Tapahtumia voidaan hyväksyä joko kalenterinäkymässä tai tuntien hyväksyntä-näkymässä. Katso hyväksyntään liittyvät määritykset täältä.
Esihenkilö saa ilmoituksen (oranssi "!") Työtunnit-ylävalikkoon, kun hänellä on hyväksyttäviä tunteja. Ilmoitus tulee aina, jos edellisellä viikolla on hyväksymättömiä tunteja. Ilmoitus päivittyy 30min välein, tai aina henkilön kirjautuessa palveluun uudelleen tai hyväksyessä tunteja.
Hyväksytty tapahtuma näytetään vihreänä. Jos päivän kaikki tapahtumat on hyväksytty, näkyy koko päivä vihreänä. Tapahtumien hyväksynnän jälkeen esimiehellä on mahdollisuus poistaa hyväksyntä, mikäli esimiehen tai työntekijän on tarvetta vielä myöhemmin tehdä muutoksia tapahtumiin.
Vain ensisijainen esimies saa ilmoituksen valikkoon hyväksymättömistä tunneista, toissijaiset esimiehet voivat hyväksyä kuitenkin tunteja myös samassa Hyväksy työtunteja -näkymässä ja kalenterissa vaikka eivät saakaan ilmoituksia.
Tapahtumien hyväksyntä kalenterissa
Tapahtumat kalenterissa -näkymässä kunkin työntekijän tunnit voidaan hyväksyä joko yksittäinen tapahtuma tai tapahtumajoukko kerrallaan. Tässä näkymässä on helpoin tarkastella työntekijän tekemiä tunteja ennen hyväksyntää.
Yksittäisen tapahtuman hyväksyminen
Kalenterinäkymässä voidaan hyväksyä yksittäisiä tapahtumia valitsemalla tapahtuma ja klikkaamalla Muokkaa. Muokkaa tapahtumaa -näkymässä Hyväksyntä -kentässä valitaan tapahtuman olevan hyväksytty, jonka jälkeen tapahtuma tallennetaan.
Usean tapahtuman hyväksyminen kerralla
Tapahtumat voidaan organisaation käytännön mukaisesti joko vain hyväksyä, tai hyväksyä ja lukita samanaikaisesti. Eri hyväksyntävaihtoehdot löytyvät Hyväksy–painikkeen valikosta. Palvelu muistaa Hyväksy–painikkeen valinnan ja tuo näkyviin seuraavalla kerralla oletuksellisesti sen valinnan, jota on käytetty viimeksi.
Tapahtumat voidaan kalenterissa hyväksyä:
-viikko kerrallaan (viikon yhteenvedosta):
-Koko kalenterinäkymä kerrallaan (sivun alalaidan yhteenvedosta):
-Käyttämällä massatoimintoja, joilla valitaan halutut tapahtumat hyväksyttäväksi:
Tapahtumien hyväksyntä Tapahtumat kalenterissa -näkymän kautta hyväksyy myös mahdolliset matkalaskut ja tapahtumapyynnöt, mikäli niitä on merkitty valitulle ajanjaksolle.
Tapahtumien hyväksyminen voidaan poistaa valitsemalla Hyväksy–painikkeesta valinta Poista hyväksyntä.
Jos päivät lukitaan, Hyväksy-painike katoaa kalenterinäkymästä eikä esimies pysty avaamaan tapahtumia uudelleen. Oletuksena päivien lukitseminen tapahtumien hyväksynnän yhteydessä on mahdollista ainoastaan palvelun pääkäyttäjille.
Lukitsemisen jälkeen kalenterissa näkyy lukon kuva:
Esimerkiksi esihenkilöille voidaan erikseen myöntää heidän työajan roolinsa oikeuksissa oikeus tapahtumien lukitsemiseen. Ylemmän tason oikeuksista löytyvä Voi lukita tapahtumapäiviä -oikeus antaa oikeuden lukita tapahtumia niiden hyväksymisen yhteydessä.
