Tuo henkilöitä, mahdolliset tyhjät arvot näissä kentissä jätetään huomioimatta.

Virheellinen rooli

• Jos tuonnissa on virheellinen Rooli (katso kelvolliset arvot Rooli-kentästä Taulukosta 2)
  • Uusille henkilöille asetetaan rooliksi "Työntekijä"
  • Olemassa olevaa roolia ei muuteta
  • Näytetään varoitus: Rivillä on virheellinen roolin arvo

Voimassaolotoiminnon tuki henkilötuonnissa

Henkilöiden tuonnissa tuotavien kenttien voimassaoloaika määräytyy seuraavasti:

1. Osan tietokenttien arvosta muodostuvat ensimmäistä kertaa tuotaville henkilöille ilman voimassaoloaikaa - riippumatta siitä, onko Voimassa alkaen -kenttää tuontitiedostossa vai ei. Näitä kenttiä ovat Etunimi, Sukunimi, Käyttäjätunnus, Salasana, Rooli, Palvelun käyttökieli ja Käyttäjätili käytössä.
2. Jos tuontitiedostossa on määritelty "Voimassa alkaen" -kenttä (sarake tai solmu) - ja kentässä on päiväys määriteltynä:
   • Kentille, joille henkilöllä ei ole ennestään arvoa määritelty tai joiden arvo muuttuu, tuotavien kenttien arvot lisätään tai muutetaan määritellystä Voimassa alkaen -kentästä lähtien (paitsi ensimmäistä kertaa tuotavien pakollisten kenttien ensimmäiset arvot ilman alkuaikaa, ks. kohta 1.)
   • Jos kentän tuotava arvo on Voimassa alkaen -päivänä jo voimassa, ei arvon voimassaolon alkamisaikaa muuteta.
   • Ennen Voimassa alkaen -päiväystä voimassaolleita arvoja ei poisteta. Jos arvo on eri kuin tuotava arvo, sen voimassaolo päättyy viimeistään Voimassa alkaen -päiväystä edeltävään päivään.
   • Tuotavan arvon voimassaolo ei pääty. Jos henkilöllä on sellaisia arvoja tuotaville kentille, joiden voimassaolo alkaa vasta Voimassa alkaen -päiväyksen jälkeen, kyseiset myöhemmin alkavat arvot poistetaan, ja tuotavan kentän voimassaolo jatkuu näiden arvojen yli.
   • Jos samalle henkilölle tuodaan useita rivejä, joilla on eri Voimassa alkaen -päiväys, arvot tuodaan Voimassa alkaen -kenttien päiväysten järjestyksessä. Tuotavien rivien arvot ovat voimassa seuraavan rivin Voimassa alkaen -kentän päiväykseen saakka ja sen rivin tiedot, jossa on viimeisin Voimassa alkaen -päiväys, ovat voimassa ilman päättymisaikaa.
3. Jos tuontitiedostossa on määritelty "Voimassa alkaen" -kenttä, mutta kentässä on rivillä tyhjä arvo:
   • Kaikki tuotavien kenttien ennestään määritellyt arvot korvataan tuotavilla arvoilla ilman voimassaoloaikoja. Sellaisia olemassa olevia kenttiä, joilla on sama arvo ilman voimassaoloaikaa, ei muuteta.
   • Jos samalle henkilölle tuodaan lisäksi rivejä, joilla on määritelty Voimassa alkaen -päiväys, nämä tiedot alkavat normaalisti määritellystä päiväyksestä ja korvaavat ilman voimassaoloaikaa tuodun rivin arvot mainitusta päiväyksestä alkaen.
4. Jos tuontitiedostossa ei ole määritelty "Voimassa alkaen" -kenttää (saraketta tai solmua):
   • Kentille, joille henkilöllä ei ole ennestään arvoa määritelty tai joiden arvo muuttuu, tuotavien kenttien arvot lisätään tai muutetaan sen päivän alusta lähtien, jolloin henkilöiden tuonti suoritetaan (paitsi ensimmäistä kertaa tuotavien pakollisten kenttien ensimmäiset arvot ilman alkuaikaa, ks. kohta 1.)
   • Jos kentän tuotava arvo on tuontihetkellä jo voimassa, ei arvon voimassaolon alkamisaikaa muuteta.
   • Ennen tuontipäivää voimassaolleita arvoja ei poisteta. Jos arvo on eri kuin tuotava arvo, sen voimassaolo päättyy viimeistään tuontihetkeä edeltävään päivään.
   • Tuotavan kentän voimassaolo ei pääty. Jos henkilöllä on sellaisia arvoja tuotaville kentille, joiden voimassaolo alkaa vasta tuontihetken jälkeen, kyseiset myöhemmin alkavat arvot poistetaan, ja tuotavan kentän voimassaolo jatkuu näiden arvojen yli.

