Henkilöiden tuonti – Nepton

Henkilöiden tuonti mahdollistaa henkilötietojen (HR-tiedon) tuonnin Neptoniin. Henkilöiden tuonnilla voidaan rikastaa palvelun Henkilöstö-osioon tallennettuja ja siellä käsiteltäviä tietoja. Tuonti voidaan tehdä manuaalisesti, ajastettuna siirtona tai palvelun ohjelmallisia rajapintoja käyttäen.

Tuontitavat

1. Manuaalinen tuonti: Yksittäinen henkilöstötietoja sisältävä tiedosto voidaan valita manuaalisesti tuotavaksi Neptoniin työsuhdeosion kautta. Katso ohje henkilöiden manuaaliseen tuontiin täältä.

2. Ajastettu tuonti: Ajastettu tuonti on määriteltävissä ja tarkasteltavissa valikossa Työsuhde -> Hallinta -> Ajastetut tehtävät.

Tätä tietojen tuontia voidaan käyttää silloin, kun tiedot tuodaan SFTP-palvelimelta tai REST-verkkopalvelulta. Jos henkilötuonti tehdään SFTP-palvelimelta tiedostonimeen täytyy sisältyä aikaleima. Tällä varmistetaan, että olemassa olevaa tiedostoa ei korvata.

Otsikot voidaan asettaa joko ajastetussa tehtävässä tai tuontitiedostossa. Jos kenttien otsikkotietoja ei ole tuontitiedostossa, ne on asetettava ajastetussa tehtävässä.

Ohjeet ajastetun tehtävän luomiseen löytyvät täältä.

3. Nepton API:n kautta: Henkilötietojen tuonti onnistuu käyttämällä web service-metodeja ImportUsersFromCSV tai ImportUsersFromXML. Rajapintakuvaus on löydettävissä täältä.

Tuetut tiedostomuodot

Manuaalisen tuonnin Oletus-henkilötuonnin tyyppi tukee alla listattuja tiedostomuotoja. Muiden henkilötuontityyppien osalta tuetut tiedostomuodot on mainittu henkilötuontityyppikohtaisissa ohjeissa.

CSV
- Puolipiste (;) kenttäerottimena
- Windows-tyylinen \r\n tai UNIX-tyylinen \n rivinvaihtomerkkinä
- Ensimmäisellä rivillä on lueteltava käytettävät henkilötuonnin kentät puolipisteillä eroteltuina kentille, joita käytetään jokaisella seuraavalla rivillä - ellei kenttälistaa ole toimitettu erikseen (kuten Otsikkorivi-asetuksessa henkilötietojen ajastetussa tuonnissa). Tällöin otsikkoriviä ei tule lisätä.
Excel
- Ensimmäisellä rivillä on lueteltava käytettävät henkilötuonnin kentät sarakekohtaisesti kentille, joita käytetään jokaisella seuraavalla rivillä. Jos tiedosto sisältää sarakkeita, joita ei pidä tuoda, tuotavien kenttien lista voidaan määritellä Tuotavat kentät -asetuksessa henkilötietojen ajastetussa tuonnissa.
XML tai JSON
- Solmujen niminä voi käyttää tuontikenttien nimiä. Välilyönnit on korvattava alaviivalla ( _ ), kun niitä käytetään solmun nimessä. Esimerkiksi "Ensisijainen esimies" tulee olla "Ensisijainen_esimies".
- Solmun nimen tulee täyttää seuraavat ehdot:
  - se alkaa kirjaimella tai alaviivalla ( _ )
  - se ei ala merkkijonoilla xml tai Xml
  - se ei sisällä välilyöntejä
  - se voi sisältää kirjaimia, numeroita, väliviivoja, alaviivoja ja pisteitä
- Henkilön erotinsolmu sisältää henkilön tiedot
  - API-rajapintaa käytettäessä (käytettävissä vain XML-muodolle) solmun nimi annetaan SeparatorNodeName-parametrina
  - Ajastettua tehtävää käytettäessä solmun nimi annetaan XML-erotin-kentässä (asetettavissa vain XML-muodolle)
  - Jos erotinsolmun nimeä ei määritellä, palvelu etsii henkilöiden tiedot ImportUserData-solmuista

Xml-esimerkkitiedosto: <ImportuserData> -solmu on henkilön tietojen erotinsolmu esimerkissä alla

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Persons>
    <ImportUserData>
        <First_name>User</First_name>
        <Last_name>1</Last_name>
        <Username>User 1</Username>
        <Email>testuser1@test.com</Email>
    </ImportUserData>
    <ImportUserData>
        <First_name>User</First_name>
        <Last_name>2</Last_name>
        <Username>User 2</Username>
        <Email>testuser2@test.com</Email>
    </ImportUserData>
</Persons>

