Sallitut työajat määrittävät kellonajat, joiden ulkopuolella tehtyä työtä ei tulkita työajaksi. Sallittu työaika voi muodostua joko annettujen sääntöjen mukaisesti tai suunnitellulta työvuorolta. On myös mahdollista määrittää sallitun työajan muodostuvan kummallakin tavalla samanaikaisesti. Tässä artikkelissa kuvaamme mahdolliset määritykset sallituille työajoille.
Sallitun työajan asettaminen asetuksilla
Sallitut työajat voidaan määritellä Työaika-osiossa joko Työyhteisö- tai Asetusryhmät-tason asetuksissa.
Työyhteisö-tasolla määritys löytyy valikosta Työaika -> Hallinta -> Työyhteisön asetukset -> Työtunnit -> Sallitut työajat.
Asetusryhmät-tasolla määritys löytyy valikosta Työaika -> Hallinta -> Asetusryhmät -> Asetusryhmä: Haluttu asetusryhmä -> Toiminto: Asetusryhmän asetukset -> Työtunnit -> Sallitut työajat.
Ylityön korvaustyypit, joita sallitut työajat voidaan määritellä koskevaksi
Sallittujen työaikojen määrityksissä kohdassa Rajoita kun ylityön kohdenne määritellään missä ylityökohdenteissa sallitut työajat huomioidaan ja vastaavasti missä niitä ei huomioida. Mikäli rajoituksia ei ole määritelty, rajataan kaikki sallittujen työaikojen yli menevä työaika.
Mikäli ylityön kohdennetyyppiä ei ole rajoitettu, ylityön kohdenteen avulla määritellään miten säännöllisen työajan ylittävä aika halutaan korvata. Ylityön kohdenne tallennetaan osana tapahtumaa ja se on nähtävissä Ylityö-otsikon alta tapahtuman lisäämisen tai muokkaamisen ikkunassa.
Sallittujen työaikojen alkamis- ja päättymisaika per viikonpäivä
Sallitut työajat määritellään alkamaan ja päättymään per viikonpäivä. Määrittelyssä valitaan aloitusaika ja se, onko aika edellisen, nykyisen vai seuraavan päivän kellonaika.
Voimassaoloaikoihin on mahdollista asettaa kaksi eri arvoa. Tämä on tarpeellista esim. silloin, kun tehdään töitä vuorokauden vaihtuessa. Ensimmäinen voimassaoleva arvo tulee ylempiin kenttiin, ja seuraavat arvot alempiin kenttiin. Kahta arvoa käyttämällä voidaan katkottaa sallitut työajat päivälle, esim. niin, että sallitut työajat ovat klo 06-11 ja 16-21.
Aloitusaika voidaan määritellä vaihtoehto Seuraava tasatunti. Tämä tarkoittaa seuraavaa tasatuntia päivän ensimmäisen tapahtuman kirjauksen alkamisesta. Esimerkiksi: Ensimmäinen kirjaus on 6:22, sallittu työaika alkaa seuraavasta tasatunnista 7:00.
Tapahtumatyyppikohtaiset ohitukset
Sallittujen työaikojen voimassaolo on myös mahdollista määrittää tapahtumatyyppikohtaisesti ylityökohdenteen mukaan. Jos esimerkiksi "Rajoita kun ylityön kohdenne" kohdenteelle "ylityö - palkkaan" on voimassa, mutta sallittujen työaikojen ei haluta olla voimassa siinä tapauksessa kun tapahtumatyyppinä on "Työ". Tämä saadaan tehtyä tapahtumatyyppikohtaisella ohituksella, kuten yllä olevassa kuvassa.
Työn salliminen ennen suunniteltua vuoroa ja vuoron jälkeen
Määritellyille tapahtumatyypeille on mahdollista sallia tietty määrä sallittua aikaa, jota voidaan ansaita ennen suunniteltua vuoroa ja vuoron jälkeen. Sallittu aika ansaitaan, vaikka sallitut työajat muuten rajoittaisivat tätä. Yllä olevassa esimerkissä "Työ" tapahtumatyypillä voitaisiin ansaita palkallista aikaa 2 tuntia ennen vuoroa ja 3 tuntia vuoron jälkeen.
Huom! Asetus rajoittaa ansaittua aikaa ennen suunniteltua vuoroa ja vuoron jälkeen vaikka sallitut työajat eivät olisi voimassa.
Huom! Asetus ei muuta sallittuja aikoja kalenterinäkymässä.
Sallitun työajan poikkeukset
Sallitun työajan poikkeuksen asettaminen yksittäiselle päivälle
Sallittuja työaikoja voidaan muokata päiväkohtaisesti, mikäli tarve venyttää sallittua työaikaa yksittäiselle päivälle. Muokkaus tehdään suoraan kyseisen henkilön kalenterinäkymästä, painamalla halutun päivän päivämäärää ja aukeavasta valikosta valitaan Sallitut työajat.
Valitsemalla Sallitut työajat aukeaa uusi ikkuna, johon määritellään kyseiselle päivälle asetusryhmän asetuksista poikkeavat sallitut työajat. Yksittäisen päivän poikkeusasetusta käytettäessä sallitut työajat tulee aina asettaa käyttäen kellonaikoja 'Nykyisenä päivänä'.
