Henkilöiden tuonti – Nepton

Henkilöiden tuonti mahdollistaa henkilötietojen (HR-tiedon) tuonnin Neptoniin. Henkilöiden tuonnilla voidaan rikastaa palvelun Henkilöstö-osioon tallennettuja ja siellä käsiteltäviä tietoja. Tuonti voidaan tehdä manuaalisesti, ajastettuna siirtona tai palvelun ohjelmallisia rajapintoja käyttäen.

Mikäli käytössä on sellainen järjestelmä, johon on toteutettu järjestelmäkohtainen tuontitapa, niin henkilötuonnin sisältö tulee perustaa tämän ohjeen mukaisesti. Järjestelmäkohtaiset tuonnit ovat esitetty tässä artikkelissa.

Tuontitavat

1. Manuaalinen tuonti: Yksittäinen henkilöstötietoja sisältävä tiedosto voidaan valita manuaalisesti tuotavaksi Neptoniin työsuhdeosion kautta. Katso ohje henkilöiden manuaaliseen tuontiin täältä.

2. Ajastettu tuonti: Ajastettu tuonti on määriteltävissä ja tarkasteltavissa valikossa Työsuhde -> Hallinta -> Ajastetut tehtävät.

Tätä tietojen tuontia voidaan käyttää silloin, kun tiedot tuodaan SFTP-palvelimelta tai REST-verkkopalvelulta. Jos henkilötuonti tehdään SFTP-palvelimelta tiedostonimeen täytyy sisältyä aikaleima. Tällä varmistetaan, että olemassa olevaa tiedostoa ei korvata.

Otsikot voidaan asettaa joko ajastetussa tehtävässä tai tuontitiedostossa. Jos kenttien otsikkotietoja ei ole tuontitiedostossa, ne on asetettava ajastetussa tehtävässä.

Ohjeet ajastetun tehtävän luomiseen löytyvät täältä.

3. Nepton API:n kautta: Henkilötietojen tuonti onnistuu käyttämällä web service-metodeja ImportUsersFromCSV tai ImportUsersFromXML. Rajapintakuvaus on löydettävissä täältä.

Tuetut tiedostomuodot

Manuaalisen tuonnin Oletus-henkilötuonnin tyyppi tukee alla listattuja tiedostomuotoja.

CSV
- Puolipiste (;) kenttäerottimena
- Windows-tyylinen \r\n tai UNIX-tyylinen \n rivinvaihtomerkkinä
- Ensimmäisellä rivillä on lueteltava käytettävät henkilötuonnin kentät puolipisteillä eroteltuina kentille, joita käytetään jokaisella seuraavalla rivillä - ellei kenttälistaa ole toimitettu erikseen (kuten Otsikkorivi-asetuksessa henkilötietojen ajastetussa tuonnissa). Tällöin otsikkoriviä ei tule lisätä.
Excel
- Ensimmäisellä rivillä on lueteltava käytettävät henkilötuonnin kentät sarakekohtaisesti kentille, joita käytetään jokaisella seuraavalla rivillä. Jos tiedosto sisältää sarakkeita, joita ei pidä tuoda, tuotavien kenttien lista voidaan määritellä Tuotavat kentät -asetuksessa henkilötietojen ajastetussa tuonnissa.
XML tai JSON
- Solmujen niminä voi käyttää tuontikenttien nimiä. Välilyönnit on korvattava alaviivalla ( _ ), XML-aineistossa kun niitä käytetään solmun nimessä. Esimerkiksi "Ensisijainen esimies" tulee olla "Ensisijainen_esimies".
- Solmun nimen tulee täyttää seuraavat ehdot:
  - se alkaa kirjaimella tai alaviivalla ( _ )
  - se ei ala merkkijonoilla xml tai Xml
  - se ei sisällä välilyöntejä (XML-aineisto)
  - se voi sisältää kirjaimia, numeroita, väliviivoja, alaviivoja ja pisteitä
- Henkilön erotinsolmu sisältää henkilön tiedot
  - API-rajapintaa käytettäessä (käytettävissä vain XML-muodolle) solmun nimi annetaan SeparatorNodeName-parametrina
  - Ajastettua tehtävää käytettäessä solmun nimi annetaan XML-erotin-kentässä (asetettavissa vain XML-muodolle)
  - Jos erotinsolmun nimeä ei määritellä, palvelu etsii henkilöiden tiedot ImportUserData-solmuista

Xml-esimerkkitiedosto: <ImportuserData> -solmu on henkilön tietojen erotinsolmu esimerkissä alla

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Persons>
    <ImportUserData>
        <First_name>User</First_name>
        <Last_name>1</Last_name>
        <Username>User 1</Username>
        <Email>testuser1@test.com</Email>
    </ImportUserData>
    <ImportUserData>
        <First_name>User</First_name>
        <Last_name>2</Last_name>
        <Username>User 2</Username>
        <Email>testuser2@test.com</Email>
    </ImportUserData>
</Persons>

Tuetut merkkikoodaukset

UTF-8
ISO-8859-1

Henkilötuonnin kentät

Henkilötuonnin kentillä kuvataan ne sarakkeet, jota siirrettävä aineisto sisältää. Sarakkeen nimi voi olla määritetty ajastetun tuonnin otsikoksi tai se voi olla osa siirrettävää aineistoa. Henkilötuonnin tukemat kentät löydät täältä. Nämä kentät ovat käytettävissä kun henkilötuonnin tyypiksi valitaan 'oletus'. Lisäksi käytettävissä voi olla järjestelmäkohtaisia kenttiä, joita voidaan käyttää, ja jotka on kuvattu ohjeessa järjestelmäkohtaisesti.

Kenttä voidaan jättää huomioimatta tuonnissa asettamalla kentän nimeksi suuraakkosin IGNORE.

Henkilötietojen voimassaolot - Tulevien muutosten tuonti

Henkilötuonti tukee henkilötietojen tuontia ilman voimassaoloja, sekä voimassa alkaen -tiedon kanssa. Siirrettävät aineistot tulisi ensisijaisesti muodostaa siten, että ne sisältävät tiedon voimassaolosta. Tällöin siirrettävä aineisto voi välittää tietoja myös takautuvista muutoksista henkilötietoihin. Mikäli aineisto ei sisällä tietoa voimassaolosta, niin takautuvat muutokset siirrettyyn aineistoon eivät ole mahdollisia.