Tuetut merkkikoodaukset

UTF-8
ISO-8859-1

Henkilötuonnin kentät

Henkilötuonnin kentillä kuvataan ne sarakkeet, jota siirrettävä aineisto sisältää. Sarakkeen nimi voi olla määritetty ajastetun tuonnin otsikoksi tai se voi olla osa siirrettävää aineistoa. Henkilötuonnin tukemat kentät löydät täältä. Nämä kentät ovat käytettävissä kun henkilötuonnin tyypiksi valitaan 'oletus'. Lisäksi käytettävissä voi olla järjestelmäkohtaisia kenttiä, joita voidaan käyttää, ja jotka on kuvattu ohjeessa järjestelmäkohtaisesti.

Kenttä voidaan jättää huomioimatta tuonnissa asettamalla kentän nimeksi suuraakkosin IGNORE.

Pakolliset kentät

Lisäys

Etunimi
Sukunimi

Päivitys

Käyttäjätunnus tai henkilönumero.
Jos molemmat ovat tuontitiedostossa, käyttäjätunnus on ensisijainen, mikä mahdollistaa henkilönumeron vaihtamisen.
Käyttäjätunnuksia ei voi muuttaa henkilötietojen tuonnissa. Jos tuonnissa havaitaan käyttäjänimen muutos, kyseisen rivin tiedot ohitetaan ja kyseiselle riville näytetään varoitusviesti.

Henkilötietojen voimassaolot - Tulevien muutosten tuonti

Henkilötuonti tukee henkilötietojen tuontia ilman voimassaoloja, sekä voimassa alkaen -tiedon kanssa. Siirrettävät aineistot tulisi ensisijaisesti muodostaa siten, että ne sisältävät tiedon voimassaolosta. Tällöin siirrettävä aineisto voi välittää tietoja myös takautuvista muutoksista henkilötietoihin. Mikäli aineisto ei sisällä tietoa voimassaolosta, niin takautuvat muutokset siirrettyyn aineistoon eivät ole mahdollisia.

Henkilöryhmä

Jos tuotavaa henkilöryhmää ei ole olemassa, se luodaan hierarkian juuritasolle.
NOLLA-avainsana poistaa henkilön kaikista henkilöryhmistä. Henkilöryhmiin kuulumisella ei ole voimassaoloaikoja.

Henkilöryhmällä on hierarkiarakenne eli puurakenne

Käytetään sekä henkilöryhmän asettamiseen että henkilöryhmähierarkian tuomiseen.
Näiden tietojen tuonnin tuki riippuu lähdejärjestelmän/tuonnin asetuksista.

Henkilöryhmän tuonnissa on kaksi tapaa

Käytetään yhtä kenttää henkilöryhmän koodille ja toista henkilöryhmän nimelle
- Esim. Koodi, Nimi
  - Kenttien nimet riippuvat lähdejärjestelmästä
- Koodi-kentässä on erotettu koodit toisistaan piippu (|) merkillä
  - Oikeanpuoleisin koodi on asetettavan henkilöryhmän koodi ja tästä vasemmalle olevat koodit määrittävät henkilöryhmän hierarkian
- Nimi-kenttä käyttäytyy samalla tavalla Koodi-kenttä, mutta siinä on henkilöryhmien nimet
  - Nimi-kentän käyttö on valinnaista ja ainoastaan lisäinformaatiota koodeille. Jos ainoastaan koodit on määritetty, tulee koodeista uusien ryhmien nimet.
Käytetään useampaa kenttää henkilöryhmän koodeille ja useampaa henkilöryhmän nimille
- Esim. Koodi1, Koodi2 ja Nimi1, Nimi2
  - Kenttien nimet riippuvat lähdejärjestelmästä
- Kenttien järjestyksellä on merkitystä, ei niiden nimillä
  - Oikeanpuoleisin kenttä on asetettavan henkilöryhmän koodi/nimi ja tästä vasemmalle olevat koodit/nimet määrittävät henkilöryhmän hierarkian
Jos tuonnissa määriteltyä henkilöryhmähierarkiaa ei ole olemassa, se luodaan
- Jos tuonnissa vasemmanpuoleisinta ryhmää ei ole olemassa, se luodaan hierarkian juuritasoksi
  - Tuonnissa ryhmät vasemmanpuoleisen ryhmän jälkeen luodaan sen alle, ellei vastaavia ryhmiä löydy. Jos vastaava ryhmä löytyy, siirretään olemassa olevat ryhmät uuteen paikkaan hierarkiassa.
- Jos tuonnissa vasemmanpuoleisin ryhmä on olemassa, tuonnissa oleva hierarkia luodaan sen alle, jos sitä ei ole olemassa.
Kaikkien henkilöryhmäkoodien on oltava yksilöllisiä - samaa koodia ei siis voi olla kahdella eri henkilöryhmällä vaikka ne olisivat eri hierarkioiden alla.