Jos esimerkiksi henkilö tekee töitä ma klo 16:00 - ti klo 01:00, tulee maanantain sallituiksi ajoiksi määrittää 16:00-24:00 nykyisenä päivänä, ja tiistaille klo 00:00-01:00 nykyisenä päivänä, jotta koko työkirjaus lasketaan mukaan sallittuihin työaikoihin.
Valitsemalla Kirjaa poikkeus poikkeava asetus tallentuu ja asetetun poikkeuksen näkee kalenterinäkymässä klikkaamalla päivämäärää.
Sallitun työajan poikkeus perustuen käytettävään tapahtumatyyppiin
Sallittuun työaikaan voidaan määrittää poikkeuksia myös tapahtumatyyppikohtaisesti. Tälläinen voi olla tarpeen esimerkiksi tilanteessa, jossa tehdään vuorotyötä, esim. siten, että aamuvuoroa saa liu'uttaa tiettyyn kellonaikaan saakka, ja iltavuoroa tiettyyn kellonaikaan saakka. Jos samana päivänä käytetään useampaa tapahtumatyyppiä, jotka on lisätty asetukseen omana poikkeussääntönään, palvelu poimii poikkeussäännöistä ensimmäisen poikkeussäännön, joka täsmää päivän aikana käytettyyn tapahtumatyyppiin.
- Asetuksella voi olla useita poikkeuksia ja ne käsitellään järjestyksessä ylhäältä alas.
- Ensimmäinen sääntö, jonka arvo on tosi, tulee voimaan.
- Säännöt voidaan siirtää hiirellä toiseen järjestykseen käyttämällä ikonia, joka ilmestyy vasemmalle, kun hiiren kohdistin viedään säännön päälle.
Sallittuun työaikaan tapahtumatyyppikohtaisesti asetettu poikkeus koskee myös pyyntö-tyyppisiä tapahtumatyyppejä.
Ensin sallitut työajat määritellään normaalisti per päivä. Tämän jälkeen voimassaolotoiminnon kautta määritellään poikkeusasetus. Poikkeusasetus määritellään seuraavassa muodossa taikasauva kuvakkeen kautta:
[WORK-DAY-HAS-ANY-OF-EVENT-TYPES|1]
[WORK-DAY-HAS-ANY-OF-EVENT-TYPES|3]
'1' korvataan halutun tapahtumatyypin koodilla. Koodi on näkyvissä Työyhteisö-tason asetuksissa valikossa Työtunnit -> Tapahtumatyypit. Jos halutaan asettaa kaksi poikkeusta koskemaan kahta eri tapahtumatyyppiä (esim. sallitut työajat ovat 06-16 kun käytetään tapahtumaa 'koulutus', ja sen jälkeen 20-24 kun käytetään tapahtumatyyppiä 'iltavuoro', tulee ensimmäinen poikkeus asettaa sallitun työajan ensimmäiseen asetusarvon poikkeukseen, ja seuraava toiseen.)
Tarkemman kuvauksen poikkeusasetusten määrittelyistä löydät tästä artikkelista.
Sallittujen työaikojen poikkeusasetusten määrittäminen kun halutaan, että vuosilomaa voidaan kuluttaa lauantaina, vaikka lauantaina ei ole sallittuja työaikoja
Sallitut työajat rajoittavat myös vuosiloman kulutusta. Eli jos esimerkiksi halutaan että lauantaina ei ole sallittuja työaikoja, ja asetetaan siten, että Aloitusaika on 00:00 nykyisenä päivänä ja Lopetusaika on 00:00 nykyisenä päivänä, saadaan asetettua niin, että lauantaina ei ole sallittuja työaikoja.
Kuitenkin, jos halutaan että vuosilomaa voidaan kuluttaa lauantaina, tulee Lopetusaika-asetukselle määrittää poikkeusasetus. Esimerkiksi kuten alla on asetettu poikkeusasetus 24:00 Nykyisenä päivänä jos kyseessä on vuosiloma, lisätään taikasauvakuvakkeen kautta poikkeussääntö [WORK-DAY-HAS-ANY-OF-EVENT-TYPES|3]
Tällöin vuosilomaa on sallittu kuluttaa lauantaina 00:00 - 24:00.
Sallitun työajan asettaminen suunnitellulta vuorolta
Asetuksilla määritellyn sallitun työajan lisäksi voidaan asettaa sallittu työaika muodostuvaksi työvuoroilta. Asetus löytyy Työyhteisö-tasolla valikosta Työaika -> Hallinta -> Työyhteisön asetukset -> Vuorot.
Asetusryhmät-tasolla määritys löytyy valikosta Työaika -> Hallinta -> Asetusryhmät -> Asetusryhmä: Haluttu asetusryhmä -> Toiminto: Asetusryhmän asetukset -> Vuorot.
Asetuksilla Suunnitellut tapahtumatyypit, jotka ohittavat sallitun työn aloitusajan ja Suunnitellut tapahtumatyypit, jotka ohittavat sallitun työn lopetusajan voidaan ohjata miltä ajalta työaikaa voidaan ansaita ennen työvuoroa tai työvuoron jälkeen.