Henkilölle voidaan määrittää sijainen, esimerkiksi jos esihenkilö jää lomalle. Määrittelyn voi tehdä kuka tahansa henkilö joko itselleen tai henkilöille, joiden tietoja hänellä on oikeus hallinnoida. Sijaiseksi määritelty ei saa sijaisuudesta automaattisesti ilmoitusta, eli häntä on erikseen asiasta informoitava.
Mitä tietoja sijainen näkee
Sijaisuus ei ketjutu, eli jos henkilön A sijainen on B, ja henkilön B sijainen on C, ei C näe henkilön A:n tietoja. Jokaisen henkilön tulee olla suoraan henkilön sijainen saadakseen kyseisen henkilön sijaisoikeudet.
Työaika-osio
Sijainen näkee sijaistettavan mahdollisten alaisten tapahtumakirjaukset Työaika-osiossa. Jos sijainen sijaistaa henkilöä, jolla on ylläpitäjän oikeudet, sijainen ei näe kaikkien henkilöiden tapahtumia vaan ainoastaan sijaistettavan alaisen tapahtumakirjaukset. Sijaiseksi määritetty henkilö saa sijaisuuden ajaksi saman näkyvyyden henkilöiden tapahtumakirjauksiin, hyväksyntään ja raportteihin kuin sijaistettavalla henkilöllä on. Sijainen näkee sijaisuuden voimassaolon aikana kaikki henkilön työaikatiedot, eli myös siltä ajalta kun hän ei toimi sijaisena. Tällöin sijainen voi esimerkiksi hyväksyä ne tunnit, jotka on kirjattu ennen sijaisuuden alkamista. (Katso tästä artikkelista, miten hakea raportille sijaistettavan esihenkilön alaisten tapahtumat.)
Työsuhde-osio
Sijainen ei näe Työsuhde-osiossa henkilöiden tietoja. Jos henkilölle halutaan antaa näkyvyys Työsuhde-osiossa henkilöiden tietoihin tulee henkilö asettaa esimieheksi halutulle henkilölle.
Vuorosuunnittelu
Sijainen ei saa samaa näkyvyyttä vuorosuunnitteluun kuin sijaistettavalla henkilöllä on. Jos sijaisen on tarkoitus voida suunnitella vuoroja samoille toimipisteille kuin sijaistettava henkilö, tulee hänelle erikseen antaa tarvittavat oikeudet vuorosuunnitteluun. Ohjeet tähän löytyvät täältä.
Sijaisen määrittäminen
Sijainen määritellään Työsuhde-osiossa. Avaa henkilön tiedot auki ja valitse Sijaiset.
Sijainen valitaan kirjoittamalla sijainen-kenttään sijaisen sukunimen alku, jolloin esitetään valintalista henkilöistä tällä nimellä. Listalta valitaan haluttu sijainen. Sijaiseksi voi määrittää kenet tahansa palveluun perustetun henkilön.
Alkuaika- ja Päättymisaika-kenttiin annetaan sijaisuuden alku- ja päättymisajat. Ajat voidaan määritellä myös valitsemalla päivämäärät kalenterikuvakkeiden takaa. Kentissä täytyy olla joku arvo, jotta sijaisuus voidaan tallentaa.
Kun sijaisuus tallennetaan, Luotu-sarakkeeseen tallentuu sijaisuuden tallennuspäivä.
Henkilölle voidaan määrittää useita sijaisia, joiden voimassaolot voivat olla päällekkäiset. Sijaismääritystä voidaan muokata kynä-kuvakkeesta, tai määritys voidaan poistaa klikkaamalla rasti-kuvaketta.
Sijaisuustietojen pysyvyys tilanteessa, jossa sijaistettavan henkilön työsuhde tai sijaisuus päättyy
Sijaistettavan henkilön työsuhteen päättyessä on huomioitava, että sijaisuusmääritelmä ja sen mukanaan tuomat oikeudet eivät pääty työsuhteen tai sijaisuussuhteen päättyessä. Vaikka sijaistettavan henkilön Nepton-tili poistettaisiin järjestelmästä työsuhteen päättymisen yhteydessä, jää sijaisuustieto edelleen voimaan. Toisin sanoen henkilö A, joka on merkitty henkilön B sijaiseksi, omaa samat oikeudet (esimerkiksi alaisten työajan kalenterien katseluun ja näkee samat tiedot sijaistettavan (henkilö B:n) Nepton-tilin poistamisen jälkeenkin. Myös sijaisuuden määräajan tultua umpeen sijaisella on edelleen oikeus tarkastella sijaistamansa henkilön alaisten tietoja siltä ajanjaksolta, jolloin hän on toiminut kyseisen henkilön esimiehenä.