Ensimmäistä kertaa uusia tietoja tuotaessa on suositeltavaa käyttää Voimassa alkaen -kenttää tyhjällä arvolla. Tällöin millekään tuotaville tiedoille ei synny erillistä voimassaoloaikaa, ja mahdollisesti ennestään tallennetut tiedot poistuvat.

Esimerkkejä:

1. Tuonti voimassa alkaen -päiväyksellä 16.09.2020 - ei ennestään alkupäiviä:
   • Henkilöllä on ennestään voimassaoleva osoite: "Ensimmäinen katu 1, 12345 Kaupunki" ilman alkupäivää.
   • Tuodaan uusi osoite "Toinen katu 3, 12345 Kaupunki" Voimassa alkaen -päiväyksellä 16.09.2020.
   • Lopputulokset:
     • Katuosoite: "Ensimmäinen katu 1" ilman alkupäivää, "Toinen katu 3" alkaen 16.09.2020.
     • Postinumero: "12345" ilman alkupäivää.
     • Postitoimipaikka: "Kaupunki" ilman alkupäivää.
2. Tuonti voimassa alkaen päiväyksellä 16.09.2020, aikaisemmilla tiedoilla alkupäiväyksiä:
   
   • Henkilöllä on ennestään voimassa osoitteet:
     • "Ensimmäinen katu 1, 12345 Kaupunki" ilman alkupäivää.
     • "Toinen tie 4, 23456 Kunta" alkaen 01.01.2020.
     • “Viides linja 7, 12345 Kaupunki” alkaen 01.10.2035.
   • Tuodaan uusi osoite "Kolmas tie 7, 23456 Kunta" Voimassa alkaen -päiväyksellä 16.09.2020.
   • Lopputulokset:
     • Katuosoitteet: "Ensimmäinen katu 1" ilman alkupäivää, "Toinen tie 4" alkaen 01.01.2020, "Kolmas tie 7" alkaen 16.09.2020.
     • Postinumerot: "12345" ilman alkupäivää, "23456" alkaen 01.01.2020.
     • Postitoimipaikat: "Kaupunki" ilman alkupäivää, "Kunta" alkaen 01.01.2020.
3. Tuonti tyhjällä voimassa alkaen -päiväyksellä:
   • Henkilöllä on ennestään voimassa osoitteet:
     • "Ensimmäinen katu 1, 12345 Kaupunki" ilman alkupäivää.
     • "Toinen tie 4, 23456 Kunta" alkaen 01.01.2020.
     • “Viides linja 7, 12345 Kaupunki” alkaen 01.10.2035.
   • Tuodaan uusi osoite "Kolmas tie 7, 23456 Kunta" tyhjällä Voimassa alkaen -päiväyksellä.
   • Lopputulokset:
     • Katuosoitteet: "Kolmas tie 7" ilman alkupäivää.
     • Postinumerot: "23456" ilman alkupäivää.
     • Postitoimipaikat: "Kunta" ilman alkupäivää.
4. Tuonti ilman voimassa alkaen -kenttämäärittelyä:
   
   • Henkilöllä on ennestään voimassa osoitteet:
     • "Ensimmäinen katu 1, 12345 Kaupunki" ilman alkupäivää.
     • "Toinen tie 4, 23456 Kunta" alkaen 01.01.2020.
     • “Viides linja 7, 12345 Kaupunki” alkaen 01.10.2035.
   • Tuodaan uusi osoite "Kolmas tie 7, 23456 Kunta" ilman Voimassa alkaen -kenttämääritystä.
   • Lopputulokset:
     • Katuosoitteet: "Ensimmäinen katu 1" ilman alkupäivää, "Toinen tie 4" alkaen 01.01.2020, "Kolmas tie 7" alkaen tuontipäivänä.
     • Postinumerot: "12345" ilman alkupäivää, "23456" alkaen 01.01.2020.
     • Postitoimipaikat: "Kaupunki" ilman alkupäivää, "Kunta" alkaen 01.01.2020.

Alla olevassa taulukossa on esitetty palvelun kiinteät tietokentät ja niiden otsikot

Tuonnissa voi käyttää sekä suomen- että englanninkielisiä otsikoita