Lukitusten peruminen on mahdollista erillisellä Voi poistaa tapahtumien lukituksen päiviltä -oikeudella. Lukituksen poisto on mahdollista Tuntien hyväksyntä -toiminnon alla sekä Tapahtumien lukitseminen -toiminnolla.
Tapahtumien hyväksyminen hyväksy tunteja -näkymässä
Huomioithan, että matkalaskuja ei hyväksytä tuntien hyväksynnästä.
Matkalaskut voi hyväksyä joko yksittäin, tapahtumien hyväksynnän yhteydessä Tapahtumat kalenterissa -näkymän kautta tai erillisessä Hyväksy matkalaskuja -näkymässä. Lisätietoja matkalaskun hyväksynnästä löydät täältä.
Hyväksynnässä esitetään valittavaksi tai hyväksyttäväksi henkilölle asetetut alaiset sekä sijaistamiensa henkilöiden alaiset. Hyväksynnän voi tehdä useammalle tapahtumalle kohdassa Työtunnit - *Hyväksy tunteja. Tässäkin näkymässä esihenkilö voi valita, haluaako hän ainoastaan hyväksyä vai hyväksyä ja lukita tapahtumat.
Jos esihenkilöllä on paljon alaisia, voi hyväksyntää nopeuttaa Tuloksia sivulla-valinnalla, valitsemalla sivutusvaihtoehdoksi 5, 10, 25 (oletus), 50 ja 100 henkilöä per sivu. Jos sivutus on käytössä, siirrytään hyväksynnän jälkeen automaattisesti seuraavalle sivulle.
Tapahtumien hyväksynnän jälkeen tästä näkymästä voidaan myös poistaa tapahtumien hyväksyntä joko yhdeltä tai useammalta työntekijältä valitsemalla Poista hyväksyntä
Tapahtumien hyväksyntään annetaan oletuksena edellisellä viikolla tai sitä edeltävällä ajalla olevat hyväksymättömät tapahtumat. Näkymän aikarajausta voidaan kuitenkin vaihtaa kattamaan myös kuluvan viikon tapahtumat yläosan "Muuta valintoja"-painikkeen kautta.
Jos alaisilla on aikaisempia hyväksymättömiä tunteja, tulevat nämä tunnit aina taulukkoon ensimmäisenä, vaikka ne olisivat haetun ajanjakson ulkopuolella. Hyväksymättömät tunnit näytetään enintään 12 kuukauden ajanjaksolta ennen raportin loppupäivää.
Hyväksyttyjä tunteja ennen valittua ajanjaksoa ei näytetä, ainoastaan hyväksymättömät tunnit näytetään.
Jos jaksolla on tapahtumapyyntöjä, ne hyväksytään myös ilman eri ilmoitusta.
Näkymän värit ja lyhenteet
Näkymän värikoodit saa näkyviin listauksen yläpuolen selite-napin takaa.
Kaikki tapahtumat kellotettu kirjoituspäätteellä tarkoittaa sitä, että tapahtumat on lisätty reaaliaikaisena tapahtumana kirjauspäätteellä, ja niitä ei ole muokattu alkuperäisen lisäämisen jälkeen.
Kaikki tapahtumat kellotettu tarkoittaa sitä, että tapahtumat on lisätty reaaliaikaisena tapahtumana riippumatta laitteesta joka niiden lisäämisen on käytetty, ja niitä ei ole muokattu alkuperäisen lisäämisen jälkeen.
Poissaolot näytetään seuraavilla kirjainkoodeilla päivän tiedoissa:
S = Sairasloma
V = Poissaolo
L = Vuosiloma
TLV = Työajan lyhennysvapaa
P = Juhlapyhä joka lyhentää työviikkoa
Päivän työaika näytetään päivän tiedoissa tunteina ja minuutteina muodossa HH:MM. Jos poissaolo on palkallinen, näytetään poissaolon lyhenne ja työaika, esim. palkallinen 8:00 poissaolo näytetään V 08:00.
Esihenkilötyön helpottamiseksi voidaan ajaa raportti Hyväksymättömistä tapahtumista. Ohje raporttiin löytyy täältä.