Yksiköt

Voidaan asettaa joko yksikön nimellä tai koodilla
Jos halutaan asettaa useampi yksikkö, ne täytyy erottaa piippu (|) merkillä
Ensimmäinen yksikkö tuontilistassa asetetaan ensisijaiseksi yksiköksi
RESET- tai NOLLA-avainsana poistaa kaikki henkilön yksiköt
- Tyhjä arvo ei poista henkilön yksiköitä, jos IgnoreEmptyValues-asetus on päällä (esim. tuonti web service -rajapinnan kautta)

Ensisijainen esimies/toissijaiset esimiehet

Nämä kaksi tuontikenttää on tarkoitettu ensisijaisten ja/tai toissijaisten esimiesten asettamiseen. Asettaminen tehdään henkilönumerolla.
Ensisijainen esimies -kenttä käyttäytyy seuraavasti
- Jos tuonnissa on määritetty ensisijainen esimies, korvataan olemassa oleva uudella.
- Jos tuonnissa on määritetty useampi kuin yksi esimies tässä kentässä, ensimmäisenä olevasta tulee ensisijainen esimies ja muut esimiehet jätetään huomioimatta.
- Ensisijainen esimies poistetaan, jos kenttä on tuonnissa jätetty tyhjäksi tai arvona tuodaan NOLLA-avainsana, riippumatta siitä, onko IgnoreEmptyValues-asetus (valittavissa esim. tuonnissa web service -rajapinnan kautta) käytössä vai ei.
Toissijaiset esimiehet -kenttä käyttäytyy seuraavasti
- NOLLA|-etuliite kentässä - Korvataan kaikki olemassa olevat toissijaiset esimiehet tuonnissa olevilla
- NOLLA|-etuliitettä ei ole kentässä - Lisätään tuonnissa olevat toissijaiset esimiehet olemassa olevien esimiesten listaan
- Tukee NOLLA-avainsanaa sekä IgnoreEmptyValues-asetusta eli toissijaiset esimiehet jätetään ennalleen, jos kenttä on tuonnissa jätetty tyhjäksi ja IgnoreEmptyValues on Kyllä (esim. tuonti web service-rajapinnan kautta)
Toistaiseksi ensisijainen esimies -kenttä tukee vain yhtä esimiestä, mutta myöhemmin tullaan lisäämään tuki useammalle ensisijaiselle esimiehelle

Työsuhteen keston muuttaminen

Työsuhteen alkupäivä
- Jos henkilön työsuhteen alkupäivää ei ole asetettu, tallennetaan tuonnissa oleva uusi arvo.
- Jos henkilön työsuhteen alkupäivä on jo asetettu, tallennetaan tuonnissa oleva arvo ainoastaan, jos se on aikaisempi kuin olemassa oleva arvo tai arvo on tyhjä.
Työsuhteen päättymispäivä
- Jos henkilön työsuhteen päättymispäivää ei ole asetettu, tallennetaan tuonnissa oleva uusi arvo.
- Jos henkilön työsuhteen päättymispäivä on jo asetettu, tallennetaan tuonnissa oleva arvo ainoastaan, jos se on myöhäisempi kuin olemassa oleva arvo tai arvo on tyhjä.

Tällä rajoituksella taataan, että henkilöt, joilla on useampi Työsuhteen alkupäivä, käsitellään ja näytetään palvelussa oikein. Täysi tuki useammalle työsuhteelle lisätään palveluun myöhemmin.

Jos henkilöitä tuodaan käyttöliittymän kautta, Työsuhde -> Henkilöt -> Tuo henkilöitä, mahdolliset tyhjät arvot näissä kentissä jätetään huomioimatta.

Virheellinen rooli

Jos tuonnissa on virheellinen rooli (katso kelvolliset arvot Rooli-kentästä artikkelista Henkilötuonnin kentät)
- Uusille henkilöille asetetaan rooliksi Työntekijä
- Olemassa olevaa roolia ei muuteta
- Näytetään varoitus: Rivillä on virheellinen roolin arvo