Työaika-osion kalenteriin tehtyjä tapahtumia voidaan muokata joustavasti. Tapahtumia voidaan muokata kalenteri- tai taulukkonäkymän kautta tai yksitellen mobiilinäkymässä.
Tässä ohjeessa kuvaamme yksittäisen tapahtuman muokkaamisen. Usean tapahtuman muokkaamiselle ja poistamiselle löydät ohjeen täältä.
Mikäli jo kirjattua tapahtumaa on tarve muuttaa jälkikäteen, on tämä mahdollista. Oikeudet tapahtumien muokkaamiselle annetaan työajan roolilla, joten käytännöistä riippuen eri käyttäjillä voi olla erilaisia oikeuksia tapahtuman muokkaamiseen. Yleisin käytäntö on, että työntekijät voivat muokata tapahtumia siihen asti, kunnes esihenkilö on ne hyväksynyt. Hyväksynnän jälkeen esihenkilö voi muokata tapahtumia, kunnes päivät on lukittu. Lukitsemisen jälkeen vain ylläpitäjä voi muokata tapahtumia. Mikäli henkilöllä on oikeus muokata tapahtumaa, voi hän myös poistaa tapahtumia.
Kalenterinäkymään pääsee valikosta Työaika > Työtunnit > Tapahtumat kalenterissa.
Tapahtuman muokkaus
Tapahtuman muokkaaminen tapahtuu klikkaamalla tapahtumaa, jolloin aukeaa seuraava valikko:
Muokkaa-valintaa klikkaamalla tapahtuman muokkaus aukeaa erillisessä ikkunassa:
Tapahtumaan voidaan joustavasti muokata:
- Käytettävää tapahtumatyyppiä
- Tapahtuman aloitus- ja lopetusaikaa
- Säännöllisen työajan ylittävän ajan käsittelyä
- Tapahtumasta ansaittavia työlisiä
- Projektikohdenteita
- Liitteitä (jos Liitteet-toiminnallisuus on käytössä)
- Kommentteja
Muokkausvaihtoehdot vaihtelevat eri tapahtumatyyppien välillä, riippuen siitä onko kyseessä esimerkiksi Työ- tai Poissaolo-tapahtumatyyppi. Myös asiakaskohtaiset määritykset saattavat vaikuttaa muokkausvaihtoehtoihin.
Kun tapahtuma tallennetaan, saattaa palvelu varoittaa henkilöä mahdollisten ristiriitaisuuksien ilmaantuessa (esim. tapahtuma on päällekkäin toisen tapahtuman kanssa tai projekteille kirjattu aika alittaa tapahtuman keston).
Tapahtuma voidaan tallentaa varoituksista huolimatta painamalla "Kyllä". Painamalla "Peruuta" pääsee takaisin muokkaamaan tapahtuman tietoja. Jos tapahtuma tallennetaan varoituksesta huolimatta, näkyy sen kohdalla kalenterinäkymässä keltainen varoituskolmio, eli poikkeuksellinen kirjaus. Poikkeuksellisia kirjauksia voidaan hallita ja kytkeä päälle tai pois asetuksista.
Kaikista tapahtumaan tehtävistä muutoksista tallentuu historiatieto, jonka käytöstä löytyy tarkempi ohjeistus Tapahtumien historiatieto -osiosta.
Tapahtuman poisto
Tapahtumia voidaan poistaa kalenterinäkymässä saman valikon kautta, kuin niitä muokataankin. Tapahtuma klikataan auki, jolloin valikko aukeaa. Valikosta painetaan "poista":
Kun tätä klikataan, tulee poisto vielä varmistaa uuden ponnahdusikkunan kautta avautuvasta varmistuksesta:
Kun tapahtuma on poistettu, häviää se kalenterinäkymästä. Poistetut tapahtumat on mahdollista vielä nähdä ja palauttaa aktiivisiksi Tapahtumaerittely -raportin kautta.